Destinataires des informations.
La commission rappelle que le responsable d'un traitement de données à caractère personnel est tenu, en application de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, de prendre toutes les garanties utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
A ce titre, le responsable d'un traitement de données à caractère personnel doit, avant de transmettre des données à un organisme, opérer une sélection parmi ces dernières pour s'assurer que le destinataire accède aux seules données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la justification de la communication.
En particulier, s'il est saisi d'une demande de communication de données à caractère personnel par un organisme se prévalant d'une disposition légale à l'appui de sa demande, le responsable du traitement doit s'assurer du caractère obligatoire de la disposition invoquée et veiller à ne transmettre que les données strictement nécessaires.
Dans les limites de leurs attributions respectives, et chacun pour ce qui le concerne, peuvent accéder :
a) Aux données nécessaires à la gestion des demandes de logement social en locatif :
- les employés du responsable de traitement habilités dans le cadre de leurs fonctions à traiter les demandes de logement social en locatif ;
- les travailleurs sociaux habilités à proposer un accompagnement social à l'occasion de l'instruction d'une demande de logement social locative ;
- les organismes autorisés par une disposition légale à obtenir la communication de données à caractère personnel relatives aux demandes locatives de logements sociaux ;
b) Aux données nécessaires à la gestion des demandes de logement social en accession à la propriété :
- les employés du responsable de traitement habilités dans le cadre de leurs fonctions à traiter les demandes de logement social en accession à la propriété ;
- les services ou mandataires chargés de la prospection et de la commercialisation des logements en accession à la propriété, y compris les entités du groupe dont dépend le bailleur social et dont l'objet social vise ces activités ;
- les partenaires financiers chargés de l'élaboration des plans de financement ;
- la personne morale avec laquelle le vendeur a signé une convention pour assurer la sécurisation de l'accession à la propriété ;
- les services instructeurs des dossiers d'agrément dans le cadre des procédures d'accession via un prêt social location-accession (PSLA) ;
- les compagnies d'assurances ;
- les notaires en charge des mutations ;
- les organismes autorisés par une disposition légale à obtenir la communication de données à caractère personnel relatives aux accédants à la propriété ;
c) Aux données nécessaires à la gestion du patrimoine immobilier à caractère social :
- les employés du responsable de traitement habilités dans le cadre de leurs fonctions à gérer un patrimoine immobilier à caractère social ;
- les prestataires et sous-traitants intervenant sur le parc immobilier, en particulier les entreprises intervenant sur les réseaux techniques et les services gérant les réseaux de distribution d'énergie, d'eau et de télécommunications ;
- les compagnies d'assurances ;
- les organismes habilités à mettre en œuvre ou suivre un accompagnement social ;
- pour la gestion des syndicats de copropriétaires dans lesquels le bailleur exerce la mission de syndic et des actions menées en qualité de membre d'un conseil syndical : les copropriétaires, les membres du conseil syndical, les services du syndic chargés de la gestion de la copropriété, les administrateurs provisoires, les syndics judiciaires, les mandataires ad hoc, l'Agence nationale de l'habitat lorsqu'elle apporte une aide à la copropriété ;
- pour la gestion des locaux d'activité, des locaux professionnels et commerciaux : les intermédiaires en charge de la commercialisation des locaux, syndics et gestionnaires de centres commerciaux ;
- les organismes autorisés par une disposition légale à obtenir la communication de données à caractère personnel relatives aux résidents et à leurs parcours résidentiels, ou de données relatives aux demandeurs et titulaires d'un local d'activité, professionnel ou commercial.
d) Aux données nécessaires à la gestion des contrôles d'accès aux zones soumises à une restriction de circulation :
- les employés spécialement habilités par le responsable de traitement à gérer le contrôle des accès aux zones à accès restreint ;
- les prestataires et sous-traitants chargés de l'installation, de la maintenance ou de la gestion du dispositif ;
e) Aux données nécessaires à la gestion de la vidéosurveillance des espaces communs non ouverts au public :
- dans la limite de leurs attributions, les employés spécialement habilités à visualiser et traiter les enregistrements vidéo dans le cadre de leurs fonctions ;
- les prestataires et sous-traitants chargés de l'installation, de la maintenance ou de la gestion du dispositif.
La commission rappelle que les personnes habilitées à consulter des enregistrements vidéo doivent être particulièrement formées et sensibilisées aux règles de mise en œuvre d'un système de vidéosurveillance.