ANNEXE
CODE DE DÉONTOLOGIE
Article 1er
Dispositions générales
Le présent code de déontologie fait partie intégrante du règlement intérieur du Défenseur des droits. Il rappelle les principes et les recommandations qui doivent dicter la conduite de celles et ceux qui travaillent au service du Défenseur des droits et interviennent en son nom, quel que soit le lien qui les unit à l'institution.
Par suite, il a vocation à s'appliquer le plus largement, sans préjudice des textes législatifs et règlementaires ou des dispositions contractuelles par ailleurs applicables.
Relèvent ainsi du champ d'application du présent code de déontologie :
- le Défenseur des droits, qui veille à son respect ;
- les adjoints du Défenseur des droits ;
- les membres des collèges qui assistent le Défenseur des droits ;
- l'ensemble des agents placés sous son autorité, quel que soit leur statut ;
- les délégués ;
- les collaborateurs occasionnels, stagiaires et apprentis ;
- les salariés de prestataires privés, s'agissant, notamment, des dispositions relatives à la discrétion et au secret professionnels, au-delà même de leur période d'activité au sein de l'institution.
L'ensemble des personnes ainsi visées sont désignées, dans le présent code, sous le terme de « collaborateurs » de l'institution.
Tout manquement individuel aux règles ainsi fixées est susceptible d'entacher la crédibilité de l'institution et d'engager la responsabilité civile, pénale et professionnelle des collaborateurs.
Article 2
Engagement deontologique
Lors de sa prise de fonctions, le collaborateur du Défenseur des droits se voit remettre les documents suivants :
- le code de déontologie ;
- la charte informatique ;
- le guide commun de procédures ;
- le guide de bon usage des médias sociaux ;
- la charte de la laïcité dans les services publics.
Lui est également remise la décision portant nomination du « référent déontologue » et du « référent lanceurs d'alerte » ainsi que les informations permettant de se mettre en rapport avec eux.
Chaque collaborateur s'engage, d'une part, à prendre connaissance de ces documents et à respecter les prescriptions qui y figurent et, d'autre part, à signaler tout changement dans sa situation de nature à créer un conflit avec ses obligations déontologiques. Cet engagement personnel est signé puis classé dans son dossier de recrutement.
L'entretien annuel d'évaluation peut être l'occasion de soulever toute interrogation concernant sa situation personnelle.
Article 3
Référent déontologue
Tout collaborateur du Défenseur des droits a le droit de consulter le référent déontologue de l'institution, chargé de lui apporter tout conseil utile au regard du respect des obligations et des principes déontologiques auxquels il est soumis. Il peut apporter tous conseils aux personnes intéressées de nature à faire cesser un éventuel conflit d'intérêts.
Les modalités de désignation du référent déontologue et les missions qui lui sont dévolues sont précisées en annexe I.
Article 4
Indépendance et impartialité
Il convient de prévenir les situations dans lesquelles un doute légitime pourrait naître, même du seul point de vue des apparences, quant à l'indépendance et l'impartialité des interventions du Défenseur des droits.
Dans le souci de prévenir les conflits d'intérêt, et conformément aux articles 25 ter à 25 sexies de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 susvisée, les titulaires des emplois listés ci-dessous sont tenus d'adresser au président de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique une déclaration de situation patrimoniale et une déclaration d'intérêts :
- le Défenseur des droits ;
- le Défenseur des enfants, adjoint au Défenseur des droits et vice-président du collège chargé de la défense et de la promotion des droits de l'enfant ;
- l'adjoint au Défenseur des droits, vice-président du collège chargé de la lutte contre les discriminations et la promotion de l'égalité ;
- l'adjoint au Défenseur des droits, vice-président du collège de la déontologie dans le domaine de la sécurité ;
- le secrétaire général.
Le référent déontologue du Défenseur des droits est destinataire des déclarations d'intérêts des membres des collèges au moment de leur nomination.
Les collaborateurs du Défenseur des droits ne peuvent pas intervenir dans des situations où ils seraient partis prenantes à raison de leurs attaches familiales, de leur activité professionnelle ou associative, ou encore de leurs intérêts matériels ou moraux. En ce sens, ils ont l'obligation de veiller à ne pas se placer dans une situation qui les exposerait à un intérêt privé de nature à influencer, ou paraître influencer, l'exercice indépendant, impartial et objectif de leurs fonctions. Dans de telles situations, ils ont l'obligation de se dessaisir du dossier en cause et de le transmettre à un agent de même niveau hiérarchique ou de niveau supérieur. Dans le cas où le Défenseur des droits est lui-même concerné, il se dessaisit et transmet le dossier au secrétaire général.
Afin de prévenir les risques de situations susceptibles de porter atteinte à l'indépendance et à l'impartialité de l'institution, une série d'incompatibilités est prévue.
Article 5
Incompatibilités statutaires relatives aux fonctionnaires, militaires, magistrats et agents publics
Les agents recrutés par le Défenseur consacrent l'intégralité de leur activité professionnelle aux tâches qui leur sont confiées.
