29. Les personnes exerçant une activité d'information par démarchage ou prospection sont en mesure de présenter les règles de déontologie qu'elles doivent respecter aux professionnels de santé qu'elles rencontrent ; elles peuvent répondre à leurs questions à ce sujet.
Le support promotionnel comporte une partie relative aux règles de déontologie s'appliquant à l'organisation des rencontres, à l'interdiction de procurer des avantages et de remettre des échantillons, à la possibilité pour le professionnel d'avoir accès aux données obtenues à son sujet lors d'enquêtes de prescription ou de dispensation ; et une référence à l'engagement de l'entreprise à respecter la charte et le référentiel.
30. L'encadrement des personnes exerçant une activité d'information par démarchage ou prospection s'assure de l'optimisation de l'organisation, de la planification et de la fréquence des rencontres afin qu'elles soient compatibles avec la qualité de l'information dispensée.
31. Les outils utilisés par l'entreprise pour la traçabilité des avantages remis dans le cadre de son activité d'information par démarchage ou prospection, y compris les repas, doivent permettre de vérifier le respect des exigences portées par la charte et la certification concernant les règles de déontologie, ainsi que le respect des seuils définis par l'entreprise.
3.2. Règles d'organisation de l'activité d'information par démarchage ou prospection en tout lieu d'exercice du professionnel de santé
Les personnes exerçant une activité d'information par démarchage ou prospection visant à la promotion et leur encadrement se renseignent auprès des professionnels de santé afin de connaître les règles d'organisation des rencontres édictées par le professionnel (horaires, durée, fréquence, lieu) ainsi que les conditions d'accès et de circulation au sein des différents lieux d'exercice où elles se déroulent ; et les respectent.
Commentaire :
Si l'activité d'information promotionnelle est réalisée à distance, ce mode de rencontre doit recevoir l'assentiment du professionnel de santé visité.
32. Les visites accompagnées doivent recevoir l'assentiment des professionnels de santé visités. Si l'activité d'information par démarchage ou prospection visant à la promotion des médicaments est réalisée à distance, l'écoute des visites doit recevoir leur assentiment.
3.3. Règles d'organisation spécifiques de l'activité d'information par démarchage ou prospection en établissement de santé (15)
34. L'entreprise informe l'établissement des règles qu'elle prévoit d'appliquer lors des rencontres organisées avec les professionnels de santé.
En l'absence de règles propres définies par l'établissement, ou si ces règles sont « moins-disantes » par rapport aux exigences de la charte, l'entreprise applique les règles par défaut reprenant les exigences de la charte :
- port d'un badge professionnel par les personnes exerçant une activité d'information promotionnelle ;
- respect des règles générales d'identification, d'accès et de circulation à l'établissement et aux structures internes ;
- accès interdit aux structures à accès restreint sans accord préalable des responsables des structures concernées à chaque visite ;
- organisation préalable de la rencontre et respect des modalités (rencontres collectives ou individuelles), horaires, durées et lieux définis ;
- recherche de l'assurance que le professionnel de santé [connait la personne qu'il rencontre] ;
- pas de rencontre des personnels en formation sans accord préalable du cadre responsable ou du cadre de la structure ;
- pas de rencontre des internes sauf en présence ou avec l'accord préalable du praticien qui les encadre ;
- pas de recherche de données spécifiques (consommation, coût…) propres aux structures internes et aux prescripteurs.
Si l'établissement a des règles propres dont l'entreprise a connaissance, l'entreprise les prend en compte dans son courrier à l'établissement.
Ces règles sont centralisées et formalisées par l'entreprise.
Commentaire :
L'objectif de ces règles d'organisation est d'éviter de perturber le bon fonctionnement de l'établissement de santé, d'entraver la dispensation des soins et d'éviter les « rencontres couloir », trop courtes pour une information de qualité.
(15) Selon l'article L6111-1 du code de la santé publique, les établissements de santé, quel que soit leur statut, « assurent le diagnostic, la surveillance et le traitement des malades, des blessés et des femmes enceintes. Ils délivrent les soins avec hébergement, sous forme ambulatoire ou à domicile, le lieu de domicile pouvant s'entendre du lieu de résidence ou d'un établissement avec hébergement relevant du code de l'action sociale et des familles. (…) ».