Les convocations pour les sessions de l'assemblée plénière sont adressées, sauf urgence déclarée par le président, aux membres titulaires du conseil au moins trente jours avant la date fixée pour le début de la session et les suppléants en sont informés.
L'ordre du jour et les dossiers s'y rapportant sont adressés à tous les membres, titulaires et suppléants, dans les mêmes délais. Les membres titulaires qui ne peuvent assister à la session en informent le secrétariat général dans les meilleurs délais. Celui-ci convoque alors les membres suppléants.