Les fédérations départementales ou interdépartementales des chasseurs utilisent une structure commune de base de données des prélèvements dont les caractéristiques figurent en annexe II au présent arrêté. Les fédérations départementales ou interdépartementales des chasseurs sont chargées de la saisie des déclarations de prélèvements de bécasse des bois.
Les informations collectées par chaque fédération départementale ou interdépartementale des chasseurs, et figurant dans la base de données commune décrite en annexe II, sont communiquées conformément à l'article R. 425-20-III du code de l'environnement à la Fédération nationale des chasseurs et à l'Office national de la chasse et de la faune sauvage.
Les carnets de prélèvements sont archivés par les fédérations départementales ou interdépartementale des chasseurs jusqu'au 31 décembre de l'année (N + 1) suivant leur renvoi par les chasseurs.