Le secrétariat est assuré par un agent d'Orange SA désigné par le président. Un représentant du personnel du conseil des questions statutaires d'Orange SA peut être désigné par celui-ci en son sein pour assurer les fonctions de secrétaire adjoint.
Après chaque séance, un procès-verbal est établi. Il est signé par le président, contresigné par le secrétaire et, le cas échéant, par le secrétaire adjoint, et transmis aux membres du conseil.
Ce procès-verbal est soumis à approbation lors de la séance suivante.
Les réunions du conseil des questions statutaires peuvent, lorsque les circonstances le justifient, être organisées par visioconférence, sous réserve que le recours à cette technique permette d'assurer que, tout au long de la séance :
1° N'assistent que les personnes habilitées à participer ou assister au conseil ;
2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats ;
3° Soient satisfaites des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats ;
4° Le président soit en mesure d'exercer son pouvoir de police de la séance.