La comptabilité tenue par l'ordonnateur a pour objet :
- de suivre l'exécution de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses (EPRD) en rapprochant les droits constatés des prévisions budgétaires ;
- de permettre la mise en recouvrement, en temps utile, des créances de l'établissement ;
- de décrire les opérations relatives à l'engagement, à la liquidation et au mandatement des dépenses ;
- d'établir le coût des différentes activités de l'établissement ;
- de préparer l'EPRD de l'exercice suivant ;
- de servir au contrôle des opérations effectuées par le responsable des services économiques par le comptable de l'établissement ;
- d'établir le compte financier de l'établissement.
1.2. Registres à tenir
L'ordonnateur doit tenir :
- un journal des titres de recettes formé par la réunion des bordereaux des titres de recettes ;
- un journal des mandats délivrés, formé par la réunion des bordereaux des mandats ;
- un livre d'enregistrement, par exercice et par chapitre (ou compte d'exécution) de l'EPRD, des titres de recettes et des mandats de paiement ;
- un livre d'enregistrement, par exercice et par chapitre, des écritures d'engagement des dépenses.
Le traitement des différentes opérations comptables de l'ordonnateur peut être réalisé par tout procédé approprié.
A la demande du directeur de l'agence régionale de santé, l'établissement devra produire les documents précités sur le support agréé à la date de leur édition.
2. Comptabilité des recettes
2.1. Livre d'enregistrement des titres de recettes par chapitre de l'EPRD
L'ordonnateur ouvre, chaque année, pour chaque chapitre figurant sur les documents budgétaires, un feuillet du livre d'enregistrement des titres de recettes.
Dès que les droits de l'établissement sont susceptibles d'être constatés, il convient de procéder à l'émission des titres de recettes.
Les caractéristiques (dates, numéro du compte d'imputation et numéro du titre) et le montant de chaque titre de recettes sont inscrits dès son émission sur le feuillet budgétaire du chapitre intéressé.
Les annulations ou réductions de titres de recettes de l'exercice sont affectées du signe moins pour leur montant.
Lorsqu'une réduction intéresse un titre émis au cours de l'exercice antérieur, cette réduction est considérée comme une dépense exceptionnelle de l'exercice courant à imputer à une subdivision du compte 67 « Charges exceptionnelles » à ouvrir au compte 673 « Titres annulés (sur exercices antérieurs) ».
Les sommes admises en non-valeur au titre des restes à recouvrer sont portées en dépenses au compte 6541 « Pertes sur créances irrécouvrables - Créances admises en non-valeur ». Corrélativement, la dépréciation qui a pu être inscrite au compte 491 « Dépréciation des comptes de redevables » pour les produits liés à l'hospitalisation ou au compte 496 « Dépréciation des comptes de débiteurs divers » pour les produits non liés à l'hospitalisation et qui est devenue sans objet est reprise au crédit du compte 78174 « Reprises sur dépréciations des actifs circulants - créances ».
En fin d'exercice, les colonnes des feuillets du livre d'enregistrement des titres de recettes sont additionnées.
Le total de chaque colonne est comparé au total des prévisions budgétaires correspondantes. L'écart, s'il en existe un, est porté, pour ordre, au bas de la colonne.
Lorsque des titres de recettes sont destinés à servir durant plusieurs années, seul le montant annuel des sommes à mettre en recouvrement est inscrit sur les feuillets budgétaires. Cette inscription est faite, pour les titres en cours, dès l'ouverture du registre au début de chaque année.
Les feuillets du livre d'enregistrement des titres de recettes peuvent être tenus, au gré des établissements, par tous moyens de traitement appropriés (sous réserve qu'à la demande du directeur de l'agence régionale de santé l'établissement produise les documents précités sur le support agréé à la date de leur édition).
2.2. Journal des titres de recettes
La transmission des titres de recettes au comptable de l'établissement s'effectue suivant les règles fixées par la réglementation en vigueur.
Les informations caractérisant le titre doivent être transcrites simultanément sur le titre et sur le feuillet budgétaire.
3. Comptabilité des dépenses
3.1. Livre d'enregistrement des mandats par chapitre de l'EPRD
Le livre d'enregistrement des mandats par chapitre de l'EPRD peut être tenu, au gré des établissements, par tout moyen technique approprié.
Il se concrétise par deux éléments :
- feuillet budgétaire « Dépenses » ;
- feuillet budgétaire « Dépenses engagées ».
Il peut exister une simultanéité d'écritures entre ces deux feuillets. Pour le suivi budgétaire des dépenses, l'ordonnateur ouvre chaque année au livre d'enregistrement des mandats un feuillet budgétaire « Dépenses » pour chaque chapitre de dépense figurant sur les documents budgétaires et un feuillet budgétaire « Dépenses engagées ».
Les caractéristiques et le montant de chaque mandat et leur référence au numéro d'enregistrement sont inscrits, dès son émission, sur la ligne budgétaire du chapitre intéressé. Le montant total est porté dans la colonne « Montant ».
Les annulations ou réductions de mandats de l'exercice sont affectées du signe « moins » pour leur montant.
En fin d'exercice, les sommes inscrites dans les colonnes « Dépenses » du livre d'enregistrement des mandats sont additionnées. Le total des mandatements est comparé au total des autorisations de dépenses correspondantes.
L'ordonnateur conserve, pour justifier ces écritures, l'original des marchés, avenants, contrats, polices, bons de commandes et autres documents qui constituent la base des obligations souscrites par l'établissement.
3.2. Comptabilité des dépenses engagées
La comptabilité administrative doit permettre de déterminer par chapitre le crédit disponible, c'est-à-dire la différence entre, d'une part, le total des autorisations de dépenses inscrites à l'EPRD et, d'autre part, le total des dépenses engagées non mandatées et le total des mandats émis.
