L'aide est gérée par l'Agence de services et de paiement, avec laquelle l'Etat conclut une convention fixant notamment son objet et le rôle de l'agence.
La demande d'aide est réceptionnée par l'Agence de services et de paiement dans un délai maximal de six mois suivant la date de la représentation pour laquelle l'aide est sollicitée.
A titre exceptionnel, en tenant compte des motifs légitimes avancés par l'employeur, il pourra être fait droit à une demande d'aide parvenue postérieurement au délai prévu à l'alinéa précédent, sur décision expresse du ministre chargé de la culture.
La demande permet d'identifier précisément le ou les lieux de la diffusion du spectacle vivant, la jauge du lieu de diffusion dans lequel il est produit, la composition du plateau artistique, ainsi que le versement effectif des salaires concernés pour les représentations. Le numéro de licence d'entrepreneur de spectacles vivants de l'entreprise employeur figure sur la demande.