Article AUTONOME (Arrêté du 17 février 2014 pris en application de l'article R. 5142-42 du code de la santé publique et relatif à l'état des établissements pharmaceutiques vétérinaires visés à l'article L. 5142-1)

A N N E X E

Ce document est un état des établissements pharmaceutiques au 31 décembre de l'année précédant sa rédaction. Il ne peut tenir lieu de demande de modification telles qu'elles doivent être déposées conformément aux dispositions réglementaires relatives aux conditions d'autorisation ou de déclaration des modifications des établissements pharmaceutiques mentionnées à l'article R. 5142-9 du code de la santé publique.

Présentation générale de l'entreprise
Information sur l'entreprise

Renseignements généraux : le nom de l'entreprise, la dénomination sociale et le nom commercial, le cas échéant, la forme juridique, l'adresse géographique et postale, le cas échéant, les numéros de téléphone et de télécopie du siège social, l'adresse électronique.
Une brève description de l'entreprise, de son fonctionnement en précisant l'effectif, l'appartenance à un groupe et les liens et accords pharmaceutiques avec d'autres entreprises à l'exception des activités de sous-traitance détaillées par établissement.

Informations générales sur les activités

Liste des établissements de l'entreprise

Pharmacien ou vétérinaire responsable, intérimaire

MODÈLE D'ÉTAT D'UN ÉTABLISSEMENT FABRICANT
OU IMPORTATEUR DE MÉDICAMENTS VÉTÉRINAIRES
MODÈLE DE PRÉSENTATION D'UN ÉTAT

Nota. ― Les annexes prévues par ce modèle dont la fiche récapitulative de l'état de l'établissement doivent être renseignées.

1. Informations générales sur le fabricant/importateur
1.1. Coordonnées du fabricant/importateur

Nom et adresse officiels du siège social de l'entreprise à laquelle appartient l'établissement fabricant/importateur.
Nom et adresse physique (géographique) du site, des bâtiments et des unités de production situées sur le site.
Coordonnées du fabricant/importateur incluant le numéro de téléphone des personnes que l'on peut contacter 24 h/24 en cas de défauts ou de rappels de produits.
Numéro d'identification du site comme par exemple les données GPS, le numéro DUNS (Data Universal Numbering System) du site (numéro d'identification unique fourni par la société Dun & Bradstreet) ou tout autre système de localisation géographique.

1.2. Activités de fabrication de produits
pharmaceutiques autorisées sur le site

Numéro et date de l'autorisation d'ouverture de l'établissement.
Brève description des activités de fabrication, d'importation, d'exportation, de distribution et autres activités autorisées.
Type de produits actuellement fabriqués sur le site mais non couverts par l'autorisation d'ouverture en vigueur (cf. annexe 2).
Liste des inspections visant à vérifier la conformité aux bonnes pratiques de fabrication du site au cours des cinq dernières années avec les dates et le nom/le pays de l'autorité compétente ayant réalisé l'inspection, ou une référence à la base de données EudraGMP est à inclure, si disponible.

1.3. Autres activités réalisées sur le site

Autorisations spécifiques (stupéfiants, micro-organismes et toxines, organismes génétiquement modifiés, matières premières à usage pharmaceutique, entrepôts douaniers...).
Description des activités non pharmaceutiques réalisées sur le site, le cas échéant.

2. Système de gestion de la qualité
du fabricant/importateur
2.1. Le système de gestion de la qualité
du fabricant/importateur

Brève description des systèmes de gestion de la qualité utilisés par l'entreprise et référence aux normes utilisées.
Responsables liés au maintien du système de gestion de la qualité.
Informations sur les activités pour lesquelles le site est accrédité et certifié, incluant la date et le contenu des accréditations, le nom des organismes d'accréditation.

