Article 2
Questions financières
Le Gestionnaire.
1. Le Gestionnaire créera un compte du grand livre séparé, conformément à son règlement financier et à ses règles de gestion financière, pour la réception et l'administration des fonds reçus en application d'accords administratifs (ci-après, le " Compte du Fonds "). Le Compte du Fonds sera administré par le Gestionnaire, conformément aux règlements, règles, directives et procédures qui lui sont applicables, y compris ceux qui concernent les intérêts. Le Compte du Fonds sera exclusivement soumis aux procédures de vérification internes et externes prévues par les règlements, règles, directives et procédures de nature financière applicables au Gestionnaire.
2. Le Gestionnaire n'absorbera pas les gains ou pertes de change qui augmenteront ou diminueront les fonds disponibles aux fins de versements aux Organisations bénéficiaires.
3. Le Gestionnaire sera habilité à affecter des frais administratifs d'un pour cent (1 %) du montant versé par chaque donateur signataire d'un accord administratif au paiement des coûts du Gestionnaire liés à l'exécution de ses fonctions telles que décrites dans le présent Protocole d'entente.
4. Sous réserve des fonds disponibles, le Gestionnaire procédera à des versements à l'aide du Compte du Fonds conformément aux TdR pour le Fonds et au présent Protocole d'entente, selon les instructions du conseil d'administration du Fonds, conformément au budget indiqué dans le document programmatique, tel que périodiquement modifié par le conseil d'administration du Fonds. Les versements seront composés de coûts directs et indirects, tels qu'indiqués dans le Projet approuvé.
5. Le Gestionnaire effectuera normalement chaque versement dans un délai de trois (3) à cinq (5) jours ouvrables à compter de la réception des instructions du conseil d'administration du Fonds conformément aux TdR, accompagnées d'une copie du document programmatique pertinent approuvé, signé par l'ensemble des parties concernées. Le Gestionnaire transférera des fonds à chaque Organisation bénéficiaire par virement électronique en dollars des Etats-Unis.
6. Si le solde du Compte du Fonds à la date du versement prévu est insuffisant pour procéder au versement intégral, le Gestionnaire consultera le conseil d'administration du Fonds et effectuera un versement partiel, le cas échéant, selon les instructions du conseil d'administration du Fonds, à condition que ce versement partiel n'excède pas les fonds disponibles sur le Compte du Fonds.
Article 3
Rapports
1. Le Gestionnaire fournira au Conseil du Fonds, aux donateurs et aux Organisations bénéficiaires les rapports suivants, basés sur les rapports qui lui auront été fournis par chaque Organisation bénéficiaire :
a) Un rapport financier annuel consolidé sur les activités mises en œuvre au titre du Fonds au 31 décembre, à fournir au plus tard le 31 mai après la fin de l'année civile ;
b) Un rapport financier consolidé final, après l'achèvement de toutes les activités du projet financées par le Fonds, y compris la dernière année desdites activités, à fournir au plus tard le 31 juillet de l'année suivant la clôture financière du Fonds. Le rapport final contiendra un résumé des résultats et réalisations au regard des buts et objectifs du Fonds.
2. Sur la base des informations qui lui auront été communiquées par chaque Organisation bénéficiaire, le secrétariat du Fonds fournira au conseil d'administration du Fonds, au donateur et aux Organisations bénéficiaires les rapports suivants :
a) Des rapports intérimaires descriptifs consolidés annuels, basés sur les rapports intérimaires descriptifs annuels reçus des Organisations bénéficiaires, à fournir au plus tard cinq mois (le 31 mai) après la fin de l'année civile ;
b) Un rapport descriptif consolidé final, basé sur les rapports descriptifs finaux reçus des Organisations bénéficiaires après l'achèvement des activités prévues dans le document programmatique approuvé, y compris la dernière année desdites activités, à fournir au plus tard sept mois (le 31 juillet) après la clôture financière du Fonds. Le rapport descriptif consolidé final contiendra un résumé des résultats et réalisations au regard des buts et objectifs du Fonds ;
3. Le Gestionnaire communiquera également au conseil d'administration du Fonds, au donateur et aux Organisations bénéficiaires, les états suivants sur ses activités en tant que Gestionnaire :
a) Un état financier annuel certifié (" Source et utilisation des fonds " tel que défini par les directives de l'UNDG), à fournir au plus tard cinq mois (le 31 mai) après la fin de l'année civile ; et
(b) Un état financier annuel certifié (" Source et utilisation des fonds "), à fournir au plus tard sept mois (le 31 juillet) après la clôture financière du Fonds.
4. Les rapports consolidés et les documents connexes seront publiés sur la page internet du Fonds, sur le portail du Bureau MPTF.
Article 4
Suivi et évaluation
1. Le suivi et l'évaluation des projets seront assurés par les Organisations bénéficiaires concernées conformément aux dispositions contenues dans les Projets approuvés, qui devront être conformes aux règlements, règles et procédures respectifs des Organisations bénéficiaires.
2. Le Conseil du Fonds peut en outre demander une évaluation ou un examen indépendant(e) des opérations du Fonds.
Article 5
Vérification
1. Le Gestionnaire et les Organisations bénéficiaires feront l'objet d'une vérification conformément à leurs propres règlements financiers et à leurs propres règles de gestion financière.
