ANNEXE III
RÈGLEMENT INTÉRIEUR TYPE DE L'ASSEMBLÉE DES FONCTIONNAIRES DU GREFFE DU TRIBUNAL D'INSTANCE
Par application des articles R. 222-11 à R. 222-21, R. 222-28 à R. 222-29 et R. 222-36 à R. 222-38 du code de l'organisation judiciaire, le présent règlement intérieur régit l'assemblée des fonctionnaires du greffe du tribunal d' instance.
Il peut être adapté par chaque assemblée pour tenir compte de spécificités locales ou pour améliorer la concertation interne, conformément aux dispositions de l'article R. 222-20 du code l'organisation judiciaire.
Article 1. - Les conditions dans lesquelles se tiennent les réunions de l'assemblée (art. R. 222-11 COJ)
L'assemblée des fonctionnaires du greffe du tribunal d'instance est réunie au moins une fois par an, au cours du mois de novembre. En outre, elle peut être réunie à tout autre moment de l'année, soit à l'initiative de son président, soit à la demande de la majorité de ses membres, soit à la demande des deux tiers des membres de sa commission restreinte.
L'assemblée est fixée le jour où le nombre d'audiences est le plus réduit au sein de la juridiction, déterminé après consultation de la commission restreinte.
Les réunions de l'assemblée se tiennent pendant les heures ouvrables.
Article 2. - La désignation des membres du bureau pour chaque réunion de l'assemblée (art. R. 222-14 COJ)
Le bureau est constitué pour chaque réunion de l'assemblée sur la base du volontariat. Il veille au bon fonctionnement de l'assemblée, règle les difficultés relatives aux procurations, tient les feuilles de présence et de vote, statue sur les quorums, fait procéder au vote et surveille le déroulement du scrutin.
Si le nombre de volontaires est supérieur à deux, les membres du bureau sont tirés au sort parmi les volontaires. A défaut de volontaire, les deux membres constituant le bureau sont tirés au sort parmi les membres présents de l'assemblée.
Article 3. - La fixation de l'ordre du jour (art. R. 222-17 COJ)
L'ordre du jour de l'assemblée est établi par son président. Toutefois, le magistrat chargé de la direction et de l'administration de la juridiction, ainsi que le procureur de la République peuvent ajouter d'autres questions à l'ordre du jour.
Les questions relatives à l'organisation et au fonctionnement de la juridiction, proposées par le tiers des membres de l'assemblée ou par la majorité des membres de sa commission restreinte, sont inscrites d'office à l'ordre du jour.
Elles doivent être remises, dans un délai de cinq jours ouvrables précédant l'assemblée, au président de l'assemblée. Les questions devront être rédigées par écrit et être accompagnées du nom des demandeurs. Le président informe sans délai les membres de l'assemblée par tout moyen des questions ajoutées à l'ordre du jour.
Article 4. - Les modalités de convocation (art. R. 222-20 COJ)
Dix jours ouvrables au moins avant la réunion de l'assemblée, le président convoque les membres de l'assemblée par courrier électronique, auquel sont joints l'ordre du jour ainsi que les documents nécessaires à l'examen de celui-ci.
Afin de favoriser la participation du plus grand nombre à l'assemblée, un planning prévisionnel annuel indicatif doit être proposé par le directeur de greffe, en concertation avec le magistrat chargé de la direction et de l'administration du tribunal d'instance et le procureur de la République. Il doit ensuite être diffusé à l'ensemble des membres de la juridiction.
Article 5. - Les modalités de désignation du secrétaire (art. R. 222-20 COJ)
Un secrétaire est désigné par l'assemblée.
Article 6. - Les conditions de délibération (art. R. 222-17 COJ)
Le président de l'assemblée veille au bon déroulement des débats et au respect de la libre expression de chacun.
Article 7. - Les modalités de dépouillement des votes (art. R. 222-20 COJ)
En cas de vote à bulletin secret, le dépouillement est assuré par le bureau en présence de l'ensemble de ses membres.
Article 8. - Les modalités d'établissement et de dépôt des procès-verbaux des délibérations (art. R. 222-20 COJ)
Le procès-verbal de chaque réunion de l'assemblée est établi par le secrétaire puis communiqué aux membres du bureau, qui transmettent leurs observations éventuelles dans un délai de dix jours. Il est ensuite diffusé auprès de l'ensemble des membres de l'assemblée par courrier électronique sous quinze jours, avec sa signature et celle du président de l'assemblée.
Outre les décisions prises et les avis émis, le procès-verbal fait apparaître de façon synthétique l'ensemble des observations soulevées lors de la réunion.
Chaque membre de l'assemblée a dix jours pour présenter ses observations écrites à la suite de cet envoi, lesquelles seront annexées au procès-verbal de l'assemblée.
