Lorsque certaines circonstances ont amené les fonctionnaires à faire l'avance de frais, le remboursement de ceux-ci est effectué sans délai par l'armateur à partir d'un état de frais, conforme au modèle joint à l'annexe 2 du présent arrêté, validé par le chef du service central des courses et jeux de la direction centrale de la police judiciaire. Les justificatifs de paiement correspondant à ces frais doivent être joints à l'état de frais. Chaque état de frais de déplacement avancé par un fonctionnaire est signé par lui et visé par le chef du service central des courses et jeux de la direction centrale de la police judiciaire.
L'ensemble des états de frais correspondant à la visite est adressé à l'armateur pour paiement, accompagné d'une fiche navette dont le modèle figure à l'annexe 3 du présent arrêté. Cette fiche navette, visée obligatoirement de l'armateur ou de son représentant, accompagne en retour la transmission au service central des courses et jeux des chèques bancaires ou postaux établis au nom des fonctionnaires pour le remboursement des frais de déplacement dus à ces derniers. Seul le remboursement par chèques bancaires ou postaux est possible par souci de vérification.