La tenue d'une comptabilité-matières est obligatoire dans tous les établissements publics de santé.
La comptabilité-matières comprend toutes les opérations relatives aux entrées ou sorties des denrées, objets de consommation, matières premières, produits pharmaceutiques, fournitures et objets mobiliers de toute nature (décret du 9 septembre 1899, modifié le 9 août 1919).
Le responsable des services économiques peut notamment se voir confier les différentes missions suivantes :
- l'engagement des commandes que celles-ci relèvent ou non de l'exécution de marchés ou de contrats de prestations de services (signature des bons de commande) ;
- le contrôle des livraisons effectuées dans les magasins placés sous sa responsabilité ;
- la liquidation des factures ;
- la gestion des magasins généraux ;
- la tenue de la comptabilité des stocks ;
- la conservation de certains biens mobiliers (matériel et outillage, mobilier, matériel de transport, etc.) ;
- la tenue de la comptabilité d'inventaire ;
- la régie d'avances ;
- la régie de recettes (éventuellement).
La comptabilité des stocks et en-cours ou comptabilité de matières consommables est tenue en quantité et en valeur par le responsable des services économiques. Dans les établissements n'ayant pas de responsable de services économiques, la comptabilité matière peut être suivie par une autre personne préposée nommée par l'ordonnateur.
Elle traduit dans ses mouvements la politique d'approvisionnement des services, les spécialités des articles tenus en stocks, et la capacité de l'établissement à éviter les surstockages et les ruptures de stocks tout au long de l'exercice.
Dans le cadre des crédits budgétaires autorisés, le responsable des services économiques délivre et signe les bons de commande qui sont adressés aux différents fournisseurs, et suit à travers les résultats de la comptabilité des dépenses engagées l'évolution des besoins et des consommations des services.
La gestion des stocks et en-cours qui nécessite tout d'abord une connaissance approfondie des besoins des services, implique également une identification permanente des ressources des fournisseurs hospitaliers et une maîtrise des aléas liés aux approvisionnements (délais de livraison, frais de transport, etc.).
La réception des matières premières, fournitures et produits dans les magasins doit être techniquement organisée de manière à permettre un contrôle très strict des livraisons. La réception doit en principe être effectuée dans les magasins placés sous l'autorité du responsable des services économiques par des agents spécialement habilités à contrôler la conformité des livraisons avec le détail des bons de commande tant sur le plan quantitatif que sur le plan qualitatif. Ce travail réalisé, les matières premières, les fournitures et les produits sont ensuite dirigés vers les services destinataires au fur et à mesure des besoins exprimés.
En fin d'année, le compte de gestion établi par le responsable des services économiques est présenté en conformité avec le compte financier de l'établissement.
Le comptable-matières est responsable de sa gestion. Il exerce ses fonctions sous le contrôle du directeur ou du directeur général.
A ce titre, le directeur de l'établissement, ordonnateur principal lui délègue le pouvoir d'engagement et de liquidation des dépenses dans le cadre des attributions réglementaires qui sont les siennes.
Il est assujetti à un cautionnement conformément aux lois et règlements en vigueur.
Le produit des ventes doit être versé dans la caisse du comptable de l'établissement, au moins une fois par quinzaine.
Il est responsable des magasins où sont stockés les denrées, objets de consommation, matières premières, fournitures et objets mobiliers dont il a la charge.
Les agents des services économiques et des magasins à qui sont confiées des tâches d'enregistrement, de contrôle des livraisons, de conservation de denrées et fournitures diverses, de distribution aux services et, éventuellement, si la taille de l'établissement l'exige, d'engagement et de liquidation, sont placés sous la responsabilité du comptable-matières.
2. Gestion des magasins
L'organisation des différents magasins dépend essentiellement de la taille de l'établissement, des capacités de stockage qu'il possède et de la décentralisation des points de livraison.
