A N N E X E
RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA COMMISSION NATIONALE DE L'INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS ADOPTÉ PAR LA COMMISSION RÉUNIE EN SÉANCE PLÉNIÈRE LE 4 JUILLET 2013 (DÉLIBÉRATION N° 2013-175)
Chapitre Ier
Les membres de la commission
Article 1er
Groupes de travail
La commission peut créer en son sein des groupes de travail dont elle définit le mandat, la durée et la composition et dont elle désigne le président. Un rapport de synthèse des travaux du groupe est établi sous la responsabilité de son président et développé par lui devant la commission réunie en séance plénière.
Article 2
Représentation de la commission dans un organisme ou une manifestation
Un membre de la commission, sollicité directement ou indirectement pour représenter celle-ci dans un organisme ou une manifestation, doit solliciter du président qu'il le désigne à cet effet.
Article 3
Impartialité et incompatibilités
Lors de son entrée en fonction, chaque nouveau membre informe le président, par déclaration écrite, des intérêts directs ou indirects, mandats et fonctions au sein d'un organisme public ou privé qu'il détient ou a détenus au cours des trois années précédant sa déclaration. Il signale immédiatement par écrit tout changement affectant ces aspects de sa situation personnelle en cours de mandat.
Ces informations sont conservées au secrétariat général dans des conditions garantissant leur confidentialité. Elles peuvent être consultées sur place par les membres de la commission.
Lors de la désignation d'un commissaire rapporteur, le président s'assure que cette mission est compatible avec la situation qu'il a déclarée.
Lorsqu'un commissaire est conduit à se déporter, il en informe le président, qui prend acte de sa non-participation au débat et au vote.
Le rôle dévolu au président en matière de vérification de la compatibilité de la mission des membres avec leur situation déclarée est exercé par le doyen d'âge en ce qui concerne le président.
Article 4
Impartialité et incompatibilités concernant les membres de la formation restreinte
Le président de la formation restreinte veille à l'impartialité de celle-ci. Il veille à prévenir toute forme d'incompatibilité entre la mission des membres de la formation restreinte et leur situation déclarée.
Le rôle dévolu au président de la formation restreinte en matière d'impartialité est exercé par le doyen d'âge en ce qui concerne le président.
Lorsqu'un membre de la formation restreinte est conduit à se déporter, il en informe le président, qui prend acte de sa non-participation à la séance et au délibéré.
Article 5
Intérim de la présidence de la commission
Lorsque le mandat du président prend fin, le vice-président délégué assure l'intérim et exerce toutes les attributions du président. Il convoque la commission dans un délai maximum d'un mois pour procéder à l'élection d'un nouveau président.
Article 6
Intérim de la présidence de la formation restreinte
Lorsque le mandat du président de la formation restreinte prend fin, le vice-président de la formation assure l'intérim et exerce toutes les attributions du président de la formation restreinte. La commission réunie en séance plénière procède à l'élection du nouveau président dans les plus brefs délais.
Article 7
Empêchement
Lorsque la commission constate qu'un commissaire a été absent sans raison valable à trois séances plénières consécutives, son président informe l'autorité de désignation de son empêchement afin qu'il soit procédé à une nouvelle désignation. Le commissaire dont l'empêchement a été constaté est informé de cette demande.
Chapitre II
Séances de la commission et du bureau
Article 8
Convocation et ordre du jour
La commission se réunit à l'initiative du président ou du tiers au moins de ses membres. A la réception de la convocation prévue à l'article 1er du décret du 20 octobre 2005 modifié, qui fixe le lieu, la date et l'heure des séances, les membres informent sans délai, par tout moyen, le secrétariat général du fait qu'ils ne pourront pas participer à la séance.
L'ordre du jour des séances de la commission est arrêté par le président ou, en cas d'absence ou d'empêchement, par le vice-président délégué.
La convocation et l'ordre du jour sont transmis par voie électronique ou tout autre moyen aux membres de la commission, au Défenseur des droits et au commissaire du Gouvernement. Cette transmission a lieu huit jours au moins avant la séance. Lorsque trois membres de la commission au moins ou le commissaire du Gouvernement demandent qu'une question soit inscrite à l'ordre du jour d'une séance de la séance plénière dix jours ouvrés au moins avant sa tenue, le président est tenu, en cas de refus, d'informer la commission de la demande et des motifs de son refus.
Article 9
Assistance aux réunions de la commission
Le secrétaire général et les personnes désignées par lui assistent aux séances plénières et du bureau de la commission. Le président peut prendre la décision de limiter la présence de ces personnes quand des circonstances particulières l'exigent, notamment en raison des impératifs liés à la protection du secret professionnel et au secret des délibérations du Gouvernement.
