Après avoir entendu M. Gaëtan GORCE, commissaire, en son rapport, et M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
Les greffiers des tribunaux de commerce mettent en œuvre des traitements de données à caractère personnel permettant la réalisation en ligne des formalités administratives par les entreprises et leurs mandataires, la tenue des registres publics et non publics, la gestion des dossiers inscrits au rôle des audiences du tribunal, le suivi des procédures de mandat ad hoc, de conciliation, de sauvegarde, de redressement judiciaire, de liquidation judiciaire et de rétablissement professionnel, la gestion des fichiers clients, l'établissement de statistiques et la gestion interne de leurs offices.
Investis de missions judiciaires, les greffiers des tribunaux de commerce interviennent dans le processus d'élaboration des décisions de justice. De par la tenue de différents registres légaux, ils sont également amenés à mettre à la disposition des personnes les informations contenues dans ces registres au travers de la délivrance de nombreux actes.
Les conditions de gestion des différents répertoires qui incombent aux greffes des tribunaux de commerce sont fixées par différentes dispositions légales et réglementaires.
Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre des différentes missions qui leur sont confiées sont susceptibles de comporter des données relatives aux infractions et condamnations ainsi que le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques. Dès lors, de tels traitements relèvent de l'article 25-I (3°et 6°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et doivent, à ce titre, être autorisés par la CNIL.
En vertu de l'article 25-II de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la commission peut autoriser par une décision unique une catégorie de traitements qui répondent aux mêmes finalités, portent sur des catégories de données identiques et ont les mêmes destinataires ou catégories de destinataires.
Les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les greffes des tribunaux de commerce aux fins d'exercice de leurs activités sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de cette définition.
Les greffes des tribunaux de commerce qui adressent à la commission une déclaration comportant un engagement de conformité pour les traitements de données à caractère personnel répondant aux conditions fixées par la présente décision unique sont autorisés à les mettre en œuvre.
Tout traitement de données à caractère personnel qui excède le cadre ou méconnaît les exigences définies par la présente autorisation unique doit en revanche faire l'objet d'une demande d'autorisation spécifique.