Il existe en général quatre grandes catégories de magasins :
- le magasin de la pharmacie, où sont stockés les produits pharmaceutiques, les produits à usage médical figurant dans les subdivisions du compte 321, à l'exception des produits sanguins ;
- le magasin central où sont stockés la plupart des articles tenus en stocks (produits finis, petits matériels, conserves alimentaires, fournitures hôtelières, produits d'entretien...) ;
- les services techniques (ou ateliers) si l'activité de ces services et l'organisation de l'établissement exigent des points de livraison distincts du magasin central ;
- des services logistiques tels que les cuisines, la blanchisserie, ou les garages, si la spécificité des articles (produits alimentaires frais, produits lessiviers, combustibles...) implique que les points de livraison soient très proches des services consommateurs.
Par ailleurs l'aménagement des locaux doit permettre de maintenir les matières premières, les fournitures et les produits en bon état de conservation physique, de réduire au maximum les trajets de desserte, de faciliter les livraisons des fournisseurs, et enfin d'assurer une surveillance rigoureuse des locaux de manière permanente.
L'organisation des magasins comporte obligatoirement :
- un bordereau des entrées qui est constitué par la réunion des différents bordereaux qui ont été tenus au cours de l'année ;
- des fiches de magasins ou fiches de casier correspondant au code des matières stockées (une fiche par article).
Lors de chaque livraison, le responsable des magasins l'enregistre sur le bordereau des entrées et sur la fiche de casier correspondante qui comportent la date de la commande, le numéro du bon de commande, la provenance du produit et les quantités livrées. Cette procédure, qui peut être dématérialisée, ne concerne bien évidemment que les articles dont le suivi a été décidé par l'ordonnateur dans la comptabilité des stocks et en-cours.
Toute réception conforme au détail de la commande est consignée soit sur une fiche de réception spécifique, soit sur un exemplaire du bon de commande destiné ultérieurement à assurer la liquidation de la facture.
Les bons de livraison remis par les fournisseurs ou les livreurs, les fiches de réception, les fiches de casier et tout autre document d'entrée sont régulièrement contrôlés par le responsable des services économiques ou son représentant à l'appui du bordereau mensuel des entrées.
Chaque service établit ses besoins, en général hebdomadaires, sur un bon ou bordereau de sortie à usage interne, document dûment visé par le responsable des services économiques ou un agent désigné à cet effet, qui est ensuite adressé aux magasins.
Dès réception de ce document, les livraisons sont effectuées aux services demandeurs et les quantités sont enregistrées sur le bordereau des sorties, les quantités en stock sont ensuite dégagées sur les fiches de magasin ou les fiches de casier à la suite de chaque mouvement d'entrée ou de sortie. Cette inscription doit également rappeler le numéro du bon ou du bordereau de sortie, la date de distribution et le service destinataire du produit sorti.
3. Comptabilité des stocks et en-cours
La comptabilité des stocks et en-cours a des objectifs liés :
- à la comptabilité générale. Elle a pour objet essentiel d'appréhender l'évolution des achats, notamment en suivant les mouvements des matières premières, des fournitures et des produits entre les magasins et les services utilisateurs ;
- à la comptabilité analytique. Les sorties de stocks enregistrées sur les comptes concernés (compte 94 - Stocks) doivent permettre de valoriser les consommations par service.
La comptabilité des stocks et en-cours doit décrire en quantité et en valeur tous les mouvements des articles stockés à l'intérieur de l'établissement. Elle s'établit à partir d'un certain nombre de documents réglementaires fournis selon une périodicité variable.
3.1. Registres à ouvrir
La comptabilité des stocks est tenue par le responsable des services économiques, qui enregistre les mouvements des articles stockés dans l'établissement en quantité et en valeur sur les registres suivants :
- le journal des stocks ;
- le grand livre des stocks.
Ces documents sont conçus pour être servis simultanément par écriture unique en faisant usage de la duplication ou par tout autre support de caractère informatique.
Les établissements peuvent, pour faciliter l'exécution du service, scinder le journal des stocks en deux registres, l'un pour les entrées, l'autre pour les sorties.