Article 10
Présidence de séance
Les séances de la commission sont présidées par son président.
En cas d'absence ou d'empêchement, ou si le mandat du président est arrivé à expiration, les séances sont présidées par le vice-président délégué ou, à défaut, par le vice-président. En l'absence du président et des vice-présidents ou si leur mandat est arrivé à expiration, la séance est présidée par celui des membres de la commission ayant le plus d'ancienneté en son sein. S'il y a concours dans l'ancienneté entre plusieurs membres, la présidence de la séance appartient parmi ceux-ci au doyen d'âge.
Le président de séance dirige les débats et assure la police de la séance. Il peut ordonner toute suspension qu'il juge utile.
Article 11
Délibérations de la commission
Les délibérations adoptées par la formation plénière et par le bureau de la commission sont signées par le président, le vice-président délégué ou le président de séance. Elles sont numérotées avec l'indication de l'année en cours.
Elles sont communiquées au commissaire du Gouvernement par tout moyen.
Article 12
Rapport préalable
A l'exception de celles portant élection, les délibérations sont prises sur le fondement d'un projet de délibération et, le cas échéant, d'un rapport. Ces documents sont transmis aux membres de la commission et au commissaire du Gouvernement par tout moyen, y compris par voie électronique, huit jours au moins avant leur examen en séance plénière.
Le ou les rapporteurs sont désignés par le président parmi les commissaires, en tenant compte de la répartition des secteurs d'activité. Les commissaires peuvent former toute demande d'amendement au projet du rapporteur jusqu'à l'examen du point correspondant en séance.
La commission peut également être saisie de toute question entrant dans son champ de compétence. Cette question lui est soumise sous la forme d'un rapport en séance plénière. Elle ne donne pas lieu à délibération.
Article 13
Déroulement des débats devant la formation plénière
Le rapporteur présente oralement son rapport ainsi que le projet de délibération. A l'issue de sa présentation, le président de séance donne la parole aux membres de la commission ainsi que, le cas échéant, au Défenseur des droits ou son représentant, pour une discussion générale. Le commissaire du Gouvernement peut intervenir après les membres de la commission. Le rapporteur peut reprendre la parole avant que le président de séance déclare la discussion générale close. A tout moment, et pour éclairer les débats, le président de séance peut donner la parole au secrétaire général ou à un autre agent de la commission.
Le président de séance peut décider de l'audition préalable, en séance plénière, d'une ou plusieurs personnes extérieures à la commission, à son initiative ou à la demande d'un commissaire ou du commissaire du Gouvernement.
Article 14
Déroulement des débats devant le bureau
Les projets de délibération relatifs à l'autorisation prévue à l'article 25 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ou à une injonction de suspendre un transfert prévue à l'article 70, alinéa 2, de cette même loi font l'objet d'une présentation orale devant le bureau par un commissaire.
S'il s'agit de l'examen d'une demande d'autorisation, il est expressément justifié de l'urgence.
Les projets de délibération relatifs à l'habilitation d'agents prévue à l'article 19 de cette même loi font l'objet d'une présentation orale par le vice-président délégué ou par un agent des services désigné par lui.
A l'issue de cette présentation orale, les membres du bureau puis le commissaire du Gouvernement présentent leurs observations et leurs amendements. Le président met aux voix les amendements dans l'ordre du texte puis le projet de délibération amendé.
Article 15
Quorum des réunions du bureau
Le bureau ne peut valablement délibérer dans le cadre des attributions prévues aux articles 16 et 46 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée que si deux au moins de ses membres sont présents.
Article 16
Vote des délibérations
Le vote par procuration n'est pas autorisé. Les votes ont lieu à main levée, sauf pour les délibérations portant élection ou si le président de séance, ou la majorité des membres présents, le demande.
Le secrétaire général procède au décompte des votes.
Article 17
Procédure applicable aux délibérations ne présentant pas de difficulté technique ou juridique
Les demandes présentées à la commission dont le rapporteur estime qu'elles ne présentent pas de difficulté technique ou juridique particulière, notamment en raison d'une position régulièrement adoptée par la commission, peuvent être inscrites, ensemble, dans une partie distincte de l'ordre du jour de la séance.
Les projets de délibérations ainsi validés par le rapporteur sont transmis par voie électronique à l'ensemble des membres de la commission et au commissaire du Gouvernement huit jours au moins avant la séance plénière. Les projets n'ayant fait l'objet d'aucune demande de modification sont soumis, ensemble, à un vote unique.
Tout commissaire peut toutefois demander au président de disjoindre un projet justifiant à ses yeux un débat ou une modification. Le commissaire du Gouvernement dispose de la même faculté. Le projet ainsi disjoint est inscrit à l'ordre du jour d'une des séances plénières suivantes afin de faire l'objet d'un débat et d'un vote distinct.
