ANNEXE
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NATURE DES DÉPENSES |
À PRODUIRE À L'AGENT COMPTABLE à l'appui des opérations de dépenses |
RÉFÉRENCES aux textes ou commentaires |
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5 ACQUISITIONS ET GESTION IMMOBILIÈRES TERRAINS ET CONSTRUCTIONS |
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5.1. Acquisitions amiables d'immeubles |
Les opérateurs de l'Etat doivent disposer d'un schéma pluriannuel de stratégie immobilière conformément aux dispositions de la circulaire du 16 janvier 2009 relative à la politique immobilière de l'Etat. |
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5.1.1. Règles générales |
1. Décision de l'autorité compétente (conseil d'administration ou ordonnateur selon les textes institutifs des organismes) qui a autorisé l'acquisition ; |
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2. Avis de l'administration des domaines et, le cas échéant, décision de passer-outre ; |
Articles R. 1211 et suivants et R. 4111-1 et suivants du code général de la propriété des personnes publiques (CG3P). |
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3. Si l'acte de vente notarié est publié au fichier immobilier, expédition de l'acte de vente notarié revêtu de la mention de publication, ou copie de l'acte administratif précisant les modalités de règlement et spécifiant la destination du paiement. Dans le cas où l'acte de vente notarié n'est pas publié au fichier immobilier, expédition de l'acte de vente notarié, ou copie de l'acte administratif précisant les modalités de règlement et spécifiant la destination du paiement. |
Il peut être suppléé à la production de l'original de l'acte authentique par une photocopie de cet acte authentique ou une simple photocopie de la minute. |
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4. Certificat d'inscription sur le registre d'immatriculation des immeubles de l'Etat. (Dès que l'application Chorus le permettra, numéro d'inventaire tel qu'il figurera dans cette application) ; |
Ce certificat (puis ce numéro) est (sera) délivré par le service local de France domaine. Ce document n'est pas exigé lors d'une comptabilisation en stocks. |
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5. En l'absence d'acte notarié : justification de la situation hypothécaire du bien acquis : Si l'immeuble n'est pas grevé de charges : - état-réponse présentant des inscriptions encore valides délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière ; Si l'immeuble est grevé de charges - état-réponse présentant des inscriptions encore valides délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière ; et - certificat de radiation de ces inscriptions délivré par le service de la publicité foncière, quittance authentique, décision portant mainlevée, autre acte notarié portant mainlevée des inscriptions, revêtu de la mention d'accomplissement de la formalité, mainlevée des créanciers. |
Les demandes de renseignements hypothécaires sont établies sur des imprimés 3231-SD, 3233-SD et 3240-SD (demande de prorogation), Le choix de la pièce à fournir dépend de l'état des inscriptions hypothécaires. L'état-réponse correspond à la demande de enseignements sommaires et urgents Toutes les justifications visées ci-contre sont produites en original. Toutefois, lorsque ces pièces ont été déposées au rang des minutes d'un notaire, il peut être suppléé aux originaux par production d'une expédition de l'acte de dépôt et des copies délivrées in extenso par l'officier ministériel. Les documents ne sont produits par l'ordonnateur que s'ils lui ont été fournis par le vendeur. Lorsque ces documents ne sont pas produits, la situation hypothécaire est réputée établie au regard du vendeur par les énonciations de l'état délivré par le responsable du service de la publicité foncière. |
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6. Décompte du prix en principal et intérêts ; |
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7. Pièces particulières le cas échéant : - acte notarié portant mainlevée des inscriptions, revêtu de la mention d'accomplissement de la formalité ; ou - décision de l'ordonnateur prescrivant la consignation du prix de vente à la Caisse des dépôts et des consignations. |
Le choix de la pièce à fournir dépend de l'état des inscriptions hypothécaires. |
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5.1.2. Acquisition amiable d'un montant inférieur à un montant fixé par arrêté |
L'ordonnateur doit produire une décision indiquant la dispense des formalités de purge. |
Article R. 1212-7 du CG3P dispose que le prix des acquisitions immobilières faites à l'amiable suivant les règles du droit civil ou après exercice du droit de préemption pour le compte de l'Etat ou de ses établissements publics peut être payé au vendeur, après publication de l'acte au fichier immobilier, sans l'accomplissement des formalités de purge des privilèges et hypothèques inscrits lorsqu'il n'excède pas un montant fixé par arrêté du ministre chargé du domaine. |
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5.1.3. Paiement entre les mains du notaire rédacteur de l'acte |
Certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure. Le certificat peut être intégré au sein de l'acte notarié. |