Le journal des stocks est aménagé pour permettre de suivre l'emploi des crédits budgétaires autorisés, que ces crédits relèvent des inscriptions figurant à l'EPRD approuvé, des virements de crédits pratiqués à l'initiative de l'ordonnateur ou des décisions modificatives également approuvées par le directeur de l'agence régionale de santé.
3.2. Journal des stocks-entrées
La valeur du stock final qui apparaît au compte de gestion du responsable des services économiques de l'exercice précédent est inscrite en début d'exercice, au journal des stocks-entrées au titre de la balance d'entrée de l'exercice concerné.
Toutes les entrées d'articles tenus en stocks constatées au cours de l'exercice sont enregistrées au journal des stocks-entrées dans un ordre chronologique.
Les écritures d'entrée sont passées après contrôle des bordereaux d'entrées et fiches de réception qui doivent être en totale adéquation avec le détail des différents éléments des factures. Ces documents portent l'indication du numéro de compte budgétaire ouvert à la nomenclature des comptes et également le numéro de code-matières.
La valeur de chaque entrée est inscrite dans la colonne de dépouillement correspondant à l'article en stock désigné dans le code-matières de l'établissement. Les totaux par provenance sont dégagés dans les colonnes du journal des stocks-entrées réservées à cet effet. Le montant des sommes inscrites dans ces colonnes est additionné pour être comparé au total général des entrées qui doit également correspondre à la somme des totaux des colonnes de dépouillement par nature. Les quantités sont indiquées dans la colonne entrées-quantités qui ne fait l'objet d'aucune totalisation.
Lorsque le responsable des services économiques n'est pas en possession des documents (factures, mémoires, décomptes partiels, etc.) lui permettant de passer en temps utile les écritures d'entrées, il doit constater une entrée provisoire sur la base d'un prix unitaire évaluatif déterminé, issu ou non du calcul d'un prix moyen unitaire pondéré. Dès réception de la facture, il est passé une écriture complémentaire de régularisation pour corriger l'écart résultant de l'inscription de l'entrée évaluative.
En fin de gestion, le détail des opérations inscrites au journal des stocks-entrées doit correspondre au détail des opérations portées au débit des comptes 60 hors 606 ouverts au budget de l'établissement au cours de l'exercice.
Compte tenu du dispositif de rattachement des charges à l'exercice qu'elles concernent, les différences qui apparaîtraient à l'issue de cette comparaison ne peuvent résulter que de la constatation d'entrées évaluatives qui n'auraient pas donné lieu à émission de mandats.
Dans cette hypothèse, il est dressé par le responsable des services économiques un état de ces entrées évaluatives pour justifier les différences constatées.
Les écritures complémentaires sont dès lors, à titre exceptionnel, passées dans la gestion suivante sous forme de rectification de la balance d'entrée.
3.3. Journal des stocks-sorties
Toutes les sorties d'articles tenus en stocks, qui correspondent aux consommations des services, sont inscrites au journal des stocks-sorties. Celui-ci peut faire l'objet d'une dématérialisation.
Les écritures sont passées au vu des bons de sorties ou des bordereaux périodiques de sorties.
Les bordereaux de sorties portant indication de l'article et des quantités sorties sont revêtus du visa du responsable des services économiques valant autorisation de sortie et d'une mention de réception apposée par le responsable habilité du service destinataire.
Ces bordereaux de sorties constituent la justification des sorties et doivent être conservés par le responsable des services économiques pendant une durée de cinq années.
Les écritures de sorties sont passées dans les mêmes conditions que les écritures d'entrées, notamment la valeur des quantités sorties est portée dans la colonne de dépouillement correspondant à la nature de l'article consommé.
Pour faciliter la tenue de la comptabilité analytique, les sorties concernant un article déterminé sont passées sur le journal des stocks-sorties en autant de lignes qu'il y a eu de livraisons aux services destinataires. Cette ventilation est conforme au détail figurant sur la fiche de magasin.