Les règles de vote applicables aux délibérations visées par cet article sont celles prévues à l'article 3 du décret du 20 octobre 2005.
Article 18
Relevé de conclusions des séances
Les séances de la commission ou du bureau font l'objet de relevés de conclusions qui sont approuvés lors d'une des séances suivantes de la même formation. Le secrétariat général en assure la conservation.
Article 19
Rectification des erreurs et omissions matérielles
dans les délibérations de la commission ou du bureau
Le président peut rectifier d'office toute délibération adoptée en formation plénière ou en bureau qui serait entachée d'une erreur ou omission matérielle, lorsque celle-ci est sans incidence sur le sens et la portée de la délibération.
Il peut également procéder à une telle rectification à la demande du destinataire, à la condition que celui-ci en ait saisi la commission dans le délai d'un mois suivant la notification de la délibération entachée d'une erreur ou d'une omission matérielle.
La délibération rectifiée est notifiée aux mêmes personnes et est publiée dans les mêmes conditions que celle ayant fait l'objet de la rectification.
Chapitre III
Formalités préalables
Article 20
Vérification de la régularité des formalités
Les services de la commission vérifient que le dossier de formalités transmis est complet. Tout dossier complet relevant du régime de la déclaration fait l'objet d'un envoi sans délai du récépissé. Tout dossier de formalités incomplet fait l'objet d'une demande de compléments adressée au déclarant par voie postale ou électronique, indiquant les documents ou les renseignements à fournir.
En cas d'erreur sur le régime de formalités appliqué par le responsable de traitement, celui-ci est invité à accomplir la formalité requise par la loi.
Dans le cas où le traitement fait l'objet d'une demande d'avis ou d'autorisation, les délais fixés aux articles 25-III et 28 de la loi du 6 janvier 1978 ne courent qu'à partir du moment où le dossier est complet.
En l'absence de réponse à une demande de compléments, le dossier est clos en l'état.
Article 21
Modalités d'instruction
Les services de la commission instruisent les dossiers de formalités préalables. Dans le cadre de l'instruction d'un dossier, le président, le rapporteur ou les services peuvent demander communication de toutes pièces utiles et entendre toute personne susceptible de fournir les informations nécessaires.
Article 22
Modification ou suppression d'un traitement
Toute suppression de traitement est portée à la connaissance de la commission par écrit avec la mention de ce numéro d'enregistrement ; la commission adresse alors au responsable de traitement un récépissé de suppression.
Les modifications de traitement sont portées à la connaissance de la commission dans les mêmes conditions. Si le traitement concerné relève de la procédure de déclaration, la commission adresse au déclarant un récépissé de modification.
Lorsque la commission considère qu'un traitement relevant de la procédure de demande d'avis ou d'autorisation est affecté par une modification substantielle, le traitement ainsi modifié est de nouveau soumis aux formalités applicables.
Article 23
Demande de liste sur le fondement de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée
Les demandes d'accès prévues à l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée à la liste des traitements automatisés ayant fait l'objet de l'une des formalités prévues aux articles 23 à 27 de cette même loi s'effectuent par écrit.
Chapitre IV
Relations entre la commission et les correspondants
à la protection des données à caractère personnel
Article 24
Instruction de la notification
Le délai d'un mois mentionné à l'article 43 du décret du 20 octobre 2005 court à compter de la date de réception de la notification, dès lors qu'elle contient tous les éléments requis.
Article 25
Décharge du correspondant
Lorsque la commission, après avoir constaté que le correspondant manque aux devoirs de sa mission, demande au responsable de traitement de le décharger de ses fonctions, elle en informe le correspondant par écrit en précisant la nature et l'origine des faits ou manquements qui lui sont reprochés. Elle l'invite à présenter ses observations par écrit.
La même procédure s'applique quand la commission est saisie pour avis d'une demande de décharge d'un correspondant par le responsable de traitement.
La délibération de la commission portant avis ou demande de décharge du correspondant est notifiée par lettre remise contre signature à l'intéressé et au responsable de traitement.
Article 26
Liste des organisations ayant désigné un correspondant informatique et libertés
La commission met à la disposition du public la liste des responsables de traitement ayant désigné un correspondant. Cette liste est accessible sur son site internet.
Article 27
Information du correspondant des échanges entre la commission et le responsable
La commission adresse au correspondant copie de toutes réponses aux demandes de conseil, aux demandes d'autorisation et d'avis prévues aux chapitres IV, IX et X et à l'article 69, alinéa 8, de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Le correspondant est également destinataire de toute demande d'information relative aux plaintes concernant le responsable ainsi que de toute décision de mise en demeure ou délibération de sanction dont celui-ci a pu faire l'objet.
