Sur la nature des données traitées.
Les informations suivantes peuvent être traitées :
a) Les informations relatives à l'exercice des activités notariales et à la rédaction des documents notariaux de l'office notarial :
― informations relatives à la gestion du dossier client des personnes physiques : identité, coordonnées personnelles et professionnelles, situation matrimoniale et familiale, situation patrimoniale, vie professionnelle, identité de la personne en charge du dossier au sein de l'office, informations bancaires et fiscales, attestations fiscales, liste des actes signés, numéro interne à l'office ;
― informations relatives à la gestion du dossier client des personnes morales : identité, coordonnées personnelles et professionnelles, informations bancaires et fiscales, informations inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS), statut et composition de la personne morale, liste des actes signés, identité de la personne en charge du dossier au sein de l'office, numéro interne à l'office ;
― informations portant sur les actes : nom de l'office et notaire participant, numéro d'archive du dossier, numéro d'archive de l'acte, répertoire des actes ;
― informations relatives aux biens : localisation, références cadastrales, coordonnées du syndic de copropriété et de lotissement, liste des actes, registre des formalités ;
― informations sur les dossiers en cours : identité du notaire et/ou du collaborateur en charge du dossier au sein de l'office, liste des actes et type d'acte, suivi et statistiques de l'activité, informations relatives à la gestion comptable et administrative des clients ;
― informations relatives au virement bancaire : RIB de l'office notarial, référence du virement, libellé, référence de la demande de renseignement ;
― informations relatives aux extraits et copies dématérialisés des actes d'état civil : identité, coordonnées personnelles et professionnelles, situation matrimoniale et familiale, situation patrimoniale, vie professionnelle, identité de l'officier de l'état civil, mentions marginales telles que prévues par la loi ou ordonnées par l'autorité judicaire ;
b) Les informations relatives à l'envoi dématérialisé de documents vers le service de la publicité foncière et au retour de documents, dans le cadre du traitement Télé@ctes : (réquisition, copie de l'acte authentique, bordereau d'inscription et demande de mainlevée de privilèges et sûretés, déclaration de plus-value immobilière, actes de vente rectificatifs, bordereaux d'inscription rectificatifs, renouvellements d'inscription, avenants, conventions de rechargement, servitudes, attestations immobilières après décès, attestations rectificatives et factures, etc.) :
― informations relatives à l'office notarial : identité, coordonnées professionnelles, numéro à la caisse de retraite et de prévoyance des clercs et employés de notaires (CRPCEN), identité du notaire et/ou du collaborateur en charge du dossier au sein de l'office, informations relatives au virement bancaire ;
― informations relatives à l'acte : intitulé du dossier, certificat d'identité des parties ;
― informations relatives à la réquisition ;
― informations relatives au bordereau d'inscription ;
― informations relatives à la déclaration de plus-value immobilière ;
― informations relatives aux parties : identité, coordonnées personnelles et professionnelles, situation matrimoniale, vie professionnelle, nationalité ;
― informations relatives aux biens : localisation, références cadastrales ;
― informations reçues du service de la publicité foncière : référence interne de la direction générale des finances publiques (DGFiP), coordonnées et vie professionnelle du conservateur de la conservation et du signataire de la réponse ;
― informations relatives à la publication : référence de publication, numéro de dépôt ;
c) Les informations relatives à l'envoi dématérialisé de documents vers les organismes bancaires et au retour de documents, dans le cadre du traitement Mécanotaires :
― identité, coordonnées et situation familiale ;
― données relatives à l'opération de crédit en cours : numéro du prêt, numéro de police d'assurance, adresse du bien donné en garantie, référence cadastrale, coordonnées et vie professionnelle du conseiller bancaire ;
― données relatives au prêt ;
― données relatives aux assurances ;
― données relatives à la caractéristique de la garantie ;
― données relatives à l'acte de prêt ;
