Le président du conseil d'administration peut inviter à assister à la séance, sans voix délibérative, toute personne dont la présence lui paraît utile, notamment des représentants des formations au profit desquelles l'établissement exerce son activité.
Les délibérations du conseil d'administration sont consignées, à l'occasion de chaque séance, dans un relevé de décisions. Ce document est signé par le président du conseil d'administration et par les membres présents, qui peuvent y apposer leurs éventuelles observations. Le relevé de décisions est adressé à l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle dans un délai de quinze jours suivant la réunion du conseil.
Le délai prévu à l'article R. 3412-11 du code de la défense à l'issue duquel les décisions du conseil d'administration deviennent définitives est décompté à partir de la date de réception, par l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle, de la délibération et des documents annexes.
Les décisions d'opposition de l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle sont motivées et transmises simultanément au conseil d'administration et au ministre de la défense. Dans ce cas, le conseil d'administration se réunit dans les quinze jours suivant la notification du rejet pour délibérer à nouveau. Un nouveau relevé de décisions est adressé à cette même autorité.
Les décisions du conseil d'administration devenues définitives sont enregistrées dans un registre général de l'établissement.