Chapitre V
Régulation des pratiques professionnelles
Section 1
Examen de règles professionnelles et des produits et procédures
Article 28
Demandes d'avis sur la conformité à la loi de projets de règles professionnelles
et des produits et procédures
Les organisations professionnelles ou d'institutions regroupant principalement des responsables de traitement saisissent la commission de demandes d'avis sur des projets de règles professionnelles et des produits et procédures prévues à l'article 11-3°, a de la loi du 6 janvier 1978 modifiée par écrit.
Ces demandes sont instruites par les services de la commission.
Article 29
Concertation préalable à l'introduction d'une demande d'avis
A la demande d'une organisation souhaitant obtenir un avis de la commission, le dépôt d'une demande d'avis peut être précédé d'une phase de concertation avec un rapporteur désigné à cet effet par la commission.
Article 30
Examen des demandes d'avis par la commission
La commission rend son avis, sous forme d'une délibération, dans un délai de trois mois à compter de la date de la réception de la demande, renouvelable une fois par décision motivée du président de la commission.
Dans l'examen de la demande d'avis, la commission porte une attention particulière à la valeur ajoutée que représente le projet de règles professionnelles par rapport au cadre légal existant, à sa conformité à d'éventuelles préconisations déjà émises par la commission dans le secteur concerné et aux mécanismes qui visent à rendre ces règles professionnelles effectivement contraignantes pour les membres de l'organisation.
A l'issue de son examen, la commission adopte une délibération portant soit avis de conformité, soit avis de non-conformité.
Article 31
Appréciation sur les garanties offertes par des règles professionnelles
La commission peut être saisie par l'organisme à qui elle a délivré un avis dans les conditions fixées aux articles précédents d'une demande d'appréciation des garanties offertes par ces règles professionnelles, sur le fondement de l'article 11-3°, b de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Elle délivre son appréciation dans un délai de trois mois.
A l'issue de son examen, la commission adopte une délibération portant soit appréciation favorable, soit appréciation défavorable.
Elle peut, d'initiative, revenir sur une appréciation favorable en cas de manquements des membres de l'organisation ou de l'institution aux règles professionnelles concernées qui seraient portés à sa connaissance notamment par la réception de plaintes ou l'exécution de contrôles sur place.
Section 2
Procédure de labellisation
Article 32
Comité de labellisation
Le président désigne les membres de la commission qui composent le comité de labellisation.
Le comité désigne en son sein un président. Il se réunit en tant que de besoin et au moins une fois par an, sur un ordre du jour arrêté par le président.
Il propose les orientations relatives à la politique de labellisation de la commission et élabore les projets de référentiels aux fins de labellisation de produits ou de procédures, notamment. Il peut auditionner le demandeur d'un référentiel ou d'un label ou toute personne susceptible de l'aider dans l'accomplissement de ses missions.
Les services de la commission assurent le secrétariat du comité.
Article 33
Adoption de référentiels
Sur proposition du comité, la commission adopte des référentiels définissant les caractéristiques que doivent présenter des produits ou des procédures pour permettre la délivrance d'un label individuel. Ceux-ci précisent les modalités d'appréciation de la conformité à la loi et, le cas échéant, les particularités relatives aux vérifications subséquentes à la délivrance du label. Les délibérations portant adoption de référentiels sont prises par la commission réunie en séance plénière.
Article 34
Demande de délivrance de label
Les demandes de délivrance de label sont adressées à la commission par écrit. Elles précisent le référentiel auquel se rapporte le produit ou la procédure concernés. Elles comportent, notamment, la description du produit ou de la procédure à évaluer, les objectifs poursuivis ou les garanties particulières mises en œuvre aux fins d'attester de la conformité du produit ou de la procédure à ce référentiel.
Article 35
Demande conjointe
Des personnes juridiques distinctes peuvent solliciter conjointement la délivrance d'un label en vue de faire un usage commun du produit ou de la procédure labellisés. La demande comporte l'engagement de ces personnes de maintenir leur collaboration pendant toute la durée du label. En cas d'interruption de leur collaboration, le ou les organismes souhaitant conserver le label doivent déposer une nouvelle demande en ce sens à la commission.
Article 36
Recevabilité de la demande
Lorsque la demande est complète, le président de la commission apprécie sa recevabilité dans un délai de deux mois à compter de l'attribution d'un numéro d'enregistrement. Il notifie sa décision au demandeur par lettre remise contre signature et l'informe du délai nécessaire à la commission pour procéder à l'évaluation du produit ou de la procédure.
Si le président de la commission ne répond pas dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande, celle-ci est réputée rejetée.