Ils sont soumis à l'ensemble des droits et obligations des fonctionnaires et agents publics, tels que définis par la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 susvisée, notamment à son chapitre IV : « des obligations et de la déontologie ».
Les règles relatives aux cumuls d'activités et à l'exercice d'activités privées sont fixées par le décret n° 2017-105 du 27 janvier 2017 susvisé.
Article 6
Incompatibilités specifiques relatives aux fonctions de délégués
Les fonctions de délégués du Défenseur des droits sont incompatibles, dans la limite du ressort de la circonscription territoriale dans laquelle ils exercent leurs fonctions, avec l'exercice :
- d'un mandat d'élu politique ;
- de fonctions de médiateur nommé par une administration, par une collectivité territoriale, par un organisme investi d'une mission de service public ou à l'égard duquel la loi organique attribue des compétences au Défenseur des droits ;
- de fonctions bénévoles exercées par délégation de l'autorité judiciaire : conciliateur de justice, délégué du procureur ou médiateur pénal ;
- de professions judiciaires : magistrats, auxiliaires de justice et officiers ministériels (avocats, huissiers, notaires notamment) ainsi que des fonctions d'assesseurs de justice.
Lors de leur désignation et à chaque renouvellement de celle-ci, les délégués s'engagent à ne pas exercer d'activités professionnelles ou bénévoles portante atteintes à l'image de l'institution. Ils déclarent leurs activités professionnelles et bénévoles au moment de leur désignation auprès de la direction du réseau territorial.
Dans l'hypothèse d'un risque de conflit d'intérêt dans le cadre d'un dossier traité, les délégués en avertissent le directeur du réseau territorial et demandent à être dessaisis de ce dossier.
La direction du réseau territorial est chargée de répondre à leurs interrogations quant à leur situation personnelle au regard des dispositions du présent code.
Article 7
Activités libres d'autorisation
L'attention des collaborateurs du Défenseur des droits est attirée sur les conditions d'exercice d'activités qui ne sont pas soumises à autorisation préalable.
Afin que l'exercice d'activités bénévoles sans but lucratif et de celles relatives à la production d'œuvres de l'esprit ne contrevienne pas aux valeurs de l'institution, les collaborateurs du Défenseur des droits doivent faire preuve de discernement et de prudence en la matière.
Ainsi, il est recommandé, sous réserve des activités et œuvres n'ayant aucun rapport avec l'activité de l'institution, d'en informer le référent déontologue.
Article 8
Intégrité
Les collaborateurs du Défenseur des droits ne peuvent solliciter, accepter ou se faire promettre d'aucune source, ni directement ni indirectement, des avantages matériels dont l'acceptation pourrait les mettre en conflit avec leurs obligations professionnelles.
Ce devoir d'intégrité exclut toute complaisance, tout favoritisme et toute ingérence dans l'exercice de leurs fonctions.
Les collaborateurs du Défenseur des droits ne peuvent se prévaloir de cette qualité ou d'avoir eu cette qualité dans leurs activités extraprofessionnelles pour obtenir un bénéfice moral ou d'influence à titre personnel du fait de cette appartenance.
L'usage du nom « Défenseur des droits » dans tout document de propagande ou de publicité, quel qu'en soit le support, est réprimé dans les conditions prévues à l'article 11 de la loi n° 2011-334 du 29 mars 2011.
Article 9
Neutralité
Le principe de neutralité du service public interdit aux collaborateurs du Défenseur des droits de faire de leur fonction l'instrument d'une propagande quelconque.
Cette obligation de neutralité s'applique dans leurs rapports avec les réclamants et mis en cause afin de leur assurer un traitement égal, et également, dans le cadre de l'ensemble de leurs relations professionnelles.
Nonobstant la liberté de conscience qui leur est garantie, les collaborateurs du Défenseur des droits ne peuvent manifester leurs convictions politiques, philosophiques, syndicales ou religieuses dans l'exercice de leurs fonctions.
Les collaborateurs du Défenseur des droits veillent tout particulièrement au respect des principes constitutionnels de laïcité et d'égalité des usagers devant le service public.
Article 10
Obligation de réserve
Les collaborateurs du Défenseur des droits doivent faire preuve de réserve et de retenue dans l'expression écrite et orale de leurs opinions personnelles à l'égard des réclamants et mis en cause et des autres agents publics.
L'obligation de réserve dans l'expression publique d'opinions personnelles vise particulièrement les convictions politiques, philosophiques, syndicales ou religieuses.
L'obligation de réserve s'applique à tous les collaborateurs du Défenseur des droits aussi bien durant leur service qu'en-dehors.
Au cas particulier des collaborateurs qui se présentent en qualité de candidats à un mandat électif, ceux-ci s'abstiennent de faire état de tout lien avec l'Institution à l'occasion de prises de parole dans le cadre du débat électoral ou sur tout document ou matériel de propagande électorale.
