Annexes de la liste des pièces justificatives
Annexe A. - Frais de déplacement des agents
Annexe B. - Etat de frais de changement de résidence
Annexe C. - Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires
Annexe D. - Enonciation des mentions devant figurer sur le procès-verbal ou le certificat administratif pour le paiement d'un acompte
Annexe E. - Enonciations devant figurer sur l'état liquidatif des révisions et/ou des actualisations de prix
Annexe F. - Mentions relatives à l'affacturage
Annexe G. - Caractéristiques formelles des marchés publics et des accords-cadres
Annexe H. - Mentions obligatoires devant figurer dans un contrat de partenariat
Annexe I. - Tableau mensuel de service
Définitions et principes
1. Collectivités
Dans la présente nomenclature, le terme «collectivité» s'entend aussi bien des collectivités territoriales que des établissements publics locaux et des établissements publics de santé (EPS) visés à l'article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales. Ce terme peut également viser les associations syndicales de propriétaires dotés d'un comptable public.
2. Décision
La pièce émane, selon le cas, par exemple du conseil municipal, du conseil général, du conseil régional, ou du conseil d'administration (« délibération ») ; de l'organe régulièrement habilité à agir en leurs lieu et place (commission permanente du conseil général ou du conseil régional, par exemple), ou de l'autorité exécutive (arrêté municipal ou arrêté du président du conseil régional, par exemple).
Lorsque la pièce justificative est un certificat émis par l'ordonnateur, la valeur probante de cette attestation suppose qu'elle soit signée par l'ordonnateur ou son délégataire tout comme un arrêté. Par contre, l'ordonnateur n'a pas l'obligation de signer une délibération produite au comptable dans la mesure où il en certifie le caractère exécutoire (cf. article. D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales).
Le budget (budgets primitif et supplémentaire, budgets principal et annexes, états annexes) constitue une délibération que l'ordonnateur exécute dans la limite des crédits ouverts. Toutefois, en ce qui concerne la section de fonctionnement, une délibération spécifique doit être produite lorsque la réglementation en vigueur exige une intervention particulière de l'assemblée délibérante pour autoriser une dépense (approbation préalable de conventions ou de taux par l'assemblée).
De la même façon, en ce qui concerne la section d'investissement, le budget est considéré comme délibération suffisante pour permettre à l'ordonnateur d'effectuer la dépense sans autre autorisation, dans la mesure où les crédits font l'objet d'une inscription clairement individualisée et où la réglementation en vigueur ne prescrit pas expressément une décision particulière de l'assemblée délibérante.
L'Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (EPRD) constitue une décision (délibération pour les offices publics de l'habitat, décision du directeur pour les EPS) que le directeur exécute. Le directeur n'est tenu que par les crédits de personnels permanents inscrits à l'EPRD, ou par l'ensemble des crédits en cas d'arrêt de l'EPRD par le directeur de l'Agence Régionale de Santé (ARS), s'agissant des EPS, ou le préfet, s'agissant des offices publics de l'habitat (OPH).
Concernant particulièrement les établissements publics de santé, les décisions émanent essentiellement du directeur, qui peut déléguer sa signature.
S'agissant des associations syndicales de propriétaires dotées d'un comptable public, l'assemblée délibérante est le syndicat.
3. Le cas échéant, s'il y a lieu, production de la pièce justificative
Ces termes sont utilisés dans la présente liste des pièces justificatives dans les cas suivants :
Première hypothèse :
La production de la pièce justificative est subordonnée à la réalisation de conditions particulières prévues par la réglementation ou la collectivité :
Exemple. - Prêts et avances (rubrique 71) :
La justification des sûretés n'est exigée à l'appui du paiement que dans l'hypothèse où la délibération portant octroi du prêt l'exige.
De même, une collectivité ou un établissement public local qui accorde à un organisme de droit privé une subvention d'un montant supérieur à certain seuil (article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000) doit justifier de la passation d'une convention avec ledit organisme (rubrique 711).
