Article 5
Informations pouvant être divulguées par le lanceur d'alerte
L'exigence de confidentialité à laquelle sont astreints les collaborateurs du Défenseur des droits ne fait pas obstacle à ce que tout collaborateur du Défenseur des droits signale, dans les conditions définies par la présente annexe, tout fait, information ou document porté à sa connaissance répondant aux critères du chapitre Ier de la présente annexe.
Article 6
Nomination du référent
Le référent « lanceurs d'alerte » et son suppléant sont nommés par décision du Défenseur des droits.
Le signalement est transmis par son auteur, soit au supérieur hiérarchique direct, soit au supérieur hiérarchique indirect, soit au référent « lanceurs d'alerte », soit à son suppléant.
Article 7
Procédure de lancement de l'alerte
Le signalement est adressé exclusivement par un bureau de poste, sans passer par le service du courrier interne, par écrit, et sous double enveloppe.
Sur la première enveloppe - dite enveloppe extérieure - figure l'adresse du Défenseur des droits, le nom de la personne destinataire du signalement avec la mention « personnel et confidentiel ».
Sur la deuxième enveloppe - dite enveloppe intérieure - figure :
1° Lors du premier échange la mention « signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 » et sa date de transmission ;
2° Pour les autres échanges, le numéro du dossier communiqué conformément à l'article 10.
Tous les échanges ultérieurs avec le destinataire de l'alerte s'effectuent dans les mêmes conditions.
L'auteur de l'alerte prend toutes les précautions nécessaires pour assurer la confidentialité des informations relatives au signalement. Pour effectuer une alerte aucun outil de travail ne doit être utilisé comme notamment un ordinateur, une messagerie, une imprimante, un scanner professionnels.
Dans l'enveloppe intérieure l'auteur fait part des faits justifiant le signalement et transmet les informations ou documents, quels que soient leur nature ou leur support, permettant d'apprécier le bien-fondé du signalement.
Il peut s'agir de tout type de document figurant sur n'importe quel support (papier, électronique), de photos, d'enregistrements.
L'auteur du signalement fournit, le cas échéant, les informations permettant les échanges avec le destinataire de l'alerte.
Il peut s'agir notamment, d'un ou plusieurs des éléments suivants :
1° Son identité,
2° Une adresse non professionnelle ;
3° Une boîte postale.
Article 8
Procédure suivie par le référent pour communiquer avec le lanceur d'alerte
Le destinataire de l'alerte communique avec l'auteur du signalement exclusivement par un bureau de poste, sans passer par le service du courrier interne, et par écrit, sous double enveloppe transmise en recommandé avec accusé de réception.
Sur la première enveloppe - dite enveloppe extérieure - figure les coordonnées permettant d'échanger avec l'auteur du signalement.
Sur la deuxième enveloppe - dite enveloppe intérieure - figure :
1° Lors du premier échange la mention : « signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 » et sa date de réception ;
2° Pour les autres échanges, le numéro du dossier.
Tous les échanges ultérieurs avec l'auteur du signalement s'effectuent dans les mêmes conditions.
Les échanges avec des tiers s'effectuent dans les mêmes conditions.
Article 9
Garanties de confidentialité du traitement de l'alerte
Toutes les précautions sont prises pour garantir la confidentialité et l'intégrité du dossier.
En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou traiter l'alerte, toutes les précautions sont prises pour restreindre l'accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.
Le dossier est conservé sous double pli cacheté. L'enveloppe extérieure est revêtue d'une mention relative à son caractère confidentiel. L'enveloppe intérieure comporte la même mention avec le numéro du dossier et un bordereau d'émargement des personnes susceptibles, outre le destinataire de l'alerte, d'en avoir pris connaissance pour le traitement du signalement. Cette enveloppe est revêtue de la signature, du nom et du prénom apposés par la dernière personne ayant accédé au dossier.
Article 10
Accusé de réception de l'alerte
Si l'auteur du signalement a donné des éléments d'identification permettant des échanges, le destinataire du signalement :
1° En accuse réception sans délai ;
2° Indique :
a) Le numéro d'identification du dossier ;
b) Le délai dans lequel l'auteur sera informé de la recevabilité de son signalement ;
3° précise les modalités suivant lesquelles l'auteur sera informé des suites données au signalement à l'issue de l'instruction de l'alerte pouvant nécessiter des opérations de vérification.
Article 11
Traitement de l'alerte
Le destinataire de l'alerte peut selon le cas :
1° Constater que le signalement est irrecevable en la forme ou manifestement infondé ;
2° Estimer qu'il appelle des investigations complémentaires ;
3° Décider d'engager une procédure destinée à remédier à la situation objet du signalement ou à éviter le renouvellement de celle-ci.
Article 12
Saisine des autorités administratives et judiciaires
A défaut de traitement du signalement par le destinataire de l'alerte dans un délai raisonnable, l'auteur du signalement peut adresser celui-ci à toute autorité administrative compétente pour faire cesser les faits à l'origine de l'alerte, au procureur de la République en cas d'infraction pénale ou au juge administratif pour les autres litiges. A défaut de traitement de leur part dans un délai de trois mois, le signalement peut alors être rendu public.
Ces mêmes autorités peuvent être saisies directement du signalement, en cas de danger grave et imminent ou en présence d'un risque de dommages irréversibles. Le signalement peut alors être simultanément rendu public.
Il est recommandé d'effectuer cette saisine dans les conditions prévues à l'article 7 de la présente annexe.
Article 13
Clôture de la procédure d'alerte
Si aucune suite n'est donnée au signalement :
1° L'auteur du signalement et les personnes visées sont informés de cette clôture dans des conditions permettant de préserver la confidentialité de l'auteur du signalement ;
2° Les éléments du dossier permettant l'identification de l'auteur du signalement et celles des personnes visées sont détruits ou occultés, au plus tard dans les deux mois de la clôture de l'ensemble des opérations de recevabilité ou des opérations de vérification.