Les fiches d'imputation des différentes sections de la comptabilité analytique enregistrent en fait tous les mouvements de sorties réalisés dans la comptabilité du responsable des services économiques.
A la clôture de l'exercice, le total des opérations consignées au journal des stocks-sorties doit correspondre à l'ensemble des opérations portées aux différentes sections de la comptabilité analytique.
3.4. Grand livre des stocks
Le grand livre des stocks qui peut être dématérialisé est constitué par l'ensemble des fiches des matières, fournitures et produits tenus en stocks, à raison d'une fiche par article (modèle 22).
Sur ces fiches de stocks, sont notamment reportés :
- le numéro de compte budgétaire ;
- le numéro de code-matières ;
- le niveau de commande maximum et minimum ;
- l'évolution mensuelle du prix d'achat unitaire moyen ;
- le numéro du bon de commande ;
- la provenance ou la destination ;
- les entrées, les sorties, les stocks existants (en quantité et en valeur).
Pour les matières, fournitures et produits qui peuvent être mesurés en termes identiques, il est recommandé d'ouvrir des fiches à appellation collective telles que : biscuits, eaux minérales, ampoules électriques... de manière à ne pas présenter un détail de codes-matières excessif.
En début d'exercice, les fiches de stocks constituant le grand livre des stocks sont ouvertes en reprenant le résultat du stock initial figurant à la balance d'entrée de l'exercice en quantité et en valeur.
Il peut y avoir intérêt, au surplus, à ouvrir des fiches récapitulatives par compte divisionnaire à trois ou quatre chiffres pour faciliter l'établissement des balances et des prévisions budgétaires et suivre l'exécution du budget. Les indications consignées sur les fiches de stocks ouvertes par article stocké sont, dans ce cas, reportées périodiquement sur les fiches récapitulatives.
Les quantités désignées sur une fiche le sont toujours dans l'unité réglementaire retenue pour l'article auquel la fiche est affectée. Les quantités entrées sont portées dans la colonne « Entrées-quantités » et viennent augmenter le dernier montant exprimant le stock, tel qu'il figure dans la colonne « Stocks-quantités ».
La valeur des entrées est inscrite dans la colonne « Entrées-valeur » et cette valeur vient augmenter la dernière valeur du stock, telle qu'elle figure dans la colonne « Stocks-valeur ».
Les quantités sorties sont portées dans la colonne « Sorties-quantités » et viennent diminuer le dernier montant exprimant le stock tel qu'il figure dans la colonne « Stocks-quantités ».
3.5. Stocks de la pharmacie et autres stocks
3.5.1. Stocks de la pharmacie
Le pharmacien de l'établissement est réglementairement chargé de la gestion des stocks de produits relevant de son activité. Il tient ou fait tenir les mêmes documents que le responsable des services économiques : le journal des stocks-entrées, le journal des stocks-sorties, le grand livre des stocks, les fiches ou feuilles d'imputation par service.
Les résultats de sa comptabilité de stocks sont reportés dans les différents documents tenus par le responsable des services économiques qui procède alors à une véritable consolidation.
3.5.2. Autres stocks spécifiques
D'autres agents de l'établissement peuvent être chargés de la gestion de stocks spécifiques. Ils tiennent comme les pharmaciens les mêmes documents que le responsable des services économiques, les résultats de ces comptabilités de stocks spécifiques sont intégrés dans les différents documents afférents à la comptabilité matière de l'établissement.
Le responsable des services économiques peut, après accord du chef d'établissement, autoriser certains responsables de services à signer des bons de sorties en qualité de délégués. Ces délégués agissent vis-à-vis du responsable des services économiques, comme les régisseurs de dépenses vis-à-vis du comptable de l'établissement.
Les stocks des domaines agricoles issus de l'exploitation de la dotation non affectée sont tenus par le responsable des services économiques. Ils font l'objet d'une comptabilité distincte.