Article 37
Instruction de la demande
L'instruction de la demande consiste à évaluer la conformité du produit ou de la procédure au référentiel auquel il se rapporte. Le produit ou la procédure peuvent être soumis à des tests visant à vérifier sa conformité au référentiel.
Dans le cadre de cette évaluation, il peut être demandé communication de toutes pièces utiles. Toute personne susceptible de fournir les informations nécessaires relatives au produit ou à la procédure évalués peut également être entendue.
Le demandeur peut, à tout moment, modifier ou retirer sa demande initiale par écrit. Au terme de l'instruction, le comité conclut, ou non, à la conformité du produit ou de la procédure évaluée au référentiel auquel il se rapporte.
Un membre du comité est désigné pour être rapporteur du dossier devant la commission.
Article 38
Décision de délivrance ou de refus du label
La délibération est notifiée par lettre remise contre signature dans un délai de huit jours à compter de la décision de la commission. En cas de délivrance, elle indique les conditions d'utilisation du logo « Label CNIL », telles qu'elles ont été définies dans le règlement d'usage élaboré à cet effet.
Article 39
Durée de validité du label
Les labels sont délivrés par la commission pour une durée de trois ans renouvelable dans les conditions prévues dans la présente section.
Article 40
Modifications apportées au produit ou à la procédure labellisés
La commission doit être informée sans délai de toute modification d'un produit ou d'une procédure labellisés.
Il peut être demandé communication de tout document permettant d'apprécier si les modifications sont de nature à nécessiter une nouvelle évaluation.
Le président notifie au titulaire la suite donnée à l'instruction de sa demande par lettre remise contre signature.
Dans les cas où une nouvelle évaluation du produit ou de la procédure est nécessaire, elle est réalisée dans les conditions décrites aux articles 37 et suivants.
Article 41
Vérification du maintien des conditions de délivrance du label
La commission peut vérifier à tout moment et par tout moyen que le produit ou la procédure labellisés respectent les conditions ayant permis la délivrance du label.
Toute personne ayant recours à un produit ou une procédure labellisés peut signaler à la commission tout doute quant à la conformité de ceux-ci au référentiel.
Article 42
Remise en cause de la conformité d'un produit ou d'une procédure à un référentiel
En cas de doute quant à la conformité d'un produit ou d'une procédure labellisés au référentiel applicable, le président de la commission en informe le titulaire qui dispose d'un délai d'un mois pour transmettre ses observations.
A l'expiration de ce délai, si le titulaire du label n'apporte pas de réponse satisfaisante à sa demande, il en informe le comité de labellisation, qui désigne en son sein un rapporteur. Après instruction, celui-ci établit un rapport au vu duquel la commission réunie en séance plénière peut décider de retirer le label.
Article 43
Forme du retrait
La délibération portant retrait du label est notifiée par lettre remise contre signature. Le courrier de notification mentionne les voies et délais de recours applicables.
Si la commission décide de ne pas retirer le label, la procédure est close par l'envoi d'une lettre du président ou du vice-président délégué à son titulaire.
Article 44
Procédure de renouvellement
Le titulaire d'un label transmet à la commission une demande de renouvellement au moins six mois avant la date d'échéance de celui-ci. La demande est instruite conformément aux articles 37 et suivants.
Le label est prolongé jusqu'à ce que la commission se soit prononcée sur la demande de renouvellement.
Article 45
Publicité des décisions relatives aux labels
Les décisions de délivrance d'un label, de retrait ou de reconduction d'un label sont rendues publiques dans les conditions prévues au chapitre XI. Les décisions de refus de délivrance du label ne font l'objet d'aucune publication.
Article 46
Liste des produits ou procédures labellisés
La commission tient à la disposition du public sur son site la liste des produits ou procédures labellisés. Cette liste précise la date à laquelle expire le label ainsi que le nom de son titulaire.
Chapitre VI
Plaintes
Article 47
Dispositions générales
Est considérée comme une plainte toute demande formée par une personne physique ou morale identifiée relative à des faits susceptibles d'être contraires aux textes dont l'application est confiée à la commission. Les plaintes sont instruites par les services de la commission.
Article 48
Modalités de saisine
La commission peut être saisie par voie postale ou électronique. Le plaignant indique son nom et ses coordonnées sur la plainte.
Article 49
Vérifications préalables
Si la demande concerne l'exercice des droits d'accès, de rectification ou d'opposition prévus par la loi du 6 janvier 1978 modifiée et que le plaignant n'a pas cherché à exercer ses droits directement auprès du responsable du traitement, les services de la commission lui adressent un courrier l'informant des démarches qu'il lui appartient d'engager préalablement à toute saisine de la commission.
Article 50
Echanges entre la commission et le responsable de traitement
L'objet de la plainte est communiqué au responsable du traitement mis en cause ou, le cas échéant, au correspondant, afin que celui-ci fournisse toutes les explications utiles. Ces échanges peuvent avoir lieu par tout moyen.
