Sur les conditions de publication et d'indexation des documents d'archives.
Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, notamment celles qui fixent des délais de communicabilité supérieurs (exemple : les dossiers personnels scolaires, professionnels, bancaires, médicaux...), les traitements mis en œuvre conformément à la présente autorisation doivent respecter les conditions suivantes.
4.1. Les délais de publication de documents d'archives sur internet et les mentions marginales.
Conformément au 3° de l'article 6 de la loi du 6 janvier 1978, les données concernées par la présente autorisation doivent être « adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités » poursuivies.
Certains documents d'état civil comportent néanmoins des mentions marginales qui font apparaître les unions, désunions, naturalisations, changements de nom, adoptions, reconnaissances, légitimations, ou encore abandons, dont la mise en ligne à l'expiration du délai de non-communicabilité est susceptible de porter une atteinte disproportionnée à la vie privée des personnes concernées, au regard de la finalité poursuivie. Ces mentions doivent donc être occultées pendant une durée plus longue que les délais applicables en matière de communication.
Est donc autorisée la mise en ligne de documents d'archives dans les conditions de délais suivantes :
― les actes de naissance publiés sur internet soixante-quinze ans à compter de la clôture du registre des actes ne peuvent l'être qu'après occultation de toutes les mentions marginales sur l'image numérique de l'acte original. Ces mentions ne sont rendues accessibles qu'à compter de l'expiration d'une durée de cent ans après la clôture du registre des actes de naissance ;
― les actes de mariage, et de décès peuvent être publiés sur internet respectivement soixante-quinze ans à compter de la clôture des registres d'actes de mariage et vingt-cinq ans à compter de la clôture des registres d'actes de de décès sans occultation des mentions marginales ;
― les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel sont publiées sur internet à l'expiration d'un délai de cent ans à compter de la date du document.
4.2. La mise en ligne de données sensibles est subordonnée à un accès restreint.
Les documents contenant des données sensibles au sens de l'article 8 de la loi « Informatique et libertés » ne peuvent faire l'objet, par nature, d'une mise en ligne sans restriction sur internet.
Pour autant, compte tenu de l'intérêt qui s'attache à des recherches historiques scientifiques ou statistiques, une occultation définitive des données sensibles ne serait pas conforme à l'intérêt public. Or, le législateur n'a pas défini de délai au-delà duquel de telles données pourraient être diffusées en ligne, le code du patrimoine fixant uniquement un délai de communicabilité des documents.
Dès lors, la commission considère qu'il convient, pour les documents d'archives contenant des données sensibles, de fixer, une fois expirés les délais fixés au 4.1, des modalités de diffusion distinctes selon la finalité poursuivie par le traitement :
― lorsque la diffusion des documents d'archives est réalisée sur internet à des fins de valorisation du patrimoine auprès du grand public et sans restriction d'accès, les données relevant de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée doivent être occultées via un procédé irréversible ;
― lorsque la diffusion des documents est réalisée à des fins de recherches historiques, y compris à titre personnel et familial, scientifiques ou statistiques, les données sensibles figurant sur les documents d'archives peuvent ne pas être occultées, à condition que des mécanismes viennent restreindre l'accès aux données, afin de garantir le respect de la finalité précitée.
Un accès restreint consiste notamment à subordonner l'accès aux données sensibles :
― à la création d'un compte utilisateur déclaratif permettant de consulter mensuellement un nombre limité de documents ;
― ou, lorsque la finalité poursuivie nécessite un accès à un nombre illimité de documents, à la création d'un compte utilisateur nominatif permettant l'authentification de l'internaute ;
― et à l'enregistrement pendant une durée suffisante et adéquate des consultations effectuées par l'internaute, ainsi qu'à leur analyse régulière afin de détecter toute activité contraire à la finalité poursuivie.
En cas de réutilisation, l'internaute doit conclure avec le service compétent une licence de réutilisation ou accepter des conditions générales d'utilisation dans le respect des lois n° 78-753 du 17 juillet 1978 et n° 78-17 du 6 janvier 1978.
Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, au-delà d'un délai de cent cinquante ans, les données sensibles peuvent être accessibles au grand public.
4.3. L'indexation des documents d'archives.
L'indexation consiste à répertorier dans un document les données significatives (nom, prénom, date, lieu de naissance...) afin de permettre d'effectuer des recherches par mots-clés de façon simple et rapide dans ces documents.
Compte tenu de la nécessité de limiter les recherches nominatives en la matière, l'indexation, par l'outil de recherche interne du service des archives, sur les nom et prénom(s) des personnes concernées est autorisée :
― cent vingt ans à compter de la clôture du registre pour les actes de naissance ;
― cent ans à compter de la clôture du registre pour les actes de mariage ;
― soixante-quinze ans à compter de la clôture du registre pour les actes de décès ;
― cent vingt ans à compter de la date du document pour les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel.
L'indexation par des moteurs de recherche externes sur les nom et prénom(s) des personnes concernées est interdite avant l'expiration d'un délai de cent vingt ans à compter de la clôture des registres des actes en cause ou de la date des documents.
Pour être conformes à la présente délibération, les traitements doivent donc comporter les mesures nécessaires au respect de cette interdiction.
Des mesures de sécurité doivent être mises en place pour éviter tout téléchargement massif d'archives contenant des données à caractère personnel de personnes toujours vivantes ou dont la divulgation du contenu constituerait une atteinte à la vie privée de leurs ayants droit. Ces mesures de sécurité peuvent consister à utiliser, en l'état actuel de la technique, des « Captcha » visuels et auditifs, à enregistrer préalablement et obligatoirement le lecteur avant toute consultation, ou bien encore à limiter le nombre d'actes accessibles depuis une même adresse IP.