Données collectées et traitées.
A titre liminaire, la commission rappelle que des données à caractère personnel ne peuvent être collectées que si elles sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.
Le responsable de traitement doit dès lors être en mesure de justifier du caractère nécessaire des données à caractère personnel effectivement collectées.
Sous cette réserve, pour préparer et gérer un contentieux, une personne physique ou une personne morale peut collecter et traiter des données relatives à :
- l'identification des personnes mises en cause, des victimes, des témoins et des auxiliaires de justices mandatés dans la procédure (nom ; nom d'usage ; prénoms ; sexe ; date et lieu de naissance ; nationalité ; adresse, numéros de téléphone et de fax ; adresse électronique) ;
- des infractions, condamnations ou mesure de sûreté, en particulier :
- les faits litigieux à l'origine de la procédure ;
- les informations, documents et pièces recueillis tendant à établir des faits susceptibles d'être reprochés : constat ; témoignage ; attestation ; mise en demeure ; compte rendu d'une enquête consécutive à une alerte professionnelle ; images extraites d'un dispositif de vidéosurveillance ; « logs » extraits d'un outil de sécurisation des ressources informatiques ; fiche de constat des faits ; dépôt de plainte ; certificat médical ;
- les caractéristiques du contentieux : date de début et de clôture du litige, juridiction saisie, date de l'assignation, date d'audience, état de la procédure, nature et objet des demandes, griefs, argumentations, observations et avis des représentants légaux, date du jugement ;
- la date, la nature, les motifs, les montants et les éventuels échelonnements des condamnations ;
- les commentaires relatifs à la description et au suivi de la procédure.
La commission précise qu'il est possible, pour établir des faits susceptibles d'être reprochés, de traiter des données relatives à la vie professionnelle, à la vie personnelle, à des informations économiques et financières ou à la santé, sous réserve que les données en question soient indispensables pour atteindre l'une des finalités prévues à l'article 1er de la présente délibération.