2.2. Procédure de libération des produits finis

Description détaillée des qualifications (formation et expérience professionnelle) des personnes autorisées/des personnes qualifiées responsables des procédures de certification et de libération des lots.
Description générale des procédures de certification et de libération des lots.
Rôle de la personne autorisée/personne qualifiée dans la mise en quarantaine et la libération de produits finis et dans l'évaluation de la conformité avec l'autorisation de mise sur le marché.
Délégations mises en place entre les personnes autorisées/personnes qualifiées lorsque plusieurs personnes autorisées/personnes qualifiées sont impliquées.
Information sur les modalités de libération :
a) Libération en temps réel.
b) Libération paramétrique, le cas échéant.
c) Technologie analytique des processus (PAT).

2.3. Gestion des fournisseurs et des sous-traitants

Brève description de la maîtrise de la chaîne d'approvisionnement et de la connaissance des fournisseurs (du programme d'audits externes).
Brève description du système de qualification des sous-traitants, des fabricants de substances actives à usage pharmaceutique (MPUP) et autres fournisseurs critiques de composants.
Mesures prises pour garantir la conformité des produits fabriqués aux directives sur la TSE (encéphalopathie spongiforme animale tansmissible).
Mesures adoptées en cas de suspicion ou d'identification de produits finis, de vrac (comprimés non conditionnés), de principes actifs ou d'excipients contrefaits/falsifiés.
Recours à l'aide scientifique et analytique ou autre aide technique externe liée à la fabrication et à l'analyse.
Liste des fabricants et des laboratoires de sous-traitance avec les adresses, les coordonnées et les diagrammes des chaînes d'approvisionnement pour les activités de fabrication et de contrôle qualité sous-traitées (par exemple, stérilisation des articles de conditionnement primaire pour des processus aseptiques, contrôle des matières premières, etc.). Cette liste doit être présentée en annexe 4.
Brève description du partage des responsabilités entre le donneur d'ordre et le sous-traitant en ce qui concerne la conformité du produit à l'autorisation de mise sur le marché (si non inclus au paragraphe 2.2).

2.4. Gestion des risques qualité

Brève description des méthodes de gestion des risques qualité utilisées par le fabricant/importateur.
Principaux axes de la gestion des risques qualité incluant une brève description de toutes les activités réalisées au niveau Groupe et celles réalisées localement. Brève description du système mis en place pour assurer la continuité de l'approvisionnement afin d'éviter les ruptures.

2.5. Revues de la qualité des produits

Brève description des méthodologies utilisées.

3. Personnel

4. Locaux et équipements
4.1. Locaux

Brève description du site : taille et liste des bâtiments. Si la fabrication pour différents marchés, tel que local, européen, américain, etc. se fait dans des bâtiments différents sur le site, les bâtiments sont listés et les marchés destinataires identifiés (si non décrit au paragraphe 1.1).
Un plan simple ou une description des zones de fabrication en indiquant l'échelle (des plans architecturaux ou techniques ne sont pas requis).
Plans et diagrammes des zones de production (joindre en annexe 6) présentant la classification des locaux et les différentiels de pression entre les zones attenantes et indiquant les activités de production (mélange, remplissage, stockage, conditionnement, etc.) dans les salles. (utiliser un code couleur distinguant les classes revendiquées et les différentiels de pression avec une flèche symbolisant le sens du flux, et avec des données chiffrées sur les pressions et sur les taux de renouvellement).
Plans des magasins et des zones de stockage, présentant les zones spécifiques réservées à la manipulation de substances hautement toxiques, dangereuses et sensibilisantes (le cas échéant).
Brève description des conditions de stockage spécifiques (le cas échéant), mais non indiquées sur les plans.
4.1.1. Brève description des systèmes de traitement d'air (HVAC).
Principes permettant de définir l'approvisionnement en air, la température, l'humidité, les différentiels de pression et les taux de renouvellement d'air (fonctionnement en tout air neuf ou air recyclé [%]).
4.1.2. Brève description des systèmes de traitement d'eau.
Qualités d'eaux produites.
Plans schématiques des systèmes de production et de distribution (joindre en annexe 7).
4.1.3. Brève description des autres utilités importantes comme la vapeur, l'air comprimé, l'azote, etc.

