Chaque année, au cours du quatrième trimestre de l'année civile, l'administration porte à la connaissance des personnels l'existence de ce dispositif dédié à la communication des organisations syndicales.
Un dispositif automatique est inséré dans chaque message pour permettre un éventuel désabonnement. Ce désabonnement d'une liste de diffusion est définitif jusqu'aux prochaines élections professionnelles. Le réabonnement volontaire par l'agent est possible. Le désabonnement et le réabonnement s'exécutent obligatoirement à partir de sa messagerie professionnelle.