Annexe I
Missions dévolues au référent déontologue
Article 1er
Désignation du référent déontologue
Le référent déontologue et son suppléant au sein de l'institution sont nommés par décision du Défenseur des droits pour une période de trois ans renouvelable.
Ils sont choisis parmi les fonctionnaires, magistrats ou agents contractuels en contrat à durée indéterminée du Défenseur des droits.
Article 2
Missions générales du référent déontologue
Le référent déontologue est chargé :
- de rendre un avis, à la demande du Défenseur des droits, du secrétaire général ou des directeurs sur les questions relatives à l'application des règles de déontologie au sein de l'Institution ;
- de faire toutes propositions de nature à prévenir ou faire cesser une situation de conflit d'intérêts ;
- de faire des observations sur l'application des règles déontologiques fixées par le code de déontologie du Défenseur des droits ;
- de proposer des modifications du code de déontologie ;
- de rappeler à l'ensemble des collaborateurs les obligations et principes déontologiques ;
- d'établir un rapport annuel sur ses activités ; ce rapport est remis au Défenseur des droits et transmis pour information au comité technique du Défenseur des droits.
Il est systématiquement mis en copie des courriers du secrétaire général autorisant un cumul d'activité à un agent de l'Institution et reçoit chaque année un bilan des activités accessoires exercées par les agents de l'Institution établi par la RH.
Article 3
Référent laïcité
Le référent déontologue est également chargé d'assurer les fonctions de « référent laïcité ». A ce titre, il peut être sollicité sur des questions portant sur le respect et la mise en œuvre pratique du principe de laïcité inscrit à l'article 25 du titre Ier du statut général de la fonction publique.
Article 4
Garanties accordées au référent déontologue
La durée de la période de nomination du référent déontologue ne peut être modifiée qu'avec l'accord exprès de ce dernier.
La décision portant nomination du référent déontologue ainsi que les informations permettant de se mettre en rapport avec lui sont portées à la connaissance de l'ensemble des collaborateurs au moment de leur recrutement et par une information permanente sur le site intranet.
Le référent déontologue se voit attribuer les moyens matériels, (matériel informatique et bureau individuel notamment) permettant l'exercice effectif de ses missions.
Article 5
Engagements du référent déontologue
Le référent déontologue est tenu au secret et à la discrétion professionnels dans les mêmes conditions que celles définies à l'article 26 de la loi du 13 juillet 1983 susvisée.
Le référent déontologue s'engage à répondre aux saisines dont il fait l'objet dans les délais mentionnés à l'article 7.
Article 6
Conditions de saisine du référent déontologue
Le référent déontologue peut être saisi par tous les collaborateurs du Défenseur des droits visés à l'article 1er du présent code de déontologie.
Un collaborateur peut saisir le référent déontologue lors d'une démarche volontaire concernant sa situation personnelle.
Un collaborateur peut saisir le référent déontologue s'il estime que des faits sont susceptibles d'être qualifiés de conflits d'intérêts conformément au 4e alinéa de l'article 6 ter A de la loi du 13 juillet 1983 susvisée. Dans ce cas, toutes les précautions sont prises pour garantir la confidentialité et l'intégrité du dossier.
En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou traiter un dossier concernant des faits susceptibles d'être qualifiés de conflit d'intérêt, toutes les précautions sont prises pour restreindre l'accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.
Un collaborateur peut saisir le référent déontologue sur des questions générales relatives à la déontologie et à la prévention des conflits d'intérêts.
La saisine du référent déontologue se fait par courrier postal ou par courrier électronique, adressé directement au référent déontologue en précisant sur l'enveloppe ou dans l'objet du message électronique « PERSONNEL et CONFIDENTIEL ».
Si le collaborateur a un lien hiérarchique avec le référent déontologue, il saisit son suppléant.
Article 7
Conditions d'instruction du dossier
Le référent déontologue peut :
- avoir recours à des personnes en interne ou en externe disposant de compétences dans un domaine d'expertise spécifique ;
- saisir le service des ressources humaines pour obtenir toutes informations utiles à l'instruction de son dossier ;
- saisir la commission de déontologie de la fonction publique ;
- entendre tout collaborateur de l'Institution ;
- entendre, à sa demande, l'organisation syndicale à l'origine d'une saisie ;
- être sollicité par le pôle des ressources humaines sur une situation individuelle ;
- donner tout conseil à un agent qui le demande.
Les saisines relatives à la situation individuelle d'un agent, lorsqu'elles émanent de l'agent lui-même, font l'objet d'une réponse confidentielle dans un délai de deux mois.
En cas de manquements avérés aux obligations déontologiques, le référent déontologue en informe le secrétaire général.