4.2. Equipements

4.2.1. La liste des principaux équipements des laboratoires de contrôle et de production avec identification des équipements critiques est à fournir en annexe 8.
4.2.2. Nettoyage et désinfection.
Brève description des méthodes de nettoyage et de désinfection des surfaces en contact avec les produits (nettoyage manuel, nettoyage en place automatique [CIP], etc.).
4.2.3. Systèmes informatisés critiques pour les BPF.
Description des systèmes informatisés critiques pour les BPF (excluant les automates programmable [PLCs] spécifiques aux équipements).

5. Documentation

Description du système documentaire (électronique, manuel).
En cas de stockage ou d'archivage de documents et d'enregistrements en dehors du site (y compris les données de pharmacovigilance, le cas échéant) : liste des types de documents/d'enregistrements ; nom et adresse du site de stockage et estimation du temps requis pour récupérer des documents archivés hors site.

6. Production
6.1. Types de produits

Type de produits fabriqués incluant :
― liste des formes pharmaceutiques de médicaments à usage vétérinaire fabriqués sur le site (cf. annexe 2) ;
― liste des formes pharmaceutiques de médicaments soumis à des essais cliniques fabriqués sur le site et, en cas de différence par rapport à la fabrication commerciale, informations sur les zones de production et le personnel.
Substances toxiques ou dangereuses manipulées (par exemple : avec une forte activité pharmacologique et/ou des propriétés sensibilisantes).
Types de produits fabriqués dans des locaux dédiés et/ou équipements dédiés, fabrication par campagne, le cas échéant.
Applications de technologie analytique des procédés (PAT), le cas échéant : définition générale de la technologie et des systèmes informatisés associés.

6.2. Validation des procédés

6.3. Gestion et stockage des composants et produits

7. Contrôle de la qualité (CQ)

Description des activités de contrôle de la qualité réalisées sur le site en termes de contrôles physiques, chimiques, microbiologiques et biologiques.

8. Distribution, réclamations,
produits non conformes et rappels
8.1. Distribution
(pour la partie sous la responsabilité du fabricant)

Types (dépositaire, distributeur en gros, distributeur en gros à l'exportation [...], fabricant, etc.) et adresses (pays) (UE/EEE, Etats-Unis, etc.) des entreprises auxquelles les produits sont expédiés à partir du site.
Description du système utilisé pour vérifier que chaque client/destinataire est légalement autorisé à recevoir des médicaments vétérinaires du fabricant.
Brève description du système garantissant des conditions environnementales appropriées lors du transit, par exemple : surveillance/contrôle de la température.
Dispositions pour la distribution des produits et moyens permettant d'assurer la traçabilité des produits.
Mesures prises pour empêcher que les produits exploités en France se trouvent distribués par une chaîne d'approvisionnement illégale.

8.2. Réclamations, produits non conformes et rappels

Brève description du système de gestion des réclamations, des produits non conformes et des rappels.

9. Auto-inspections

Brève description du système d'auto-inspection basée sur les critères utilisés pour sélectionner des domaines à couvrir lors des audits prévus, l'organisation pratique et les activités de suivi des écarts et des actions correctives mises en place.

Annexes
(La numérotation des annexes telle qu'elle figure
dans le modèle européen est conservée)

Annexe 2. ― Liste des formes pharmaceutiques fabriquées/importées, avec la dénomination commune internationale (DCI) ou le nom commun (selon disponibilité) des substances actives à usage pharmaceutique (MPUP) utilisés
Annexe 4. ― Liste des fabricants et des laboratoires de sous-traitance avec les adresses, les coordonnées et les diagrammes des chaînes d'approvisionnement pour les activités sous-traitées (cf. modèle d'annexe ci-dessous)
Annexe 5. ― Organigramme(s)
Annexe 6. ― Plans des zones de production incluant les flux de composants et de personnel, des schémas de principes des procédés de fabrication de chaque type de produit (forme pharmaceutique). Utiliser un code couleur pour différencier les différents flux (personnel, matières premières, articles de conditionnement, produits semi-ouvrés, produits finis et déchets)
Annexe 7. ― Plans schématiques des systèmes de traitement d'eau
Annexe 8. ― Liste des principaux équipements de laboratoires et des zones de production avec leur date de mise en service et leur rythme de requalification
Annexe 9. ― Liste des matières premières mises en œuvre dans l'année (cf. modèle ci-dessous)

