Informations collectées et traitées.
A titre liminaire, la commission rappelle que des données à caractère personnel ne peuvent être collectées que si elles sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.
Le responsable de traitement doit, dès lors, être en mesure de justifier du caractère nécessaire des données à caractère personnel effectivement collectées.
Sous cette réserve, les gestionnaires de patrimoine immobilier à caractère social peuvent collecter et traiter :
a) Pour la gestion des demandes de logement social en locatif :
- données renseignées dans le formulaire unique de demande de logement locatif et son annexe relative au handicap, telles que prévues par l'arrêté du 24 juillet 2013 du ministre de l'égalité des territoires et du logement ;
- caractéristiques complémentaires du demandeur (taux d'effort, reste à vivre, ménage reconnu « DALO », caractère prioritaire de la demande et motif associé, contingent de réservation, demandeur relevant d'un accord collectif d'attribution, périmètre géographique du logement à attribuer) ;
- avis résultant de l'entretien préalable à l'attribution ;
- pièces justificatives listées par l'arrêté du 24 juillet 2013 précité ;
- nature et identité du tiers payeur des loyers, charges, caution ou dépôt de garantie (montant, nature, début et fin de l'engagement) ;
- procès-verbaux des commissions d'attribution de logements sociaux ;
- motifs de non satisfaction de la demande ou d'ajournement du dossier, propositions d'attribution, motifs de refus du demandeur ;
- le cas échéant, identité et coordonnées d'un travailleur social ;
- identification de la compagnie d'assurances du demandeur, type et numéro de police d'assurance, date de début et de fin du contrat ;
b) Pour la gestion des demandes de logement social en accession à la propriété :
- données d'identification des personnes destinées à occuper le logement (prénoms, nom, nom d'usage, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéros de téléphone et de fax, adresse électronique) ;
- données d'identification des services ou mandataires chargés de la commercialisation des logements, ainsi que des partenaires financiers chargés de la mise en place des plans de financement ;
- données relatives à la vie personnelle (situation familiale et matrimoniale ; régime matrimonial) ;
- données relatives à la vie professionnelle (catégorie socioprofessionnelle, nature de l'activité professionnelle, coordonnées de l'employeur, type de contrat de travail) ;
- données relatives aux logements actuels ou souhaités (taille, type, particularités) ;
- informations d'ordre économique et financier (ressources du demandeur ; montant, durée et échéance des crédits en cours ; avis d'imposition ou autre document prévu par la réglementation attestant les ressources ; assurances) ;
- données relatives à la santé des personnes composant le foyer si, et seulement si, la collecte de cette donnée est justifiée par la recherche d'un logement adapté et réalisée avec le consentement exprès de la personne concernée ;
c) Pour la gestion du patrimoine immobilier à caractère social :
- données d'identification des occupants d'un logement, d'un local d'activité, d'un local professionnel ou commercial (prénoms ; nom ; nom d'usage ; n° SIREN, n° SIRET, raison, dénomination et forme sociale pour les locaux d'activité ou commerciaux ; sexe ; date et lieu de naissance ; nationalité ; adresse ; numéros de téléphone et de fax ; adresse électronique ; code interne de traitement permettant l'identification de l'occupant à l'exclusion du numéro de sécurité sociale ; numéro d'allocataire d'une caisse d'allocations familiales ou de mutualité sociale agricole exclusivement pour permettre le versement d'une aide au logement ; numéro d'immatriculation d'un véhicule en cas d'attribution d'un emplacement de stationnement) ;
- données d'identification des représentants légaux et mandataires ;
- données d'identification d'un réservataire de logement ;
- données d'identification et coordonnées des travailleurs sociaux concourant au suivi des occupants d'un logement dans le cadre d'une mesure d'accompagnement social ou d'une mesure de protection de type « mesure d'accompagnement social personnalisé » (MASP) ;
- données relatives à la vie personnelle (situation familiale et matrimoniale ; régime matrimonial ; placement sous curatelle ou tutelle, sous la forme oui/non ; existence d'un accompagnement social, sous la forme oui/non) ;
- données relatives à la vie professionnelle (catégorie socioprofessionnelle ; nature de l'activité professionnelle ; coordonnées de l'employeur ; situation de demandeur d'emploi ; inscription à Pôle emploi ; date de début et de fin d'une indemnisation liée à la perte d'un emploi) ;
