En application du I de l'article L. 410-5 du code de commerce, le représentant de l'Etat saisit pour avis l'observatoire des prix, des marges et des revenus territorialement compétent entre le 15 et le 30 novembre de l'année civile précédant l'année de la négociation de l'accord.
L'avis de l'observatoire porte notamment sur l'évolution du coût de la vie et les prix effectivement pratiqués pour les produits de consommation courante. Il peut aussi faire des propositions pour la constitution ou la modification de la liste prévue au I de l'article L. 410-5 du même code et mentionner les observations faites à titre individuel par ses membres sur l'ensemble des sujets évoqués dans l'avis.
L'avis de l'observatoire est réputé acquis en l'absence de transmission au représentant de l'Etat d'un avis écrit dans un délai d'un mois à compter de la réception de la saisine.
Le représentant de l'Etat transmet l'avis de l'observatoire aux parties intéressées avant l'ouverture de la négociation. Ces dernières peuvent transmettre au représentant de l'Etat des propositions ou des observations préalablement à l'ouverture des discussions.
La première réunion de négociation est convoquée par le représentant de l'Etat au plus tôt une semaine après la transmission aux parties à la négociation de l'avis écrit de l'observatoire ou du constat de l'absence d'avis.
L'arrêté pris en application du I ou du II de l'article L. 410-5 du code de commerce est publié au recueil des actes administratifs et par voie électronique avant le 1er mars de son année d'application.