3.6. Balance des comptes de stocks
Une balance des comptes de stocks est produite chaque année et transmise au comptable de l'établissement pour lui permettre de comptabiliser les opérations relatives à la variation des stocks.
Cette balance des comptes de stocks indique par compte à ouvrir à la balance des comptes du grand livre :
- la valeur du stock au 1er janvier de l'exercice ;
- la valeur du stock au 31 décembre de l'exercice.
Il est recommandé d'établir régulièrement, pour les besoins internes de l'établissement, une balance des comptes de stocks qui présente au moins par comptes divisionnaires, les entrées et les sorties réalisées au cours d'une période (modèle 23).
Les principaux éléments de la balance des comptes de stocks sont les suivants :
- la valeur du stock initial ;
- la valeur des entrées de la période ;
- le total des deux valeurs précédentes ;
- la valeur des sorties de la période ;
- la valeur du stock au dernier jour de la période (valeur du stock au dernier jour de la période + valeur des entrées - valeur des sorties).
Afin de ne pas aboutir à l'élaboration de balances de comptes de stocks trop tardives, en raison de retards des fournisseurs dans la transmission des différents éléments de factures, les établissements devront procéder à la valorisation des sorties non encore liquidées par la méthode du coût moyen unitaire pondéré ou éventuellement celle du premier entré-premier sorti.
3.7. Compte de gestion du responsable des services économiques
A la clôture de l'exercice, le responsable des services économiques établit son compte de gestion, c'est-à-dire la balance des comptes de stocks de fin d'exercice au moyen des renseignements figurant sur l'ensemble des fiches de stocks.
Le compte de gestion du responsable des services économiques fait apparaître en valeur et par comptes divisionnaires de classe 6, l'écart entre le stock initial au 1er janvier de l'exercice et le stock final au 31 décembre du même exercice.
La balance des comptes de stocks de fin d'année formant compte de gestion du responsable des services économiques peut comporter des inscriptions issues d'estimations, uniquement dans le cas de rattachement de charges à l'exercice.
Le compte de gestion du responsable des services économiques, après avoir été certifié exact par celui-ci, puis visé et contrôlé par le chef d'établissement ordonnateur du budget, est ensuite adressé au comptable de l'établissement avant la clôture de l'exercice pour lui permettre de rapprocher les opérations de sorties de stocks de ses écritures.
Le responsable des services économiques tient également à la disposition de l'ordonnateur et du directeur de l'agence régionale de santé un état des stocks au 31 décembre pour chaque article stocké qui reprend par numéro de code-matières, en quantité et en valeur, la valeur du stock final.
Les pièces justificatives des entrées et sorties de stocks sont conservées pendant cinq années, par le responsable des services économiques, classées dans l'ordre chronologique d'inscription au journal des stocks-entrées et au journal des stocks-sorties. Ces documents sont tenus à la disposition de l'ordonnateur.
4. Description des opérations budgétaires
Les entrées de stocks sont décrites dans la comptabilité de l'ordonnateur et dans celle du comptable de l'établissement.
En fin d'exercice, les écritures comptables concernant la variation des stocks se traduisent au compte 603 par un débit du montant du stock initial et un crédit du montant du stock final.
En termes budgétaires, ce mode de comptabilisation conduit évidemment à inscription de crédits en dépenses d'un montant égal à celui du stock initial contrebalancé en recettes par le montant du stock final, la différence constituant la variation des stocks.
5. Inventaire des biens meubles et immeubles
5.1. Généralités
Le responsable des services économiques tient un inventaire des biens meubles et immeubles (immobilisations corporelles, compte 21). Ce document, établi annuellement, rassemble toutes les informations actualisées issues de la gestion des fiches d'immobilisations.
Il est ouvert une fiche d'immobilisation par immobilisation ou lot d'immobilisations identiques figurant au compte 21 : terrains, agencements et aménagements des terrains, constructions sur sol propre, constructions sur sol d'autrui, installations techniques, matériel et outillage industriel ainsi que toutes les autres immobilisations corporelles (matériel informatique, mobilier, etc.).