Les données enregistrées ou échangées dans le cadre de Mécanotaires ne peuvent pas, dans le cadre de la présente décision unique d'autorisation, faire l'objet d'autres traitements, ni être intégrées dans d'autres fichiers, ni faire l'objet d'autres interconnexions, rapprochements ou autres formes de mise en relation avec d'autres traitements que ceux servant à alimenter les traitements aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des actes et documents de l'office notarial susmentionnés ;
d) Les informations relatives aux échanges dématérialisés et à la procédure d'instruction des DIA :
― informations relatives au titulaire du droit de propriété sur le bien (personne physique ou personne morale) : civilité, nom et prénoms, date de naissance, domicile, profession, liens entre les vendeurs (conjoints ou indivisaires), numéro RCS, dénomination, forme juridique, civilité et fonction du représentant, adresse du siège social, nom de chaque coïndivisaire ;
― informations relatives au demandeur/requérant (notaire) : civilité, nom et prénoms, titre et qualité, fonction, raison sociale de l'office, numéro CRPCEN de l'office, adresse professionnelle, numéro de téléphone, adresse électronique, référence courrier notarial ;
― informations relatives au bien et aux droits sur le bien : situation (commune, département, adresse), superficie, références cadastrales, désignation du bien (immeuble bâti ou non), description des locaux et de la copropriété, quote-part du bien vendu, date d'achèvement du bâtiment, droits sociaux (désignation de la société et des droits), usage et occupation, droits réels ou personnels ;
― modalités de la cession : vente amiable (prix de vente ou évaluation, modalités de paiement), adjudication (nature et modalités) ;
― droits à paiement unique éventuellement cédés, éléments nécessaires à leur identification : nombre, valeur unitaire, département de localisation, année de dernière activation ;
― existence d'un droit de préférence ou d'un droit de préemption primant le droit du titulaire et les décisions du titulaire d'un de ces droits (nom, prénom, adresse, dénomination sociale, numéro RCS, adresse du siège) ;
― ensemble des pièces prouvant l'existence d'une exemption au droit de préemption par le titulaire ;
― déclarations des signataires et, si le signataire n'est pas propriétaire, nom, prénoms, adresse et qualité du signataire ;
― le cas échéant : nom, prénoms et adresse de l'acquéreur ;
― pour la notification des décisions du titulaire du droit de préemption : adresse du propriétaire et adresse du mandataire ;
― les données d'identification et coordonnées du titulaire : numéro RCS, dénomination, forme juridique, civilité, nom et prénom du représentant, fonction du représentant, adresse du siège social et téléphone du titulaire, adresse électronique, référence courrier notarial, référence du titulaire, télécopie ;
― l'identifiant de la DIA, l'accusé de réception faisant courir le délai de préemption, renseignements suite à une demande d'informations complémentaires, ceux concernant le rejet des motifs d'exemption, la notification de la décision de préemption, la notification d'une décision de non-préemption, la demande de traitement rapide et la réponse du titulaire à une demande de traitement rapide ;
e) En application de l'article 12 du décret n° 2012-966 du 20 août 2012 susvisé, les informations relatives aux partenaires du PACS enregistrées par les notaires :
― nom et prénoms, date et lieu de naissance des deux personnes liées par un pacte civil de solidarité ;
― sexe des deux personnes liées par le pacte ;
― date et lieu de l'inscription conférant date certaine au pacte ;
― numéro d'enregistrement de l'inscription ;
― date de l'enregistrement des modifications du pacte ;
― nature et date de la cause de la dissolution du pacte ;
― date d'effet, entre les partenaires, de la dissolution du pacte ;
f) Les informations relatives à la réception, l'attestation de conformité, la conservation et l'envoi dématérialisé vers la direction générale des finances publiques dans le cadre de la mission de tiers de confiance :
― identité, coordonnées et situation familiale ;
― contrat ou lettre de mission conclu avec le client ;
― déclarations annuelles de revenus ;
― pièces justificatives relatives aux déductions du revenu global, aux réductions ou aux crédits d'impôts, mentionnées à l'article 95 ZN de l'annexe II au code général des impôts, pour lesquels le bénéfice du tiers de confiance peut être sollicité.