Par dérogation à l'alinéa précédent, l'objet de la plainte peut ne pas être communiqué au responsable de traitement si la commission estime nécessaire de procéder à un contrôle sur place pour constater directement les faits rapportés.
Le prénom, le nom, la qualité et l'adresse administratives de l'agent chargé d'instruire la plainte sont indiqués au responsable de traitement, à moins que des motifs intéressant sa sécurité s'y opposent.
L'identité du plaignant n'est pas communiquée au responsable de traitement, à moins qu'elle soit indispensable au traitement de la plainte.
Tout courrier adressé au responsable de traitement mentionne le délai dans lequel le responsable de traitement est appelé à y répondre.
Article 51
Clôture des dossiers de plainte
Les plaignants sont informés de la clôture de leurs plaintes.
Chapitre VII
Contrôles
Article 52
Habilitations des contrôleurs
La commission diffuse sur son site la liste des agents habilités à procéder à des missions de contrôle.
Article 53
Incompatibilités
Tout agent informé par son chef de service qu'il va être désigné pour effectuer un contrôle auprès d'un organisme au sein duquel il détient ou a détenu, au cours des trois années précédant le contrôle, un intérêt direct ou indirect, exerce ou a exercé, au cours de ces trois années, des fonctions ou une activité professionnelle, détient ou a détenu, dans la même période, un mandat ne peut participer au contrôle. Il doit faire état par note écrite, adressée sans délai à son chef de service, de cette incompatibilité.
Article 54
Notification préalable d'un contrôle
Lorsque le responsable de traitement est informé que la commission va diligenter un contrôle dans ses locaux, il peut lui être demandé de préparer tous documents de nature à faciliter le déroulement du contrôle.
Article 55
Recours à des experts
Le président de la commission peut demander l'assistance d'experts désignés par l'autorité dont ils dépendent lors d'un contrôle sur place. Leurs frais et honoraires sont à la charge de la commission.
Article 56
Exercice du droit d'opposition à la tenue d'un contrôle
La décision du responsable des lieux de s'opposer à la tenue du contrôle donne lieu à la rédaction d'un procès-verbal par les agents de la commission. Dans l'hypothèse où le responsable exerce ce droit au cours de la mission, le procès-verbal mentionne les raisons qui ont mené le responsable à prendre cette décision.
Le fait, pour le responsable, de s'opposer à certains actes de contrôle après avoir permis aux agents de la commission de pénétrer dans les lieux est regardé comme l'exercice de son droit d'opposition. Dans ce cas, les agents de la commission peuvent décider d'interrompre le contrôle et dresser un procès-verbal faisant état de cette opposition.
En cas de refus de signature du procès-verbal, celui-ci est notifié au responsable de traitement par tout moyen postérieurement au contrôle.
Article 57
Conservation des documents obtenus lors d'un contrôle
Les données et documents dont il a été pris copie lors du contrôle et leur conservation ultérieure font l'objet de procédures garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur confidentialité, quel qu'en soit le support.
Ces données et documents sont détruits un an après la clôture du contrôle, sous réserve d'éventuels contentieux.
Article 58
Clôture de la procédure de contrôle
Lorsque les constatations effectuées à l'occasion d'un contrôle n'appellent pas d'observations particulières ou lorsque les manquements observés ne justifient pas l'engagement d'une procédure contentieuse, il est procédé à la clôture du contrôle.
Cette clôture s'effectue par courrier simple signé par le président ou le vice-président délégué.
Chapitre VIII
Mises en demeure
Article 59
Décisions de mise en demeure
Les décisions de mises en demeure adoptées par le président de la commission sont signées par le président ou, en cas d'empêchement, par le vice-président délégué. Elles sont numérotées avec l'indication de l'année en cours et portent la date du jour de leur signature.
Elles caractérisent les manquements reprochés au responsable de traitement et précisent le délai imparti à celui-ci pour se mettre en conformité. Elles indiquent les conséquences pour le responsable du non-respect de la mise en demeure.
Article 60
Délai de mise en conformité
Le président peut décider de clôturer la procédure s'il constate, au vu des éléments de réponse apportés par le responsable de traitement mis en cause, que celui-ci s'est conformé aux termes de la mise en demeure dans le délai imparti. Cette décision de clôture est notifiée par lettre remise contre signature.
Si la mise en demeure a été par ailleurs rendue publique par le bureau, il ordonne la publicité de cette décision de clôture dans les mêmes conditions que la mise en demeure. Cette publicité est portée à la connaissance du responsable de traitement mis en cause dans les mêmes conditions que la décision de clôture.