Lorsque l'acte de vente a été passé devant notaire, le comptable public est déchargé de toute responsabilité en matière de purge des hypothèques par la remise des fonds au notaire rédacteur de l'acte, dans les cas prévus à l'article L. 1212-2 du CG3P. Ce certificat dispense le comptable d'attendre la publication de l'acte |
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5.1.4. Versement d'un acompte |
En complément des pièces précisées à la sous-rubrique « règles générales », il convient de demander l'autorisation de l'autorité habilitée à recevoir l'acte administratif. |
L'article R. 1212-6 du CG3P dispose que lorsque les actes sont passés en la forme administrative, il peut être payé au vendeur un acompte dans la limite maximum des trois quarts de la différence entre le prix stipulé et celui des charges et accessoires. |
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5.1.5. Vente suivie de remploi |
En complément des pièces précisées à la sous-rubrique « règles générales » : |
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5.1.5.1. Remploi de l'indemnité en immeuble |
Sur demande du vendeur, la remise des fonds a lieu entre les mains du notaire rédacteur de l'acte portant mutation de l'immeuble acquis en remploi du prix de vente ; le versement aura lieu au vu de la production d'une attestation du notaire certifiant la mission qui lui a été confiée et précisant la désignation de l'immeuble et l'identité des parties. |
Article R. 1212-4 du CG3P. |
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5.1.5.2. Remploi de l'indemnité en valeurs mobilières |
Sur demande du vendeur, la remise des fonds a lieu entre les mains de l'agent de change désigné par le vendeur par contrat ou par autorité de justice, pour procéder à l'achat et requérir l'immatriculation des titres acquis en remploi ; le versement aura lieu au vu de la production d'une attestation de l'agent de change certifiant la mission qui lui a été confiée. |
Article R. 1212-5 du CG3P. |
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5.2. Acquisitions d'immeubles par voie d'expropriation pour cause d'utilité publique |
Code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
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5.2.1. Règles générales |
1. Délibération du conseil d'administration fixant les clauses et les conditions de l'acquisition ; |
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2. Copie de l'acte déclaratif d'utilité publique mentionnant le bien à exproprier et identification du titulaire du droit ; Ou mention dans l'acte portant transfert de propriété acte de cession amiable ou ordonnance d'expropriation de la déclaration d'utilité publique |
Articles R. 121-1 et R. 121-2 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique : il peut s'agir d'un décret en Conseil d'Etat, d'un arrêté ministériel ou préfectoral. |
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Si ce bien n'est pas mentionné sur l'acte déclaratif, copie de l'arrêté préfectoral de cessibilité portant identification des biens à exproprier ; ou Certificat attestant que l'exproprié a consenti à la cession amiable de son bien avant l'arrêté de cessibilité ou mention dans l'acte notarié ; |
Articles R. 132-1 et suivants du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. Cette copie peut être remplacée par le visa de l'arrêté de cessibilité dans l'acte translatif de propriété (acte de cession amiable ou ordonnance d'expropriation). |
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3. Copie de l'avis motivé du service des Domaines sur le prix ; |
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4. Justification des droits de propriété en l'absence d'acte notarié : Selon le cas : - état hypothécaire requis du chef de l'exproprié lorsque cet état ne révèle depuis la publication du titre établissant le droit de l'exproprié aucun acte translatif ou extinctif portant sur ce droit ; - extrait des documents cadastraux mentionnant l'inscription de l'exproprié au titre du bien exproprié ; - extrait des documents cadastraux et mention dans la convention amiable ou dans un acte portant origine de la propriété, des conditions dans lesquelles le bien exproprié est passé du propriétaire désigné dans les documents cadastraux à celui qui consent la vente ; |
Article R, 131-3 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique |
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5. Justification de la situation hypothécaire du bien exproprié en l'absence d'acte notarié : |
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- état-réponse délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière dont l'échéance de la période de certification s'étend jusqu'à la plus lointaine des échéances suivantes : - la publication de l'acte translatif de propriété (ordonnance d'expropriation, acte vente ou convention amiable) ; ou - deux mois à compter de la date de l'acte d'acquisition par le vendeur de l'immeuble objet de la procédure d'expropriation ; ou - état hypothécaire ; |
Il s'agit de la demande de renseignements sommaires urgents |
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Dans le cas où l'immeuble est entré dans le patrimoine de l'exproprié depuis moins de 2 mois au jour de la publication de l'acte, à la suite d'une vente, d'un partage ou d'une adjudication par licitation, la levée de l'état ne doit intervenir qu'après un délai de 2 mois comptés à partir de la date de l'acte de vente en vertu duquel il est devenu propriétaire ; |