Annexe 2

Liste des formes pharmaceutiques fabriquées/importées, avec la dénomination commune internationale (DCI) ou le nom commun (selon disponibilité) des substances actives à usage pharmaceutique (MPUP) utilisés
Cette annexe ne concerne que les catégories fabricant/importateur de médicaments vétérinaires et de médicaments vétérinaires soumis à des essais cliniques.

Partie 2

Annexe 4

Liste des fabricants et des laboratoires de sous-traitance avec les adresses, les coordonnées et les diagrammes des chaînes d'approvisionnement pour les activités sous-traitées
Ce chapitre traite des modalités de sous-traitance entre l'établissement pharmaceutique de l'entreprise concernée et toute autre entreprise, y compris celles faisant partie du même groupe.

1. Fabrications confiées en sous-traitance

2. Fabrications acceptées en sous-traitance

3. Analyses confiées en sous-traitance

4. Analyses acceptées en sous-traitance

Annexe 9
Liste des matières mises en œuvre dans l'année
1. Matières premières mises en œuvre
dans l'année écoulée

Pour les fabricants mentionnés au 1° de l'article R. 5142-1 qui importent des matières premières pour leur propre usage, la mention de cette activité dans cet état vaut déclaration au titre de l'importation, telle que mentionnée à l'article R. 5138-1 du code de la santé publique.
Pour les fabricants mentionnés au 1° de l'article R. 5142-1 la mention, dans ce document, de l'achat de matières premières à usage pharmaceutique (MPUP) en France et de leur stockage pour leur propre usage, vaut déclaration au titre des activités de distribution de MPUP.

2. Liste des substances actives d'origine chimique mises en œuvre dans l'année écoulée

3. Liste des excipients et des éléments de mise en forme mis en œuvre dans l'année écoulée

4. Liste des matières premières d'origine biologique mises en œuvre dans l'année écoulée

MODÈLE D'ÉTAT D'UN ÉTABLISSEMENT EXPLOITANT VISÉ AU 3°
DE L'ARTICLE R. 5142-1 DU CODE DE LA SANTÉ PUBLIQUE
Introduction

L'état d'un établissement d'exploitation de médicaments vétérinaires est un document qui contient notamment des informations spécifiques concernant les opérations de vente en gros ou de cession à titre gratuit, de publicité, d'information, de pharmacovigilance, de suivi des lots, de retrait et de stockage correspondantes conduites sur le site.
Un état est daté et n'excède pas 10 à 15 pages A4.

MODÈLE DE PRÉSENTATION D'UN ÉTAT
1. Présentation générale

2. Management de la qualité

Présentation du système de management de la qualité (moins de 750 mots ou 3 pages A4).
Définir les responsabilités du département assurance qualité et l'architecture du système d'assurance qualité. Le cas échéant, préciser les normes ISO utilisées (9000 : 2000 ou versions ultérieures).

3. Personnel

4. Locaux et matériel

4.1. Activité de stockage.
Plans de situation (les plans doivent être lisibles et si nécessaire au format A3).
4.1.1. Plans (les plans doivent être cotés, lisibles et si nécessaire au format A3).
Fournir un plan du site faisant apparaître les différentes activités.
Préciser les locaux de stockage particuliers (équipement de stockage sous température dirigée, locaux antidéflagration...).
Localiser les différentes catégories de produits (médicaments vétérinaires commercialisables, produits en quarantaine, retournés, rappelés, à détruire et autres produits).
Fournir des plans simples des magasins avec les flux de personnes, des produits et des déchets (utiliser un code couleur).
4.1.2. Locaux de stockage.
Présenter les surfaces et la capacité totale, puis celles des différentes zones identifiées sur les plans.
Existence d'un système de protection contre les intrusions et les animaux nuisibles.
4.2. Sans activité de stockage.
Plans de situation (les plans doivent être lisibles et si nécessaire au format A3).
4.3. Systèmes informatisés.
Schéma des systèmes informatiques (architecture, logiciels en place, mode de sauvegarde des données, plan de recouvrement en cas de sinistre, maintenance...).
Préciser quelles sont les opérations assistées par ordinateur.
Modalités de validation des systèmes informatisés, systèmes validés dans l'année.