Chapitre IX
Procédure de sanction et séances
de la formation restreinte
Article 61
Convocation de la formation restreinte et ordre du jour
La formation restreinte se réunit sur convocation de son président ou, en cas d'absence ou d'empêchement, de son vice-président.
La convocation fixe le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour des séances. Elle est transmise par voie électronique ou tout autre moyen. Elle est communiquée aux membres de la formation restreinte, aux rapporteurs dont les dossiers sont inscrits à la séance et au commissaire du Gouvernement.
Le rapport prévu par l'article 46 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée est notifié aux membres de la formation restreinte et au commissaire du Gouvernement par les mêmes voies au plus tard huit jours avant la séance.
Article 62
Accès au dossier
Le service des sanctions tient à la disposition du responsable de traitement mis en cause et de son conseil, à compter de la notification du rapport, le dossier de la procédure, en original ou en copie, composé de l'ensemble des pièces étayant les manquements reprochés. L'accès à ce dossier s'opère dans des conditions garantissant le respect des droits de la défense.
Il est délivré, aux frais de l'organisme mis en cause, une copie des pièces dont il fait la demande.
Article 63
Intervention volontaire
La formation restreinte peut décider de la recevabilité de toute demande en intervention formée par un organisme tiers dès lors que celui-ci détient un intérêt manifeste dans l'affaire et que cette intervention se rattache indiscutablement à l'objet de la procédure.
La demande en intervention est adressée au président de la formation restreinte par écrit. Le président de la formation restreinte ordonne, s'il l'estime utile, que ces observations en intervention soient communiquées aux parties et fixe le délai imparti à celles-ci pour y répondre.
Article 64
Inscription de procédures d'urgence à l'ordre du jour
Le président de la formation restreinte peut décider d'inscrire un dossier à l'ordre du jour de la formation en urgence, à la demande du rapporteur ou à son initiative, après avoir recueilli l'avis de ce dernier.
Article 65
Assistance aux séances de la formation restreinte
Le secrétaire général et les personnes désignées par lui assistent à la séance, à l'exception du délibéré.
Le président de séance peut, à la demande du responsable de traitement mis en cause ou à son initiative, restreindre la publicité de l'audience dans l'intérêt de l'ordre public, ou lorsque la protection de secrets protégés par la loi l'exige.
La décision de la formation restreinte comporte les motifs pour lesquels les débats se sont tenus à huis clos.
Article 66
Présidence de séance
Les séances de la formation restreinte sont présidées par son président ou, en cas d'empêchement, par son vice-président.
Le président de séance dirige les débats et assure la police de la séance. Il peut ordonner toute suspension qu'il juge utile.
Article 67
Déroulé de la séance de la formation restreinte
Le président de séance donne la parole au rapporteur pour un exposé de l'affaire, à l'organisme mis en cause ou à son conseil ainsi que, le cas échéant, au secrétaire général ou à tout agent des services désigné par lui, puis au commissaire du Gouvernement.
Au terme de ces observations, le président peut de nouveau donner la parole au rapporteur, au secrétaire général ou à tout agent désigné par lui, notamment aux fins de préciser les faits de l'affaire. Les membres de la formation peuvent intervenir à tout moment.
Le président de séance donne systématiquement la parole en dernier à l'organisme mis en cause ou, si celui-ci en exprime le souhait, à son conseil.
Il prononce la clôture des débats.
Article 68
Notification du renvoi du dossier au rapporteur
Lorsque, à l'issue des débats ou du délibéré, la formation restreinte demande au rapporteur de poursuivre ses diligences, elle notifie cette décision au responsable de traitement mis en cause par lettre remise contre signature.
Article 69
Décisions de la formation restreinte
Les décisions adoptées par la formation restreinte sont appelées « délibérations ». Elles sont signées par le président de la formation, ou par son vice-président en cas d'empêchement du président. Elles sont numérotées avec l'indication de l'année en cours et portent la date du jour de leur signature. Elles portent également mention des voies et délais de recours applicables.
Article 70
Notification des décisions de sanction
Le président de la formation restreinte notifie les délibérations de sanction dès leur signature. Ces décisions sont communiquées au commissaire du Gouvernement par tout moyen.
Les décisions rendues publiques par la formation restreinte sont publiées sur le site internet de la commission et le site Légifrance dès leur notification.
Chapitre X
Exercice du droit d'accès indirect
Article 71
Le collège des commissaires en charge du droit d'accès indirect
Les membres de la commission qui ont été désignés pour mener les investigations prévues au deuxième alinéa de l'article 41 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée composent le collège du droit d'accès indirect.
Les membres du collège élisent leur président en leur sein et à bulletins secrets. Celui-ci préside les réunions du collège, qu'il convoque en tant que de besoin, et dont il fixe l'ordre du jour.
