Les bulletins de vote et les enveloppes nécessaires au vote, établis au frais de l'administration, sont transmis aux fonctionnaires inscrits sur la liste électorale quinze jours au moins avant la date fixée pour les élections, soit le 2 février 2012 au plus tard.
La transmission du matériel de vote est assurée par le service des ressources humaines du secrétariat général, une fois les listes de candidats validées, et ce par tout moyen de communication approprié.