La date de l'entretien d'évaluation ou professionnel est fixée par le supérieur hiérarchique direct, sous réserve de dispositions statutaires fixées par décret, et communiquée au fonctionnaire au moins huit jours à l'avance.
A cette occasion, le supérieur hiérarchique transmet au fonctionnaire le support de l'entretien servant de base au compte rendu ainsi que sa fiche de poste.