Les convocations pour les travaux du Conseil supérieur de la fonction militaire sont adressées directement et personnellement aux membres par le secrétaire général du Conseil supérieur de la fonction militaire.
Une copie de ces convocations est adressée aux secrétaires généraux des conseils de la fonction militaire, aux commandants de formation administrative, aux présidents des associations professionnelles nationales de militaires, de leurs unions ou fédérations représentatives, et aux présidents d'associations de retraités de militaires du conseil permanent des retraités militaires.
Les convocations pour les conseils de la fonction militaire sont adressées, sous couvert des commandants de formation administrative, aux membres titulaires de ces conseils. L'ordre du jour et les dossiers sont adressés directement et personnellement aux membres titulaires ainsi qu'aux membres suppléants.
Les membres du Conseil supérieur de la fonction militaire sont tenus de participer aux travaux, sauf pour des motifs personnels graves dont l'appréciation est laissée au secrétaire général du Conseil supérieur de la fonction militaire.
Les membres des conseils de la fonction militaire convoqués sont tenus de siéger, sauf pour des raisons impérieuses de service ou des motifs personnels graves dont l'appréciation est laissée à l'initiative des secrétaires généraux des conseils de la fonction militaire. Les secrétaires généraux remplacent alors le membre titulaire empêché par un membre suppléant remplissant les mêmes conditions au sein d'un groupe de grades, dans l'ordre des résultats du tirage au sort ou de l'élection. Lorsque tous les suppléants d'un groupe sont indisponibles, il est fait appel à un membre de l'autre groupe.
Tout membre faisant l'objet d'une convocation bénéficie des frais de déplacement dans les conditions réglementaires.
Il peut être procédé à la désignation d'un remplaçant pour toute indisponibilité d'un membre pour une période indéterminée, d'au moins trois mois, dans les conditions et selon les modalités fixées à l'article R. 4124-16-1 du code de la défense.