Dès qu'un dysfonctionnement l'oblige à recourir à la procédure de secours, le commerçant est tenu d'adresser dans les plus brefs délais un courriel à la direction générale des douanes et droits indirects à la boîte aux lettres fonctionnelle dédiée : pablo-secours@douane.finances.gouv.fr. Il y indique le motif justifiant le recours à la procédure de secours, la date d'émission du premier bordereau de vente à l'exportation émis dans le cadre de cette procédure, ainsi que la durée estimée du dysfonctionnement.
Le recours à la procédure de secours résultant d'un dysfonctionnement imputable aux outils informatiques du commerçant ou à sa connexion Internet ne peut excéder cinq jours.
Le service des douanes se réserve la possibilité de vérifier le bien-fondé du recours à la procédure de secours.