Article 9. - Composition de la commission restreinte (art. R. 222-36 COJ)
La commission restreinte, outre son président, comprend un nombre de membres élus supérieur d'une unité au nombre de membres élus de la commission restreinte des magistrats du siège et du parquet afin d'assurer le caractère paritaire de la commission plénière.
Ces membres sont élus par et parmi les membres de l'assemblée des fonctionnaires du greffe.
L'ensemble des membres de la commission, titulaires et suppléants, sont convoqués et peuvent assister à la commission restreinte. Néanmoins, seul le membre titulaire a voix délibérative. En cas d'absence du titulaire, le suppléant a voix délibérative.
En cas de départ de la juridiction concomitant du membre titulaire et de son suppléant, il est procédé à de nouvelles élections partielles pour désigner un nouveau membre titulaire et son suppléant. Les mandats de ces nouveaux élus expirent en même temps que ceux des autres membres.
Article 10. - Modalités d'élection des membres de la commission restreinte (art. R. 222-36 COJ)
a) L'élection se tient dans le mois précédant l'expiration du mandat de la commission à la diligence du président de celle-ci. Elle se fait au scrutin proportionnel avec panachage et vote préférentiel ;
b) Seuls sont éligibles les membres de l'assemblée qui ont fait acte de candidature ;
c) Les listes de candidats doivent être déposées au moins quinze jours avant la date du scrutin auprès du secrétariat de la présidence. Elles doivent présenter pour chaque candidat titulaire un candidat suppléant. Les listes doivent être datées et visées par l'ensemble des candidats ;
d) Elles sont affichées le jour suivant la date limite de dépôt des candidatures. Elles peuvent en outre être numérisées et adressées par message électronique à l'ensemble des votants. Elles comportent, le cas échéant, l'indication du syndicat au nom duquel se présentent les candidats. Elles peuvent servir de bulletins de vote ;
e) Un bureau ad hoc composé du président et de deux volontaires ou, à défaut, du plus jeune et du plus âgé des membres de l'assemblée, dans sa composition au jour des élections de la commission restreinte, calcule le nombre de voix obtenues par chaque liste en additionnant les suffrages acquis par chaque candidat ayant fait acte de candidature au titre de cette liste.
Ce bureau détermine ensuite le quotient électoral en divisant le nombre total de suffrages exprimés par le nombre de sièges à pourvoir. Il attribue à chaque liste autant de sièges qu'elle a atteint de fois le quotient électoral.
Les sièges restant éventuellement à pourvoir sont attribués suivant la règle du plus fort reste. Les élus d'une liste sont choisis en fonction du nombre de voix que chacun d'eux a obtenues.
Pour départager les candidats qui auraient obtenu le même nombre de voix, il sera tenu compte de l'ordre préférentiel émis par l'électeur.
Les opérations de dépouillement sont ouvertes aux membres de l'assemblée.
Un cas concret à valeur d'exemple est présenté en annexe du présent règlement intérieur.
Article 11. - Règles de fonctionnement de la commission restreinte (art. R. 222-36 COJ)
La commission restreinte est réunie à la diligence de son président quinze jours au moins avant la tenue de l'assemblée. La convocation des membres de la commission leur est adressée par le président par courrier électronique huit jours au moins avant la tenue de sa réunion : à cette convocation sont joints les propositions et projets qu'il envisage de soumettre à l'assemblée sur les questions inscrites à l'ordre du jour.
A défaut de communication préalable de ces éléments dans les huit jours et en l'absence de motifs impérieux le justifiant, le report de la réunion de la commission restreinte est de droit s'il est demandé par l'un au moins de ses membres. Dans ce cas, l'assemblée est également reportée de plein droit, sauf accord de la commission restreinte pour son maintien à la date initialement prévue, afin de respecter un délai de quinze jours au moins entre la date de la réunion de la commission restreinte et celle prévue pour cette assemblée.
Les formalités de convocation sont allégées en cas d'urgence. La commission restreinte doit impérativement être consultée, le cas échéant sans délai préalable de convocation, en cas de modification de l'ordonnance de roulement justifiée par l'urgence.
Un compte rendu de la réunion de la commission est établi, signé par le président et diffusé aux membres de la commission par courrier électronique sous sept jours. Il fait apparaître de façon synthétique l'ensemble des observations soulevées lors de la réunion. Chaque membre de la commission a cinq jours pour présenter ses observations écrites à la suite de cet envoi, lesquelles seront annexées au compte rendu de la réunion de la commission.
Article 12. - Modalités de révision du règlement intérieur
Toute demande de modification du règlement intérieur est inscrite d'office à l'ordre du jour de l'assemblée dès lors qu'elle est présentée par le tiers des membres de l'assemblée ou par la majorité des membres de la commission restreinte dans les conditions fixées par l'article 3 du présent règlement intérieur.
Règlement intérieur approuvé lors de la réunion de l'assemblée leà
|
Le/la président(e) de l'assemblée M./Mme Signature |
Le/la secrétaire de l'assemblée M./Mme Signature |