Données traitées.
Conformément à l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, des données à caractère personnel ne peuvent être collectées que si elles sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité précisément poursuivie par le responsable de traitement. Le professionnel doit ainsi être en mesure de justifier du caractère nécessaire des catégories de données à caractère personnel effectivement collectées, notamment au regard des missions qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire.
En premier lieu, la commission relève que, dans le cadre de leurs missions de représentation ou d'administration, les professionnels peuvent être amenés à agir pénalement à l'encontre du dirigeant ou des salariés de la personne morale administrée ou représentée ou à défendre les intérêts de cette dernière dans le cadre d'une procédure judiciaire. Dès lors, ces professionnels, auxiliaires de justice au sens des articles 9-2° et 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, sont susceptibles de traiter des données relatives aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté, sans autorisation préalable de la commission.
En deuxième lieu, les administrateurs judiciaires et mandataires judiciaires peuvent, à l'instar des employeurs qu'ils représentent ou qu'ils administrent, être chargés de la gestion des salariés, notamment en cas de procédure collective. Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par ces professionnels peuvent dès lors comporter le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques (ci-après numéro de sécurité sociale). La commission considère que le traitement du numéro de sécurité sociale par ces professionnels à des fins de gestion de la paie s'assimile au traitement mis en œuvre par les employeurs représentés ou administrés, autorisé par les dispositions du décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 susvisé.
En troisième lieu, la commission relève que, pour mener à bien leurs missions et établir les rapports d'activité destinés à l'autorité judiciaire, les administrateurs judiciaires et mandataires judiciaires traitent des documents relatifs aux personnes morales ou physiques représentées ou administrées pouvant comporter des données à caractère personnel.
Ainsi, pour atteindre les finalités mentionnées à l'article 2 de la présente norme, un responsable de traitement peut collecter et traiter les données suivantes, y compris sous la forme de pièces justificatives :
1. Dans le cadre d'une procédure collective ou d'un mandat ad hoc, au sens de l'article L. 611-3 du code de commerce :
a) Données relatives au débiteur soumis à la procédure collective ou au bénéficiaire du mandat ad hoc, lorsque ceux-ci sont des personnes physiques :
- identité ;
- situation matrimoniale ;
- nationalité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- activité exercée à la date du jugement qui a ouvert la procédure ;
- extrait d'immatriculation aux registres et répertoires mentionnés aux articles L. 526-7 et R. 631-8 du code de commerce ;
- numéro d'identification, tel que, par exemple, le numéro d'immatriculation au registre des commerces et des sociétés, à l'exception du numéro de sécurité sociale ;
- coordonnées bancaires ;
- situation financière (situation des comptes, montant du chiffre d'affaires, derniers bilans d'exercice, situation de trésorerie, compte de résultat prévisionnel),
- dernières déclarations sociales et fiscales ;
- état chiffré des créances et des dettes ;
- état actif et passif des sûretés ainsi que celui des engagements hors bilan ;
- inventaire sommaire des biens du débiteur ou, si un patrimoine a été affecté à l'activité en difficulté, inventaire des biens affectés à l'exercice de cette activité ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
b) Données relatives aux associés de la personne morale faisant l'objet d'une procédure collective :
- identité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- montant du capital social et sa répartition ;
- registres des procès-verbaux d'assemblée générale et des conseils d'administration.
c) Données relatives aux salariés du débiteur soumis à la procédure collective :
- identité ;
- situation matrimoniale ;
- nationalité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la commission en date du 9 décembre 2004 ;
- situation sociale des salariés (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;
- bulletins de paie ;
- coordonnées bancaires ;
- fonction, pour les représentants du comité d'entreprise ou des délégués du personnel habilités à être entendus par le tribunal ayant ordonné la mesure ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
d) Données relatives aux créanciers :
- identité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- coordonnées bancaires.
- informations relatives aux déclarations de créances :
- montant de la créance due au jour du jugement d'ouverture avec indication des sommes à échoir et de la date de leurs échéances ;
- informations sur la nature du privilège ou de la sûreté dont la créance est éventuellement assortie ;
- éléments de nature à prouver l'existence et le montant de la créance si elle ne résulte pas d'un titre ou, à défaut, une évaluation de la créance si son montant n'a pas encore été fixé,
- modalités de calcul des intérêts dont le cours n'est pas arrêté ;
- indication de la juridiction saisie si la créance fait l'objet d'un litige.
e) Données relatives aux contractants :
- identité ;
- coordonnées professionnelles ;
- coordonnées bancaires.
2 Dans le cadre de l'administration provisoire d'une copropriété :
a) Informations relatives à la copropriété pouvant contenir des données à caractère personnel :
- règlements de copropriété et modificatifs éventuels ;
- numéro de digicode de l'immeuble ;
- registres des procès-verbaux des assemblées générales ;
- contrats relatifs à l'entretien de l'immeuble ;
- carnet d'entretien faisant état de la date et de la nature des interventions pour l'entretien de la copropriété ;
- dossiers de mutations de la nature de l'affectation de l'immeuble ;
- diagnostics sur l'état de l'immeuble ;
- dossiers de travaux ;
- dossiers de procédures contentieuses ;
- situation de trésorerie à la fin du mandat ;
- grands livres comptables ;
- état des dépenses ;
- appels de fonds sur les dix dernières années.
