Le compte rendu est établi et signé par le supérieur hiérarchique dans un délai ne pouvant excéder deux mois à compter de la tenue de l'entretien professionnel.
Il est communiqué au fonctionnaire qui dispose d'un délai de dix jours francs, à compter de la date de communication, pour le compléter d'éventuelles observations et le retourner à son supérieur hiérarchique direct.
A l'issue de ce délai, le compte rendu est transmis à l'autorité hiérarchique qui le vise et peut formuler, si elle l'estime utile, ses propres observations.
Le compte rendu est notifié au fonctionnaire qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance, puis il est adressé à l'autorité hiérarchique qui le verse au dossier.