Article 6
Communication
1. Le Gestionnaire, en consultation avec le conseil d'administration du Fonds, veillera à ce que les décisions concernant l'examen et l'approbation du Fonds, ainsi que les rapports périodiques relatifs à l'avancement de la mise en œuvre du Fonds et les évaluations externes y relatives soient publiés, s'il y a lieu, sur le site internet du Fonds, sur le portail du Bureau MPTF. Lesdits rapports et documents pourront inclure les programmes approuvés par le conseil d'administration du Fonds et les programmes en attente d'approbation, ainsi que les rapports financiers annuels et intérimaires sur le niveau des fonds et les évaluations externes, le cas échéant.
Article 7
Expiration, modification et résiliation
1. Le présent Protocole d'entente expirera lors de la dissolution du Fonds, sous réserve du maintien en vigueur du paragraphe 4 ci-dessous aux fins qu'il prévoit, à moins qu'il ne soit résilié plus tôt par l'une ou l'autre Partie, moyennant un préavis de trente (30) jours adressé à l'autre Partie.
2. Le présent Protocole d'entente ne pourra être modifié que par accord écrit des participants.
3. Les fonctions du Gestionnaire prendront fin à la clôture du Fonds, sous réserve du maintien en vigueur du paragraphe 4 ci-dessous aux fins qu'il prévoit, sauf si les Nations unies mettent fin plus tôt à ces fonctions.
4. Les engagements souscrits par les Parties aux termes du présent Protocole d'entente survivront à l'expiration ou à la résiliation des présentes dans la mesure nécessaire pour permettre la conclusion ordonnée des activités ou le transfert de ces activités aux Nations unies. Le solde résiduel du Compte du Fonds sera transféré aux Nations unies ou utilisé aux fins convenues par les Nations unies et le Gestionnaire. Le solde des comptes du grand livre séparé des Organisations bénéficiaires sera utilisé aux fins convenues par le conseil d'administration du Fonds ou restitué aux donateurs en proportion de leur contribution au Fonds, suivant la décision du Conseil d'administration du Fonds et des donateurs.
Article 8
Notifications
1. Toute mesure requise ou autorisée aux termes du présent Protocole d'entente pourra être prise au nom des Nations unies par la présidence du conseil d'administration du Fonds ou son/sa représentant(e) désigné(e), et au nom du Gestionnaire par le Coordinateur exécutif du Bureau MPTF, ou son/sa représentant(e) désigné(e).
2. Toute notification ou demande requise ou autorisée aux termes du présent Protocole d'entente devra être adressée par écrit à la présidence du conseil d'administration du Fonds et au Coordinateur exécutif du Bureau MPTF au PNUD. Une telle notification ou demande sera considérée comme ayant été dûment communiquée si elle a été remise en main propre ou adressée par courrier ou par tout autre moyen de communication convenu à la partie à laquelle elle doit être communiquée, à son adresse telle qu'indiquée à l'annexe C au présent Protocole d'entente ou à toute autre adresse qu'elle aura précisée par écrit à la partie communiquant une telle notification ou demande.
Article 9
Entrée en vigueur
1. Le présent Protocole d'entente entrera en vigueur lors de sa signature par des représentants dûment habilités des Participants et demeurera pleinement en vigueur jusqu'à son expiration ou sa résiliation.
Article 10
Règlement des différends
1. Les Parties mettront tout en œuvre pour régler à l'amiable les différends, litiges ou réclamations résultant du présent Protocole d'entente ou de toute violation, résiliation ou nullité de celui-ci. Si les Parties ne parviennent pas à trouver une solution mutuellement acceptable, après un examen complet et minutieux par l'administrateur du PNUD et le secrétaire général adjoint du Bureau des affaires politiques, la question sera présentée pour règlement au secrétaire général des Nations unies.
EN FOI DE QUOI, les soussignés, représentants dûment habilités des Participants, ont signé le présent Protocole d'entente en anglais en deux exemplaires.
Pour le PNUD :
Nom : Bisrat Aklilu.
Titre : coordinateur exécutif, Bureau MPTF.
Date : 21 décembre 2012.
Pour les Nations unies :
Nom : Jeffrey Feltman.
Titre : secrétaire général adjoint DPA.
Lieu : New York.
Date : 20 décembre 2012.
ANNEXE C
NOTIFICATION
Pour les Nations unies :
Nom : Jeffrey Feltman.
Titre : secrétaire général adjoint.
Adresse : Room S-3520, Department of Political Affairs,
United Nations, NY 10017.
Téléphone : + 1 212 963 5055.
Télécopie : + 1 212 963 5065.
Mél : singhal@un.org.
Pour le Gestionnaire du PNUD :
Nom : Bisrat Aklilu.
Titre : coordinateur exécutif, Bureau MPTF, PNUD.
Adresse : 730 Third Avenue, 20th Floor, New York,
NY10017, USA.
Téléphone : + 1 212 906 6680.
Fax : +1 212 906 6990.
Mél : bisrat.aklilu@undp.org.