Article 18
Le bureau de protection du secret
Chaque ministre veille à la création d'un ou de plusieurs bureaux de protection du secret au sein desquels s'effectuent l'élaboration, le traitement, le marquage, le stockage et le suivi de la destruction des informations ou supports classifiés au niveau Secret Défense. Chaque bureau dresse l'inventaire annuel des informations ou supports classifiés qu'il traite.
Ce bureau est également responsable de l'enregistrement, de l'expédition, de la réception et de la circulation des supports classifiés au niveau Secret Défense, qui ne peuvent transiter que par son intermédiaire, à l'exclusion de ceux comportant la mention « ACSSI » (28), dont la gestion est définie au titre V de la présente instruction.
Ce bureau, composé exclusivement de personnes habilitées au niveau Secret Défense, est situé dans une zone réservée, répondant aux normes de sécurité définies dans la présente instruction (29).
Un tel bureau, obligatoire pour le niveau Secret Défense, est conseillé pour les informations ou supports de niveau Confidentiel Défense.
Pour remplir ses missions, le bureau de protection du secret peut mettre en place un système assurant par voie informatique les fonctions suivantes :
― identification du support d'information (numéro d'enregistrement arrivé ou départ, auteur ou service émetteur, date de création, domaine, titre ou objet, pagination, niveau de classification, mode et date prévue de déclassification, nombre d'exemplaires gérés par le bureau de protection du secret) ;
― traçabilité des événements concernant les exemplaires du support d'information (arrivée, départ, reproduction, archivage, destruction, déclassification, numéro de référence de l'événement, date de l'événement, référence individuelle des exemplaires, nom et fonction du détenteur physique de chaque exemplaire) ;
― modification éventuelle des données précédentes ;
― recherche sur les supports d'information (des détenteurs successifs d'un exemplaire, de la date de création, du service émetteur...) ;
― inventaire des supports d'information ;
― fourniture d'états relatifs aux actions effectuées sur les supports d'information (historique, fiche d'enregistrement, fiche de suivi, bordereau d'envoi, procès-verbal de destruction, avis de déclassification, archivage, reproduction...).