Article 11
Secret professionnel
En application de l'article 38 de la loi organique n° 2011-333 du 29 mars 2011 relative au Défenseur des droits, « le Défenseur des droits, ses adjoints, les autres membres des collèges, les délégués et l'ensemble des agents placés sous son autorité sont astreints au secret professionnel pour les faits, actes ou renseignements dont ils ont connaissance en raison de leurs fonctions (…) ».
En conséquence, les collaborateurs du Défenseur des droits sont tenus de ne divulguer aucune information dont ils sont dépositaires du fait de leurs fonctions.
Le secret professionnel s'exerce à l'égard des tiers quels qu'ils soient, y compris les collègues, sauf lorsqu'ils ont eux-mêmes à connaître des informations en cause.
Le secret professionnel perdure après la cessation de fonctions des collaborateurs du Défenseur des droits quelle qu'ait été la durée ou la forme de cette collaboration.
L'auteur de la violation d'un secret protégé par la loi engagerait sa responsabilité pénale personnelle.
Article 12
Discrétion professionnelle
Les collaborateurs du Défenseur des droits, sans préjudice des règles applicables en matière de secret professionnel, doivent respecter une obligation de discrétion professionnelle.
Il leur est ainsi interdit de divulguer, quel qu'en soit le moyen, des informations ou des documents dont ils ont eu connaissance dans l'exercice de leurs fonctions tant auprès d'agents de l'institution non concernés qu'au profit de personnes extérieures à celle-ci.
Le respect de cette obligation s'impose aussi bien lorsque le collaborateur a eu connaissance des faits et informations par lui-même que par des tiers, que les documents ou faits présentent un caractère confidentiel ou non.
Les collaborateurs du Défenseur des droits veillent tout particulièrement à préserver cette discrétion dans le cadre des sollicitations dont ils pourraient faire l'objet de la part de médias. Les réponses à de telles demandes devront faire l'objet d'un accord préalable de leur hiérarchie ou du Défenseur des droits.
De même, sauf mandat exprès du Défenseur des droits, ses collaborateurs ne peuvent le représenter lors de leur participation à titre privé à des événements publics.
Article 13
Diligence, rigueur et comportement respectueux
Les collaborateurs du Défenseur des droits s'attachent à exercer leurs attributions dans un souci permanent de tolérance et d'objectivité.
Les collaborateurs du Défenseur des droits s'engagent à faire preuve de diligence, rigueur et compétence dans l'exercice de leurs fonctions et notamment dans l'instruction des réclamations qu'ils sont amenés à connaître.
Concernant les relations avec les réclamants
Les collaborateurs du Défenseur des droits s'attachent à mettre en œuvre les engagements du référentiel Marianne relatifs à la qualité d'accueil des usagers.
Ils effectuent une analyse individualisée et impartiale des réclamations dont le traitement leur est confié dans le respect du principe du contradictoire en veillant à la motivation consciencieuse de leurs réponses.
Ils respectent les règles de l'attention et de la courtoisie vis-à-vis de ceux qu'ils écoutent. Ils entretiennent des relations empreintes de délicatesse avec les réclamants et mis en cause, par un comportement respectueux de la dignité des personnes.
Leur attitude doit rester, en toutes circonstances, empreinte de neutralité sans laisser transparaître de sentiment personnel favorable ou hostile.
Concernant les relations avec les collègues
Les collaborateurs du Défenseur s'attachent à ce que leurs échanges internes, que ce soit à l'oral ou à l'écrit, soient emprunts de réserve et de délicatesse. Leur attitude doit rester, en toutes circonstances, neutre, courtoise et respectueuse de la dignité des personnes.
Toute forme de violence, verbale ou physique, est prohibée sur le lieu du travail.
De tels actes sont susceptibles d'entraîner une sanction disciplinaire.
Article 14
Usage des médias sociaux
Les collaborateurs du Défenseur des droits doivent faire un usage approprié des médias sociaux.
Les recommandations du code de déontologie et de la charte informatique s'appliquent à l'usage de l'ensemble des médias sociaux (usage raisonnable, principe de loyauté, devoir de réserve, devoir de confidentialité notamment).
Les collaborateurs du Défenseur des droits doivent faire preuve de mesure et de discernement dans leur usage des réseaux sociaux dès lors qu'ils font mention de cette qualité.
Cette expression, lorsqu'elle porte sur des thématiques ou des sujets concernant l'Institution, ne doit pas porter atteinte à l'apparence d'impartialité et d'indépendance de celle-ci.
Les obligations déontologiques précédemment exposées concernant l'expression publique des collaborateurs du Défenseur des droits s'appliquent dans les mêmes conditions concernant leur expression publique sur les réseaux sociaux.
Article 15
Lanceur d'alerte
Les collaborateurs du Défenseur des droits constatant une défaillance grave au sein des services du Défenseur des droits peuvent, si leur signalement répond aux critères de l'article 6 de loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 susvisée, transmettre une alerte au référent « lanceurs d'alerte » ou à son suppléant, conformément à la procédure de recueil des signalements décrite en annexe II.