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S'il existe des inscriptions devenues sans objet, certificat de radiation délivré par le service de la publicité foncière, quittance authentique, acte notarié portant mainlevée de l'inscription, revêtu de la mention d'accomplissement de la formalité, ou copie hypothécaire de la décision de justice portant mainlevée, mainlevée des créanciers ; Dans le cas où l'indemnité est inférieure ou n'est pas supérieure d'au moins 10 % au montant des créances inscrites, certificat administratif mentionnant la date de la notification aux créanciers inscrits de l'accord intervenu et précisant que ceux-ci n'ont pas exigé que l'indemnité soit fixée par jugement ; |
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6. Décompte de l'ordonnancement en principal et, le cas échéant, en intérêts, si l'exproprié en a demandé le versement avec référence, s'il y a lieu, aux mandatements antérieurs ; |
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7. En cas de consignation, décision motivée de l'ordonnateur prescrivant la consignation. |
Article R. 323-8 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
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5.2.2. Convention amiable portant sur la cession et le prix |
1. Pièces 1 à 4 de la sous-rubrique « pièces générales » ; 2. Copie de la convention amiable publiée au fichier immobilier et revêtue de la mention de publication, complétée le cas échéant par la production d'un certificat d'inscription délivré par le service de la publicité foncière ; |
Le certificat d'inscription (certificat de formalité) n'est utile que dans le cas où une sûreté a été inscrite au fichier immobilier postérieurement à la date de certification figurant dans l'état-réponse. |
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Copie de l'acte de vente notarié avec le certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire » et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure. Le certificat peut être intégré au sein de l'acte notarié ; |
Ce certificat dispense le comptable d'attendre la publication de l'acte. |
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3. Justification des droits de propriétés : selon les cas pièce 4 (§ 5.2.1) ou état hypothécaire ou acte portant origine trentenaire de propriété, à moins que celle-ci ne soit mentionnée dans la convention amiable ; |
Non demandé en cas d'acte notarié à l'instar des acquisitions amiables. |
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4. Dans le cas où la cession amiable intervient antérieurement à la déclaration d'utilité publique : - copie de l'acte de vente notarié avec le certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire » et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure. Le certificat peut être intégré au sein de l'acte notarié ; |
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- copie de l'ordonnance de donner acte de la vente amiable ainsi consentie publiée au fichier immobilier, revêtue de la mention de publication, et mentionnant la date de la notification à moins que l'exproprié n'ait acquiescé avant la notification de l'ordonnance ; - copie de l'acte d'acquiescement à l'ordonnance rendue. |
Les effets de l'expropriation sont également attachés à la cession amiable consentie antérieurement à la déclaration d'utilité publique à la double condition que la déclaration d'utilité publique soit intervenue et que, par voie d'ordonnance, le juge de l'expropriation ait donné acte de cette cession amiable. Lorsque la vente amiable n'a pas donné lieu ces formalités le paiement du prix de vente est effectué dans les conditions prévues par la rubrique 5.1 de la présente nomenclature. |
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5.2.3. Convention amiable portant seulement sur la cession |
1. Pièces 1 à 3 et 5 à 7 de la sous-rubrique « pièces générales » ; |
Les pièces 5 à 7 ne sont pas exigées en cas d'acte notarié. |
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2. Justification des droits de propriétés : pièce 3 de la sous-rubrique 5.2.2 ; |
Cette pièce n'est pas exigée en cas d'acte notarié. |
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3. Copie ou expédition du jugement motivé fixant l'indemnité, et mentionnant la date de notification à la partie intéressée à moins que cette dernière n'ait acquiescé au jugement avant sa notification ; |
Article R. 311-22 et R. 311-4 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
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4. Certificat de non-appel contre le jugement fixant l'indemnité, délivré par le greffe du tribunal, à l'expiration d'un délai d'un mois à dater de la notification du jugement ou copie de l'acquiescement au jugement rendu ; |
Article R. 311-24 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
