L'adresse de la boîte aux lettres de la personne chargée de la protection d'un majeur peut être hébergée par un serveur de messagerie localisé au sein du réseau ouvert au public internet. La structure de l'adresse de messagerie, permettant d'identifier la personne, est libre.
L'utilisation de cette adresse de messagerie couplée à l'utilisation du mot de passe à usage unique par demande appelé numéro de saisie dans l'application permet de garantir l'identité de la personne chargée de la protection d'un majeur, d'authentifier sa qualité et de contrôler son habilitation en tant qu'expéditeur ou destinataire d'une communication électronique.
La personne en charge d'une mesure de protection qui souhaite utiliser le mode d'échange par télétransmission doit en faire la demande selon les modalités décrites en annexe II du présent arrêté.