Deuxième hypothèse :
La réglementation spécifique à une collectivité ou à un établissement public pouvant déroger à une réglementation commune, la pièce justificative est elle-même spécifique : par exemple, reversement d'excédents de budgets annexes (rubrique 13).
La décision de reversement d'un excédent de budget annexe ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier l'autorise.
4. L'utilisation de la liste des pièces justificatives pour le contrôle de la dépense
Les principes de mise en œuvre de la présente liste des pièces justificatives sont :
- La neutralité : La liste ne modifie pas les réglementations en vigueur. Elle n'en est que la conséquence.
- L'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles.
- Le caractère obligatoire : La liste est obligatoire en ce qu'elle constitue à la fois le minimum et le maximum des pièces justificatives exigibles par le comptable. Elle s'impose à la fois aux ordonnateurs, aux comptables et aux juges des comptes.
Le contrôle hiérarchisé de la dépense permet au comptable de moduler ses contrôles en fonction des risques et des enjeux identifiés dans le respect des normes définies par le ministre en charge du budget. Cette modulation porte sur le moment du contrôle (contrôle a priori ou a posteriori) le champ du contrôle (contrôle exhaustif ou par échantillon) et l'intensité des contrôles (réaliser tout ou partie des contrôles), conformément aux dispositions émanant de l'arrêté du 25 juillet 2013 portant application du premier alinéa de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense.
En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le comptable et l'ordonnateur peuvent convenir de mettre en place un dispositif de contrôle allégé partenarial, selon la procédure décrite à l'arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales portant fixation des modalités de justification des dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé. Dans ce cas, l'ordonnateur est dispensé de produire les pièces justificatives, selon les modalités prévues par la convention signée à cet effet et dans la limite des dépenses inférieures ou égales à 400 euros.
5. Autofacturation et pièces justificatives sous forme dématérialisée
L'article 289-I-2 du CGI autorise le recours à l'autofacturation. Par ce dispositif, la collectivité territoriale ou l'établissement public local émet une facture au nom et pour le compte de son fournisseur. La collectivité ou l'établissement conserve la facture originale et envoie le double de cette facture à son fournisseur.
Dans cette hypothèse, le fournisseur doit donner expressément un mandat écrit et préalable au tiers ou au client pour émettre matériellement les factures en son nom et pour son compte (article 242 nonies de l'annexe II au CGI). Le mandat doit prévoir que « le fournisseur conserve l'entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation et de ses conséquences au regard de la TVA ».
Le mandat est délivré soit pour une série d'opérations données, soit pour tout ou partie des opérations réalisées par le mandant sur une période déterminée par le contrat. Ce mandat doit être communiqué au comptable public à l'appui du premier mandat/ordonnancement de dépense concerné. Les mandats de dépenses suivants y font référence.
Dans les conditions définies par le ministre en charge du budget et avant la conclusion de ce mandat, l'ordonnateur doit obtenir l'avis du comptable, notamment sur la forme des factures qu'il va ainsi émettre, qu'elles soient ou non dématérialisées, sur les modalités qu'il va mettre en œuvre au sein de ses services pour vérifier la réalité du service fait et sur les conditions de computation du délai global de paiement qui en découlent. Les factures doivent contenir toutes les mentions obligatoires prévues par l'article 242 nonies A à l'annexe II du CGI. Il est recommandé de faire figurer expressément la mention que « la facture est établie par X au nom et pour le compte de Y ».
Les conditions de la dématérialisation des pièces justificatives et de leur transmission, électronique ou non, sont fixées par l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales et précisées par l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique. Leur mise en œuvre suppose la conclusion préalable d'une convention entre l'ordonnateur et le comptable.
0.Pièces communes
01.Qualité de l'ordonnateur
1. Le cas échéant, selon le cas, décision désignant l'ordonnateur ou décision de délégation.
2. Le cas échéant, mention sur le bordereau de mandats de l'empêchement de l'ordonnateur (1).
(1) Cette disposition est exclue dans l'hypothèse de la signature par délégation.