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5. En cas d'appel : - attestation de l'ordonnateur qu'il souhaite entrer en possession du bien ; - attestation de l'ordonnateur que la chambre d'expropriation de la cour d'appel a été saisie ; - le cas échéant, si l'ordonnateur conteste le montant fixé par le juge, décision de consignation à concurrence du montant autorisé par le juge de l'expropriation ; 6. En cas de pourvoi en cassation : - copie ou expédition de l'arrêt motivé fixant l'indemnité statuant sur les dépens et mentionnant la date de signification à la partie intéressée ; - copie de l'acte par lequel la Cour de cassation a été saisie. |
Articles L. 331-3 et R. 311-25 du code d'expropriation pour cause d'utilité publique. Le recours en appel n'est plus suspensif. |
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5.2.4. Expropriations prononcées par ordonnance, l'indemnité étant réglée à l'amiable |
1. Pièces 1 à 3 et 5 à 7 de la sous-rubrique « pièces générales » ; |
Les pièces 5 à 7 ne sont pas exigées en cas d'acte notarié. |
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2. Copie de l'ordonnance d'expropriation publiée au fichier immobilier, revêtue de la mention de publication, et mentionnant la date de la notification à moins que l'intéressé n'ait acquiescé avant la notification de l'ordonnance ; - copie de l'acte d'acquiescement à l'ordonnance rendue ; |
Article R. 221-6 et R. 221-8 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
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3. Certificat de non-pourvoi en cassation contre l'ordonnance délivrée par le greffe du tribunal à l'expiration d'un délai de 2 mois à partir de la notification de l'ordonnance ou copie de l'acte d'acquiescement à l'ordonnance d'expropriation ; |
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4. Justifications des droits de propriété : - si l'exproprié est identifié dans l'ordonnance : mêmes justifications qu'au 4 de la sous-rubrique « pièces générales » ; - si l'exproprié n'est pas identifié dans l'ordonnance, mais s'il a justifié de son droit de propriété selon les règles du droit commun, acte portant origine de propriété ; à défaut, décision de consignation fondée sur l'absence de justification de droit de propriété ; 5. Copie de la convention amiable dite « traité d'adhésion à expropriation » cet acte étant, le cas échéant, enregistré. Si l'accord amiable intervient pendant le cours de la fixation judiciaire des indemnités, copie du procès-verbal de donné acte dressé par le juge de l'expropriation ; Ou copie de l'acte de vente notarié avec le certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire » et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure. Le certificat peut être intégré au sein de l'acte notarié. |
Cette pièce n'est pas exigée en cas d'acte notarié. |
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5.2.5. Expropriation prononcée par ordonnance, l'indemnité étant réglée par décision de justice |
1. Mêmes justifications qu'à la sous-rubrique 5.2.4 « Expropriations prononcées par ordonnance, l'indemnité étant réglée à l'amiable », pièces nos 1 à 5 ; 2. Mêmes justifications qu'à la sous-rubrique 5.2.3 « Convention amiable portant seulement sur la cession », pièces nos 2 à 5 |
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5.2.6. Règlement des indemnités d'expropriation allouée aux fermiers, locataires ou autres ayants droits |
Acte passé avec le propriétaire ; A défaut, certificat du service des impôts qui a procédé à la formalité de l'enregistrement du bail, ou qui a reçu la déclaration de la location verbale ; |
Article R. 323-2 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique |
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Lorsque la location est dispensée de déclaration, attestation du propriétaire visée par l'ordonnateur et indiquant le nom du locataire, la date d'entrée en jouissance et le montant annuel du loyer ; |
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Certificat négatif ou état des inscriptions de nantissement prises au greffe du tribunal de commerce lorsqu'une indemnité spéciale est allouée au locataire propriétaire du fonds de commerce installé dans l'immeuble exproprié ; |
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OBSERVATIONS : lorsque la cession amiable est consentie postérieurement à la déclaration d'utilité publique, l'autorisation de vente peut être donnée par le tribunal sur simple requête. |
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5.2.7. Expropriation suivie de remploi |
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5.2.7.1. Remploi de l'indemnité en immeuble |
Sur demande de l'exproprié, la remise des fonds a lieu entre les mains du notaire rédacteur de l'acte portant mutation de l'immeuble acquis en remploi de l'indemnité ; le versement aura lieu au vu de la production d'une attestation du notaire certifiant la mission qui lui a été confiée et précisant la désignation de l'immeuble et l'identité des parties. |
Article R. 323-6 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
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5.2.7.2. Remploi de l'indemnité en valeurs mobilières |
Sur demande de l'exproprié, la remise des fonds a lieu entre les mains de l'agent de change désigné par l'exproprié par contrat ou par autorité de justice, pour procéder à l'achat et requérir l'immatriculation des titres acquis en remploi ; le versement aura lieu au vu de la production d'une attestation de l'agent de change certifiant la mission qui lui a été confiée. |