Pour déterminer le crédit disponible au titre d'un chapitre, il est nécessaire d'enregistrer les engagements de dépenses.
Pour le suivi de ces engagements, il est institué un feuillet budgétaire qui est tenu dans les conditions ci-après.
3.2.1. Principes généraux
En application des dispositions de l'article R. 6145-6 du code de la santé publique, l'ordonnateur tient une comptabilité des dépenses engagées pour chacun des chapitres prévus au 2° de l'article R. 6145-3 du code de la santé publique.
Dans un second temps, ce suivi particulier fait l'objet d'une récapitulation agrégée présentée pour chacun des comptes de résultat prévisionnels principal et annexes ainsi que du tableau de financement prévisionnel.
La comptabilité des dépenses engagées doit servir de base au suivi infra-annuel prévu par les articles L. 6145-1 et R. 6145-6 du code de la santé publique ; il est recommandé de procéder à un suivi mensuel au sein de l'établissement.
La tenue de la comptabilité des dépenses engagées est réalisée de la façon suivante :
Première inscription :
La première inscription à effectuer est toujours celle concernant l'ouverture des autorisations de dépenses au budget rendu exécutoire. A ce stade, le crédit ouvert au budget est identique au crédit disponible.
Engagement :
D'une manière générale, l'engagement s'effectue au moyen des bons de commande, des balances de stocks, des tableaux des effectifs, de l'état des dépenses engagées non mandatées de l'exercice précédent.
Le montant prévisionnel de la dépense est inscrit dans la colonne « Engagements ». Il est affecté d'un numéro d'ordre. Le nouveau crédit disponible est obtenu en faisant la différence entre le crédit disponible inscrit précédemment et le montant de l'engagement.
Si un engagement est annulé, son montant est inscrit dans la colonne dégagement ; cette écriture est affectée du même numéro d'ordre que celui de l'engagement.
Le nouveau crédit disponible est obtenu en ajoutant au crédit disponible précédent le montant de l'engagement annulé.
Mandatement :
Lors de l'émission d'un mandat, son montant est inscrit dans la colonne « Mandatements ». Le montant de l'engagement - ou des engagements - correspondant est inscrit dans la colonne « Dégagements ». Si le mandatement est effectué, à titre exceptionnel, sans engagement préalable, aucune somme n'est portée dans la colonne « Dégagements ».
Si le mandatement ne concerne qu'une partie de l'engagement initial, on considère comme dégagé le montant même du mandatement sauf pour le mandatement pour solde, ou c'est alors l'engagement restant qui est inscrit dans la colonne « Dégagements ».
Le nouveau crédit disponible est obtenu en ajoutant, au dernier crédit disponible, le montant du dégagement et en retranchant le montant du mandatement.
Virements de crédits et décisions modificatives :
Les modifications du montant des autorisations de dépenses par virements de crédits ou décision modificative sont portées sur la fiche d'engagement des dépenses en plus ou en moins dans le cadre « autorisation de dépenses ».
La nature de la modification est portée dans la colonne observations.
Arrêt des inscriptions.
Les inscriptions sont arrêtées à la clôture de l'exercice.
Le total des inscriptions est effectué pour chacune des colonnes, engagements, dégagements, mandatements.
Le crédit disponible dégagé par le cumul permanent est égal au montant des autorisations de dépenses diminué, d'une part, du montant des mandatements et, d'autre part, du montant des dépenses engagées non mandatées.
En cas d'écart, celui-ci doit être analysé et l'erreur recherchée et redressée. Le montant des dépenses engagées non mandatées s'obtient en faisant la différence entre les totaux des colonnes engagements et dégagements.
FICHE D'ENGAGEMENT DES DÉPENSES
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Crédits budgétaires |
Cumul |
EXERCICE 20.. |
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EPRD initial |
BUDGET : |
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Virement de crédits |
COMPTE N° : |
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DM |
INTITULE |
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ENGAGEMENTS |
RÈGLEMENTS |
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|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Numéro (1) |
Dates |
N° du bon de commande |
Fournisseurs |
Désignation de l'opération |
Montant des engagements |
Numéro (1) |
Fournisseurs |
Montant des |
Crédit disponible |
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|
Dégagements |
Mandatements |
OBSERVATIONS |
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(1) Numéro identique par opération. |
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3.2.2. Cas particuliers
Travaux échelonnés sur plusieurs années :
Les dépenses imputables au débit du compte 23 « Immobilisations en cours » peuvent faire l'objet de marchés réalisables en plusieurs années. Pour tenir compte de cette particularité, les feuillets budgétaires destinés à suivre les opérations du compte 23 doivent présenter distinctement les engagements intéressant l'exercice en cours et les engagements portant sur les exercices à venir.
A cette fin, la colonne Engagements des comptes intéressés est divisée en deux, la première division étant intitulée « Exercice courant », la seconde « Exercices suivants ». En fin d'exercice, il convient :
- de modifier éventuellement les inscriptions d'engagement suivant les principes posés à l'article précédent ;
- de reporter le montant des engagements inscrits dans la colonne « exercices suivants » au feuillet budgétaire de l'exercice qui va s'ouvrir où ils sont inscrits en détail. Ce feuillet distingue, d'une part, les engagements intéressant le nouvel exercice, d'autre part, les engagements portant sur les autres exercices à venir. Pour effectuer cette distinction, les ordonnateurs se conforment aux principes exposés ci-dessus.
3.2.2. Journal des mandats émis
La transmission des mandats au comptable public s'effectue suivant les règles fixées par la réglementation en vigueur.
Les exemplaires de ce bordereau, conservés par l'ordonnateur et groupés par ordre chronologique dans un classeur, forment le journal des mandats émis.