Les ICA sont informés avec un préavis minimal de quatre mois des périodes pendant lesquelles la présence sur site de plus de 70 % de l'effectif est nécessaire. La programmation des absences et maintiens de compétences des ICA rend possible à tout moment un nombre minimal d'absence de 20% de l'effectif. Compte tenu des contraintes de service, il pourra exceptionnellement être dérogé à cette règle de programmation sous réserve que ces périodes de charges ne dépassent pas douze semaines annuelles et garantissent les droits à congés sur l'année civile.
Pour répondre à un besoin régulièrement constaté durant les périodes de vacances de l'Académie de Toulouse, l'articulation des promotions et stages sera effectuée de manière à mettre au maximum en correspondance ces périodes de vacances et les congés des promotions sans perdre de vue les rythmes pédagogiques de la formation pratique au contrôle.