Lorsque l'institution du délégué de bord n'a pas été mise en place ou renouvelée, un procès-verbal de carence est établi par le capitaine à la date où elle aurait dû être mise en place ou renouvelée. Le capitaine le porte à la connaissance des gens de mer, de l'armateur et de l'inspecteur du travail par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information.