- informations d'ordre économique et financier (ressources ; collecteur ou réservataire financeur ; montant du dépôt de garantie, du loyer, de l'aide au logement, du supplément de loyer de solidarité, des charges, des travaux d'entretien, d'amélioration et d'adaptation ; mode de règlement du loyer ; identité bancaire ou postale ; compagnie d'assurances, type et numéro de police d'assurance, garanties souscrites, date de début et de fin de l'assurance, attestation d'assurance) ;
- données relatives à la santé strictement nécessaires à la gestion du patrimoine immobilier et uniquement collectées directement auprès de la personne concernée, ou de son représentant légal, après le recueil d'un consentement exprès ;
- données relatives aux logements, aux locaux d'activité, aux locaux professionnels et commerciaux (plaintes, réclamations et demandes de réparation ou d'adaptation ; dégâts et sinistres ; constats et rapports d'expertise ; coordonnées des entreprises intervenantes ; travaux réalisés ; anomalies d'occupation ; non-respect du bail, à l'exclusion de toute donnée relative à une infraction ; état du logement) ;
- données relatives aux sous-locataires pour l'application des dispositions correspondantes du code de la construction et de l'habitation, notamment ses articles L. 442-8-1 à L. 442-8-3-1 ;
- données nécessaires à la gestion d'un syndicat de copropriétaires dans lequel le bailleur exerce la mission de syndic, de mandataire ad hoc ou d'administrateur provisoire (identité, état civil et domicile des copropriétaires pour la convocation aux assemblées générales ; droits de vote et pouvoirs de représentation ; procès-verbal de réunion ; état des créances et historique des impayés ; liste des débiteurs ; régime matrimonial en cas de cession ; coordonnées des avocats et huissiers ; informations nécessaires à la souscription d'un emprunt au nom du syndicat ; informations nécessaires à la gestion des polices d'assurance et des sinistres affectant les parties privatives ; attestations d'assurance des copropriétaires) ;
- données nécessaires à la gestion des associations foncières urbaines et des associations syndicales libres dans lesquelles le bailleur est membre du syndicat ou exerce la présidence (données d'identification des membres ; mesures de protection ; adaptation des logements) ;
d) Pour la gestion du contrôle d'accès nominatif aux zones soumises à une restriction de circulation :
- données relatives à l'identification des personnes concernées (nom, nom d'usage, prénoms, code interne d'identification à l'exclusion du numéro de sécurité sociale, numéro de téléphone) ;
- données relatives à la restriction de circulation (zone accessible, date de validité de l'accès ; en cas d'accès à un espace de stationnement pour véhicules : numéro d'immatriculation, numéro d'emplacement de stationnement).
Le dispositif ne peut être utilisé que pour filtrer et autoriser l'accès à une zone soumise à une restriction de circulation.
Les données susceptibles de porter atteinte à l'intimité de la vie privée des personnes ne doivent pas être collectées et traitées. En particulier, le dispositif ne doit pas être utilisé pour surveiller ou enregistrer les déplacements des résidents, ce qui implique notamment de ne pas collecter l'historique correspondant (date et heure d'entrée ou de sortie, numéro de la porte utilisée lorsque plusieurs accès sont possibles).
S'agissant des intervenants extérieurs autorisés à accéder temporairement dans des zones soumises à une restriction de circulation, la collecte de l'historique de leurs déplacements est seulement possible pour garantir la sécurité du patrimoine immobilier ;
e) Pour la gestion de la vidéosurveillance des espaces communs non ouverts au public :
- données relatives à l'identification des occupants habituels d'un logement (nom, nom d'usage, prénoms, photographie) ;
- images enregistrées.
Les enregistrements d'un dispositif de vidéosurveillance ne peuvent être utilisés qu'à la suite d'un incident ayant trait à la sécurité des personnes ou des biens. Le dispositif ne peut avoir pour finalité de surveiller en temps réel ou a posteriori les allées et venues des résidents et visiteurs, ainsi que les employés dans le cadre de leurs fonctions.
Les images susceptibles de porter atteinte à l'intimité de la vie privée des personnes ne doivent pas être collectées et traitées. En particulier, un dispositif de vidéosurveillance ne doit pas filmer les portes d'entrée et les fenêtres des logements, ou encore les balcons et les terrasses privatifs.