Lorsque, dans des cas exceptionnels d'extrême urgence, il est nécessaire d'apporter des modifications à une action, le gestionnaire peut modifier la fiche d'action et en informer immédiatement le comité de gestion, qui peut s'opposer à cette modification dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la date à laquelle les informations lui ont été communiquées.
Article 7
Gestion du fonds fiduciaire
7.1. Généralités
Le fonds fiduciaire est géré par la Commission sous la responsabilité de l'ordonnateur délégué nommé par le collège de la Commission européenne.
La Commission délègue les tâches de gestion à un membre de son personnel, le gestionnaire, conformément à son règlement intérieur.
En outre, le comptable de la Commission est le comptable du fonds fiduciaire (le « comptable »).
7.2. Rôle du gestionnaire et du comptable
Le gestionnaire et le comptable du fonds fiduciaire sont responsables des tâches suivantes :
a) assurer le secrétariat du conseil et du comité de gestion du fonds fiduciaire, y compris la documentation et la logistique ;
b) assurer la gestion financière du fonds fiduciaire, conformément à l'article 8, et fournir toutes les informations nécessaires à l'établissement des états financiers ;
c) assurer la mise en œuvre des actions, directement ou indirectement, par délégation des tâches d'exécution à des partenaires chargés de la mise en œuvre, conformément à l'article 10 ;
d) préparer, pour le 15 février de chaque année, les comptes provisoires du fonds fiduciaire, qui comprennent :
i) les états financiers annuels établis conformément à l'article 8.3.4 b) ;
ii) le rapport financier annuel sur les activités financées par le fonds fiduciaire, établi conformément à l'article 8.3.4 a) ;
e) préparer un rapport annuel sur les activités financées par le fonds fiduciaire, sur leur mise en œuvre et leur performance - y compris le résultat des contrôles - et sur l'efficacité et l'efficience du système de contrôle interne, et le soumettre à l'approbation du comité de gestion pour le 15 février puis au conseil du fonds fiduciaire ;
f) préparer et soumettre les comptes annuels définitifs pour leur approbation avant le 15 juin au comité de gestion, puis au conseil du fonds fiduciaire, au Parlement européen et au Conseil de l'Union européenne, conformément à l'article 8.3.4 c) ;
g) préparer les rapports financiers semestriels et annuels conformément à l'article 8.3.4 a) ;
h) délivrer à chaque donateur des copies du rapport annuel, des comptes annuels et, dès qu'ils sont disponibles, les rapports financiers sur les activités financées par le fonds fiduciaire ;
i) préparer les prévisions annuelles ou semestrielles de décaissement du fonds fiduciaire ;
j) mettre à la disposition des donateurs, s'ils introduisent une demande raisonnable en ce sens, toutes les informations financières pertinentes. Si un donateur demande une quantité importante d'informations financières, le gestionnaire est autorisé à lui réclamer une contribution aux frais, calculée selon des modalités convenues ;
k) élaborer les fiches d'action visées à l'article 6.5 et les soumettre au comité de gestion pour approbation ; et
l) statuer sur le financement des actions d'un montant inférieur à celui déterminé en application de l'article 6.5.1.
7.3. Frais de gestion
La Commission est autorisée à prélever un montant pouvant aller jusqu'à 5 % des montants investis dans le fonds fiduciaire pour couvrir ses frais de gestion.
7.4. Responsabilité de la Commission
7.4.1. Dans l'exercice de ses fonctions de gestionnaire ou comptable du fonds fiduciaire, la Commission fournit, conformément à l'acte constitutif, un niveau de qualité égal à celui dont elle fait preuve dans la gestion des budgets dont la gestion lui est confiée en vertu des traités UE. Elle assume sa responsabilité fiduciaire et de gestion dans le cadre de la décharge, conformément aux dispositions de l'article 187, paragraphe 10, du règlement financier.
7.4.2. Les obligations de la Commission à l'égard du fonds fiduciaire et des donateurs sont limitées à ce qui est expressément mentionné dans l'acte constitutif.