Le compte rendu est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct. Il doit être complété avec précision et rédigé de manière lisible. Le cas échéant, les avis portés doivent être circonstanciés ou motivés. La date de l'entretien et sa durée sont précisées.
Le compte rendu est communiqué à l'agent qui le complète, le cas échéant, de ses observations dans un délai de huit jours à compter de la date de communication. Il le signe et le retourne à son supérieur hiérarchique direct.