Article R. 323-7 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. |
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5.3. Frais d'acquisition de biens immobiliers |
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5.3.1. Paiement des droits de mutation |
Référence à la demande de paiement du prix d'achat appuyé de l'expédition de l'acte de vente notarié ou de la copie de l'acte administratif, revêtue de la mention de publication au fichier immobilier, laquelle relate le montant des frais payés. |
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5.3.2. Honoraires, commissions |
Etat de frais ou mémoire. |
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5.3.3. Frais d'actes notariés ou administratifs |
Etat indiquant pour chaque acte les débours et les honoraires. |
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5.3.4. Frais de publicité |
1. Décision de l'ordonnateur ; |
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2. Facture liquidée et certifiée. |
Il n'est pas nécessaire de demander une facture si la publicité fait partie du décompte des débours du notaire |
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5.4. Prises à bail et conventions assimilées |
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5.4.1. Premier paiement |
1. Copie du bail ; 2. Le cas échéant, décision de l'autorité compétente (conseil d'administration ou ordonnateur selon les textes institutifs des organismes) ; |
Les parties au contrat de bail ont toute liberté pour rédiger la convention (article 1134 du code civil). Toutefois, il apparaît important que les mentions suivantes figurent dans les baux ou conventions assimilées : - références au texte ou dispositions devant régir la convention ; - identité précise des personnes contractantes ; - objet de la convention ; - désignation du bien la plus précise possible : mentions éventuelles des références cadastrales et des numéros de lot en cas de copropriété, la mention des millièmes n'est pas juridiquement nécessaire ; - durée de la convention ; - conditions financières du contrat et modalités de révision ou d'indexation du loyer ; - conditions et modalités pour donner congé. |
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3. Avis de l'autorité chargée du contrôle (économique et) financier si cet avis est obligatoire ; |
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4. Avis du service du Domaine et, le cas échéant, décision de passer outre ; |
L'arrêté du 17 décembre 2001 modifiant l'arrêté du 5 septembre 1986 relatif aux opérations immobilières poursuivies par les collectivités et organismes publics a fixé le seuil de la consultation obligatoire du service du Domaine pour les projets de prises à bail à 12 000 € de loyer annuel charges comprises. Sur la décision de passer-outre, articles R. 1211-6 et R. 4111-5 du CG3P. |
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5. Pièce de liquidation de quittance. |
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5.4.2. Autres paiements |
Référence à l'ordre de dépense auquel a été joint la copie du bail. En cas de changement de propriétaire, extrait de l'acte de vente, de partage ou de donation établissant la qualité et les droits du nouveau bailleur. |
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5.4.3. Cas particulier du premier paiement pour une location à l'étranger |
Pièces énoncées aux sous-rubriques « premier paiement » et « autres paiements » ; |
Article A122 du code du domaine de l'Etat. |
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Lors du premier paiement, avis de la commission interministérielle si le loyer annuel, charges comprises, est supérieur à 18 000 €. |
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6.3.4. Actes des professionnels de santé |
Conformément aux dispositions de l'art. L. 1435-10 du code de la santé publique et de l'arrêté du 16 décembre 2015 fixant les dépenses du budget annexe des agences régionales de santé payées directement aux professionnels de santé par les caisses primaires d'assurance maladie, les actes des professionnels de santé sont payés par les comptables des organismes chargés de la gestion d'un régime obligatoire d'assurance maladie, pour le compte des ARS, dans le cadre d'une convention de mandat. |
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Demande mensuelle de remboursement certifiée par l'agent comptable de la CPAM Liste détaillée des opérations comprise dans la demande mensuelle de remboursement, précisant leur montant, leur nature (type de prestation) et leur bénéficiaire. |
Les pièces listées ci-après, sont conservées par la CPAM. L'agent comptable de l'ARS dispose à l'encontre de ces pièces d'un droit d'évocation en cas d'incohérence relevée sur les documents qui lui sont adressés : - le cahier des charges de la permanence des soins ; - les tableaux de garde ; - les demandes individuelles de paiement des forfaits transmises par les médecins aux CPAM ; - contrat fonctionnel et/ou financier passé entre l'agence régionale de santé, le médecin et l'établissement de santé siège du SAMU ; - le cahier des charges de l'expérimentation en télémédecine ; - le contrat passé entre l'agence régionale de santé et le praticien territorial de médecine générale et ambulatoire (PTMG et PTMA). |