5. Documentation

6. Opérations de vente en gros

6.1. Réception.
Préciser les contrôles effectués à la réception.
6.2. Stockage.
Décrire les modes de gestion des stocks (gestion des dates de péremption, des emplacements et des numéros de lots).
Informations sur les produits toxiques, produits cytotoxiques, (produits cytotoxiques, phytopharmaceutiques, biocides...) ou dangereux (inflammables ou explosifs) détenus en indiquant les principes retenus pour leur stockage et leur manipulation (locaux dédiés, bâtiments antidéflagration...).
Informations sur les produits réglementés : produits soumis à la réglementation des stupéfiants, hormones, psychotropes en indiquant les principes retenus pour la sécurisation du stockage.

7. Préparation et livraison des commandes

8. Suivi des lots, pharmacovigilance et qualité

9. Publicité et information

10. Auto-inspections, audits

11. Contrefaçon de produits

Introduction

L'état d'un établissement de distribution ou dépositaire est un document qui contient des informations spécifiques sur les opérations d'approvisionnement, de stockage, de préparation et de livraison des commandes conduites sur le site.
Un état est daté et n'excède pas 15 à 20 pages A4.

MODÈLE DE PRÉSENTATION D'UN ÉTAT
1. Présentation générale de l'établissement

2. Management de la qualité

Présentation du système de management de la qualité (moins de 750 mots ou 3 pages A4) et en particulier le dispositif permettant de se conformer aux dispositions de l'article R. 5142-52 relatives au plan d'urgence de retrait des lots.
Définir les responsabilités du département assurance qualité et l'architecture du système assurance qualité. Le cas échéant, préciser les normes ISO utilisées (9000 : 2000 ou versions ultérieures).

3. Personnel

4. Locaux et matériel

5. Approvisionnement, réception et opérations de stockage
et manutention des médicaments vétérinaires

5.1. Réception.
Préciser les contrôles effectués à la réception.
5.2. Stockage.
Décrire les modes de gestion des stocks (gestion des dates de péremption, des emplacements et des numéros de lots).
Informations sur les produits toxiques (produits cytotoxiques, phytopharmaceutiques, biocides...) ou dangereux (inflammables ou explosifs) détenus en indiquant les principes retenus pour leur stockage et leur manipulation (locaux dédiés, bâtiments antidéflagration...)
Informations sur les produits réglementés : produits soumis à la réglementation des stupéfiants, hormones, psychotropes en indiquant les principes retenus pour la sécurisation du stockage.

6. Préparation et livraison des commandes

7. Retours de médicaments non défectueux,
réclamations, rappels ou retraits, destruction

7.1. Retours.
Décrire la procédure de remise en stock des médicaments vétérinaires non défectueux.
7.2. Rappels.
Décrire les modalités de gestion d'un rappel de lots de médicaments vétérinaires et le plan d'urgence prévu (information des clients, gestion du stock...).
Liste des rappels effectués.
Modalités de destruction des produits défectueux.

8. Documentation

9. Auto-inspections

9.1. Description du système d'auto-inspections.
9.2. Programme et bilan des auto-inspections.
9.3. Liste des audits par des sociétés extérieures et des inspections étrangères depuis les trois dernières années.

10. Contrefaçon de produits

Introduction

L'état d'un établissement de fabrication, d'importation, de distribution d'aliments médicamenteux est un document qui contient notamment des informations spécifiques concernant les opérations de fabrication, de vente ou de cession à titre gratuit, d'importation, de contrôle de la qualité et de stockage.
Un état est daté et il est renseigné pour toutes les rubriques.
Nota. ― La fiche récapitulative de l'état de l'établissement doit être renseignée.