En cas d'application de la méthode des composants, une fiche d'immobilisation est ouverte pour l'immobilisation principale et chacun de ses composants (1). Il convient d'attribuer un numéro d'inventaire propre à chaque composant. Le numéro attribué par l'ordonnateur au(x) composant(s) doit permettre d'établir un lien d'affectation entre ces derniers et l'immobilisation principale, il devra être composé d'une racine commune.
Exemple : si le numéro d'inventaire de l'immobilisation principale est 201000857, celui du composant pourra être 2010008571 (la terminaison 1 correspondant au premier composant).
La méthodologie de comptabilisation des composants est décrite dans le tome 2.
5.2. Fichier des immobilisations
L'inventaire ou fichier des immobilisations est constitué par la réunion de toutes les fiches ou comptes sur lesquels sont inscrites les opérations imputées aux comptes de classe 2 « Comptes d'immobilisations ».
Chaque fiche d'immobilisation présente en principe :
- le numéro et le libellé du compte d'immobilisations ;
- le numéro d'immatriculation donné par l'établissement ;
- la description sommaire de l'immobilisation ;
- l'identification et l'adresse du fournisseur, de l'entrepreneur ou du donateur ;
- la référence du mandat de paiement ;
- la date d'acquisition ;
- le service (ou l'unité) détenteur ;
- le prix d'achat ;
- le mode d'amortissement ;
- le taux d'amortissement ;
- la valeur des amortissements cumulés ;
- la valeur résiduelle comptable ;
- les valeurs actuelles qui deviennent la valeur historique des immobilisations dont la comptabilisation a été régularisée (2) ;
- les frais de démolition ;
- le prix de cession ou le montant de l'indemnité d'assurance reçue à la suite d'une destruction accidentelle ;
- le taux d'assurance ;
- la valeur assurée.
Compte tenu de l'ensemble de ces éléments, le responsable des services économiques doit fournir à l'ordonnateur, dans le cadre de la préparation de l'EPRD, le montant des amortissements qu'il convient d'inscrire dans les comptes concernés de la classe 6 « Comptes de charges ».
5.3. Inventaire annuel
Le responsable des services économiques dresse un inventaire des immobilisations corporelles comptabilisées au compte 21. Cet inventaire peut être effectué par sondage pour certaines catégories de biens. L'inventaire physique est réalisé selon un planning pluriannuel précisant, pour chaque exercice, les catégories de biens qui font l'objet d'une reconnaissance physique, et la période de réalisation des comptages. Les résultats de cet inventaire sont consignés, en détail, sur un état de situation des immobilisations corporelles. Ces résultats doivent être conformes aux écritures de la comptabilité générale. Les différences « en moins » constatées à l'inventaire des biens meubles par rapport aux écritures doivent faire l'objet d'une régularisation. Cette régularisation est assimilée du point de vue budgétaire et comptable à une cession. Ce schéma comptable ne s'applique pas au cas des corrections d'erreurs sur exercices antérieurs (cf. tome 2 de l'instruction M21).
Chaque année, il y a lieu de procéder à l'apurement du fichier des immobilisations par élimination des biens réformés. Un exemplaire de l'état des biens réformés est produit au comptable de l'établissement qui élimine de sa comptabilité les biens en cause.
Pour les biens immeubles dont le suivi est également assuré par le comptable de l'établissement (biens comptabilisés aux comptes 211, 212, 2131, 2138 et 2141, 22, 23 et 24), il doit y avoir une exacte correspondance entre le contenu de l'inventaire de l'établissement et le fichier des immobilisations tenu par le comptable.
En ce qui concerne les immobilisations corporelles comptabilisées aux comptes 2135, 2145, 215 et 218 qui ne sont pas suivies en détail par le comptable de l'établissement, un certificat de concordance avec la comptabilité générale est établi par l'ordonnateur.