- données relatives aux déclarations de créance :
- montant de la créance due au jour du jugement d'ouverture avec indication des sommes à échoir et de la date de leurs échéances ;
- informations sur la nature du privilège ou de la sûreté dont la créance est éventuellement assortie ;
- éléments de nature à prouver l'existence et le montant de la créance si elle ne résulte pas d'un titre (à défaut, une évaluation de la créance si son montant n'a pas encore été fixé) ;
- modalités de calcul des intérêts dont le cours n'est pas arrêté ;
- indication de la juridiction saisie si la créance fait l'objet d'un litige.
b) Données relatives aux copropriétaires :
- identité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- coordonnées bancaires ;
- numéros de lots et répartition ;
- le cas échéant, numéro d'identification attribué par le syndic, à l'exclusion du numéro de sécurité sociale ;
- état des dettes et créances (détail du fonds de roulement par copropriétaire, appels de fond, paiement) ;
- diagnostics relatifs aux lots privatifs ;
- contrats d'assurances et dossiers de sinistres ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
c) Données relatives aux salariés de la copropriété :
- identité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- coordonnées bancaires ;
- numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la commission en date du 9 décembre 2004 ;
- situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;
- bulletins de paie ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
d) Données relatives aux contractants :
- identité ;
- coordonnées professionnelles ;
- coordonnées bancaires ;
- carnet d'entretien faisant état de la date et de la nature des interventions pour l'entretien de la copropriété.
3. Dans le cadre de l'administration provisoire d'une société civile :
a) Informations relatives à la société, pouvant contenir des données à caractère personnel :
- originaux des statuts d'origine et des modifications ;
- actes de cession de parts sociales ;
- procès-verbaux des assemblées générales ;
- titres de propriété ;
- contrats d'assurance des actifs ;
- situation locative ;
- bilans ;
- situation financière ;
- déclarations fiscales ;
- relevés bancaires ;
- dossiers de prêt ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
b) Données relatives aux associés :
- identité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- répartition du capital entre associés ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
c) Dans le cadre de l'administration d'une société civile immobilière (SCI), données relatives aux locataires :
- identité ;
- coordonnées personnelles ou professionnelles ;
- état actualisé du paiement des loyers ;
- coordonnées bancaires ;
- contrats d'assurance souscrits ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
d) Données relatives aux salariés de la société :
- identité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- coordonnées bancaires ;
- numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la commission en date du 9 décembre 2004 ;
- situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;
- bulletins de paie ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
4. Dans le cadre d'une expropriation :
a) Données relatives au propriétaire exproprié :
- identité ;
- coordonnées.
b) Dans le cadre d'une expropriation pour laquelle le propriétaire exproprié est inconnu, données relatives au généalogiste mandaté aux fins de recherches du propriétaire :
- identité ;
- coordonnées ;
- coordonnées bancaires.
5 Dans le cadre de l'administration provisoire d'une indivision, de la gestion d'une succession ou de la désignation en qualité de séquestre :
a) Documents contenant des données à caractère personnel :
- actes d'état civil ;
- livret de famille ;
- documents d'identité ;
- carnets d'adresse ;
- acte de notoriété ou attestation dévolutive ;
- tableau généalogique ;
- contrats de prestations de services ;
- contrats d'assurances ;
- relevés de situations de caisses retraite/mutuelle ;
- liste des établissements bancaires communiqués par FICOBA ;
- résultat de la consultation du Fichier central des dispositions de dernières volontés (FCDDV) ;
- testament et procès-verbal d'ouverture de testament ;
- déclaration de succession ;
- fiche immeuble/état hypothécaire/titre de propriété ;
- acte de partage ;
- attestation immobilière ;
- convocations et procès-verbal d'assemblée générale ;
- carnet d'entretien d'immeuble ;
- règlements de copropriété et modificatifs ;
- estimations ;
- inventaire, continuation d'inventaire et clôture d'inventaire ;
- relevés de charges et appels de fonds ;
- factures diverses ;
- bordereaux de situation fiscale ;
- conventions d'obsèques ;
- titre de concession cimetière ;
- contrats d'assurance-vie ;
- relevés bancaires ;
- relevés d'arriérages divers ;
- relevés de pension de retraite ;
- relevés de mutuelle ;
- titres de copropriété ;
- correspondances du syndic d'immeuble ;
- cartes grises ;
- déclaration d'impôts ;
- avis d'imposition ;
- factures diverses.
b) Données relatives aux salariés du défunt :
- identité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- coordonnées bancaires ;
- numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la Commission en date du 9 décembre 2004 ;
- situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;
- bulletins de paie ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
c) Données traitées dans le cadre de l'administration provisoire d'associations :
a. Informations relatives à l'association, pouvant contenir des données à caractère personnel :
- originaux des statuts d'origine et des modifications ;
- procès-verbaux des assemblées générales ;
- titres de propriété ;
- contrats d'assurance des actifs ;
- situation locative ;
- bilans ;
- situation financière ;
- déclarations fiscales ;
- relevés bancaires ;
- dossiers de prêt ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.
b. Données relatives aux adhérents :
- identité ;
- coordonnées.
c. Données relatives aux membres du bureau ou du conseil d'administration :
- identité ;
- coordonnées ;
- fonctions ;
- mandats sociaux dont, le cas échéant, le mandat syndical ;
- parcours professionnel.
d. Données relatives aux salariés de l'association :
- identité ;
- coordonnées personnelles et professionnelles ;
- coordonnées bancaires ;
- situation sociale (contrats de travail, créances salariales, ancienneté) ;
- numéro de sécurité sociale, dans les conditions fixées par le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 précité et les délibérations susvisées de la Commission en date du 9 décembre 2004 ;
- bulletins de paie ;
- le cas échéant, infractions pénales, condamnations, mesures de sûreté et dossiers de procédure dans le cadre de procédures contentieuses.