MODÈLE DE PRÉSENTATION D'UN ÉTAT
1. Présentation générale de l'établissement

2. Management de la qualité

Présentation du système de management de la qualité, et en particulier les procédures relatives à la constitution des dossiers de lots d'aliments médicamenteux et au plan d'urgence pour le retrait des lots.
Définir l'architecture du système d'assurance qualité. Le cas échéant, préciser les normes ISO utilisées (9000 : 2000 ou versions ultérieures).
Précisions concernant la qualification des sous-traitants (si concerné).
Brève description de la qualification des sous-traitants, comprenant des précisions sur les audits conjoints, programmes de qualification et approche d'analyse de risque.

3. Personnel

4. Locaux et équipements

4.1. Locaux.
Plans (les plans demandés sont des plans d'ensemble au format A3 ou A4 permettant de faire ressortir les zones de fabrication ainsi que les zones de stockage des prémélanges médicamenteux et des aliments médicamenteux accompagnés d'un synoptique ou d'un diagramme de fabrication. Pour les activités de distribution, les plans mentionnent les flux du personnel, de l'aliment médicamenteux et des déchets. Ces plans doivent être lisibles.
Locaux de stockage.
Présenter la capacité totale puis celle des différentes zones identifiées sur les plans.
Existence d'un système de protection contre les intrusions et les animaux nuisibles.
4.2. Equipements.
4.2.1. Description des principaux équipements de production (système d'incorporation des prémélanges et de mélange...).
Décrire l'implantation et les modalités d'incorporation des prémélanges médicamenteux.
Décrire le système de mélange, en particulier les modalités de vidange.
Préciser la politique générale de qualification et de validation de ces appareils.
4.2.2. Description du système de ventilation dans les zones qui présentent un risque de contaminations croisées, notamment la zone d'incorporation des prémélanges.
4.2.3. Systèmes informatisés.
Schéma des systèmes informatiques (architecture, logiciels en place, mode de sauvegarde des données, plan de recouvrement en cas de sinistre, maintenance...)
Fournir le principe de validation des systèmes informatisés.
Préciser quelles sont les opérations assistées par ordinateur en production et au contrôle de la qualité ainsi que les restrictions d'accès

5. Documentation

6. Production

7. Contrôle de la qualité

7.1. Description des activités.
Présenter le plan de contrôles mis en œuvre ainsi que le nombre d'analyses réalisées.
7.2. Contrôles.
Décrire les contrôles effectués préalablement à la mise en œuvre des matières premières ainsi que les contrôles périodiques d'homogénéité et de contamination croisée, en précisant les responsables de ces opérations.

8. Distribution

8.1. Prise de commande.
Décrire la procédure de prise de commande : habilitation des personnes, validation de la commande, contrôle des autorisations et des ordonnances.
8.2. Livraison.
Décrire les moyens de transport utilisés et les mesures prises pour maîtriser les contaminations croisées et les erreurs de livraison.

9. Fabrication en sous-traitance, analyse et transport

10. Réclamations, rappels

10.1. Plan d'urgence, rappels de lots d'aliments médicamenteux.
Décrire brièvement les modalités de gestion des rappels d'aliments médicamenteux, en particulier la personne responsable, leur stockage et le bilan des tonnages distribués et retournés.

11. Pharmacovigilance

Nom du responsable.
Date de transmission des effets indésirables graves.

12. Auto-inspections

12.1. Description du système d'auto-inspections.
12.2. Programme des auto-inspections et des audits et bilan des auto-inspections et des audits.
12.3. Liste des audits par des sociétés extérieures et inspections étrangères depuis les trois dernières années.

FICHE RÉCAPITULATIVE DE L'ÉTAT
DE L'ÉTABLISSEMENT

Tableau de déclaration pour les médicaments ou aliments médicamenteux à base d'antibiotiques