Ce certificat est joint à l'état de l'actif produit tous les cinq ans au juge des comptes.
5.4. Protocole Inventaire
Le protocole Indigo Inventaire défini en annexe du présent tome permet au responsable des services économiques de communiquer au comptable au moyen d'un fichier les informations concernant :
- l'enregistrement et le suivi des immobilisations de l'établissement, sous un numéro d'inventaire ;
- la constitution d'un fichier des immobilisations destiné à la production de l'inventaire et de l'état de l'actif.
La tenue de l'inventaire par l'ordonnateur doit être conforme à la réglementation, soit une fiche par bien et par type de compte.
Ce modèle permet lors de l'arrivée du flux Indigo inventaire de compléter les fiches en attente (3) dans l'application Hélios et de les rendre définitives (numéro définitif non modifiable et attribution de la catégorie d'inventaire).
Sont communiquées au moyen du flux Indigo Inventaire toutes les opérations budgétaires concernant la vie d'une immobilisation, dans l'actif de l'établissement ainsi que les intégrations d'immobilisations en cours (non budgétaires), c'est-à-dire :
□ l'acquisition du bien ;
□ les amortissements ou les provisions ;
□ la cession (ou sortie du bien en fonction de la qualification en budgétaire ou non pour les « types » de sorties) ;
□ les intégrations d'immobilisations en cours.
Les données d'inventaire transmises par l'ordonnateur au comptable sont indispensables pour les comptes qui doivent réglementairement être suivis conjointement par l'ordonnateur et par le comptable, car ce dernier assure le suivi des fiches d'inventaires en vue de la production de l'état de l'actif.
Le suivi de l'inventaire des EPS chez le comptable public est réalisé soit de manière détaillée, soit de manière globalisée, selon le compte concerné par l'opération.
Le flux Indigo Inventaire ne concerne pas les comptes faisant l'objet d'un suivi globalisé chez le comptable.
Lorsque le compte d'immobilisation est suivi de manière globalisée dans l'inventaire du comptable, une fiche « globalisée » est générée au moment de la prise en charge de la première pièce budgétaire dans l'application Hélios.
Cette fiche inventaire qualifiée de « globalisée », associée à un numéro système permanent et à un compte d'immobilisation suivi en global, est ensuite abondée tout au long de l'exercice lors des prises en charge successives des pièces budgétaires.
Le comptable communique à l'ordonnateur le numéro permanent de chaque fiche globalisée que ce dernier utilisera à chaque émission de pièce budgétaire correspondante.
Si l'ordonnateur transmet un numéro d'inventaire différent dans un prochain flux H-TITRE ou PES TITRE et H-MANDAT ou PES MANDAT, le système Hélios remplace systématiquement ce numéro par le numéro système de la fiche inventaire globale (tenue par compte et par exercice).
6. Suivi extracomptable des petits matériels et outillages
Le responsable des services économiques peut tenir, s'il l'estime nécessaire, un inventaire extracomptable général, descriptif et sommaire par service (ou unité) pour certains objets mobiliers et matériels qu'il convient plus particulièrement que d'autres de suivre régulièrement (fournitures d'ateliers, de blanchisserie, de cuisine, etc.).
Cet inventaire extracomptable comporte des objets non soumis à l'amortissement dont il convient plus particulièrement de suivre l'utilisation par les services.
L'actualisation du détail de cet inventaire extracomptable est laissée à la libre initiative du responsable des services économiques, qui décide de l'inscription des nouveaux objets et de la radiation des objets réformés ou cédés.
L'établissement de cet inventaire extracomptable suit une périodicité laissée à l'initiative du responsable des services économiques.
Il est toutefois recommandé de procéder au récolement de l'inventaire extracomptable au moins une fois par an, et de contrôler l'état des manquants constatés et des objets réformés en présence des utilisateurs concernés.
L'inscription des objets mobiliers et matériels à l'inventaire extra-comptable n'a pas à être justifiée au comptable de l'établissement et au juge des comptes.