Le collège se réunit à intervalles réguliers aux fins d'examiner toute question soulevée par la mise en œuvre des procédures de droit d'accès indirect et d'en assurer une application homogène. Il est assisté dans ses travaux par les services de la commission.
Article 72
Désignation des membres du collège
Une délibération de la commission désigne les membres du collège qui ont compétence pour mener les investigations prévues au deuxième alinéa de l'article 41 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Cette délibération est notifiée aux responsables des traitements susceptibles de faire l'objet de ces investigations.
Article 73
Présentation des demandes de droit d'accès indirect
La demande de droit d'accès indirect s'effectue par écrit. Elle doit être accompagnée de la copie d'un titre d'identité ou d'un extrait d'acte de naissance attestant de la date et du lieu de naissance du requérant, pour éviter tout risque d'homonymie dans la conduite des vérifications. A défaut de fourniture de ces documents dans un délai de deux mois, le dossier fait l'objet d'une clôture en l'état.
Le requérant joint à sa demande, en fonction de son objet, tous éléments ou documents de nature à en faciliter l'instruction.
Article 74
Information du requérant sur les suites données à sa demande par le responsable de traitement
Les requérants sont informés par écrit du résultat des vérifications sollicitées.
La notification du résultat de l'ensemble des vérifications sollicitées par le requérant emporte clôture du dossier par la commission.
Chapitre XI
Publicité des actes de la commission
Article 75
Publication au Journal officiel
Sont publiées au Journal officiel de la République française les délibérations relatives à son fonctionnement qui portent les décisions suivantes :
― élection du président et des vice-présidents, désignation du vice-président délégué et élection du président et des membres de la formation restreinte (article 13-I) ;
― adoption du règlement intérieur (article 13-II-4) ;
― délégation d'attributions au bureau (article 16) ;
― désignation des membres de la commission chargés d'exercer le droit d'accès indirect (article 41) et indication du nom de celui d'entre eux ayant été élu comme président ;
― habilitation des agents des services à procéder à des contrôles (article 44) et à procéder à des visites ou vérifications portant sur les traitements relevant de l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ;
― adoption du règlement de gestion des services de la commission.
Sont également publiées au Journal officiel de la République française les délibérations qui portent les décisions suivantes :
― adoption de normes simplifiées, de dispenses de déclaration, de règlements types de sécurité, d'autorisations uniques (chapitre IV), adoption de méthodologies de référence (article 54) ;
― adoption de recommandations (article 11, avant-dernier alinéa) ;
― adoption d'avis sur les projets de règles professionnelles et des produits et procédures tendant à la protection des personnes à l'égard du traitement de données à caractère personnel, ou à l'anonymisation de ces données (article 11-3°, a) ;
― adoption de référentiels aux fins de labellisation de produits ou de procédures (article 11-3°, c).
Sont également publiées au Journal officiel de la République française les décisions de délégation de signature du président de la commission au vice-président délégué.
Article 76
Publication sur Légifrance
Sont publiés sur Légifrance :
― les délibérations portant autorisation qu'elle adopte notamment sur le fondement de l'article 25 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ;
― les avis relatifs à tout projet de loi qu'elle rend sur le fondement de l'article 11-4°, a, quand le président d'une des commissions permanentes du Parlement le demande ;
― les avis qu'elle rend sur le fondement des articles 26 et 27, si le responsable n'a pas respecté son obligation de publication de l'avis de la commission en même temps que l'acte créant le traitement ;
― les décisions de délivrance, renouvellement, retrait de labels individuels qu'elle rend sur le fondement de l'article 11-3°, c ;
― les principales caractéristiques des décisions d'autorisation que le président ou le vice-président délégué prennent sur le fondement de l'article 15 et qui se rapportent à une des procédures de formalités préalables prévues aux chapitres IV, IX, X et XII de la loi, à savoir : le sens de la décision rendue, son numéro, la finalité du traitement envisagé, l'identification du bénéficiaire ainsi que, pour les autorisations de transfert, les pays vers lesquels les données sont appelées à être transférées ;
― la commission peut décider de rendre publics les avis qu'elle délivre sur le fondement de l'article 11-2°, d, ainsi que les avis qu'elle délivre sur le fondement d'un texte autre que la loi du 6 janvier 1978 modifiée, sur le site Légifrance. Elle peut décider que les décisions publiées sur Légifrance seront également publiées sur son site internet.
Chapitre XII
Protection du secret de la défense nationale
Article 77
Le président arrête les mesures organisationnelles qu'impose la protection du secret de la défense nationale définie par le code de la défense et le code pénal. En tant que de besoin, ces mesures dérogent aux dispositions prévues par le présent règlement intérieur.