La commission disciplinaire se réunit sur convocation de son président.
Lorsque le directeur régional des douanes et droits indirects décide de soumettre le dossier d'un débitant à la commission disciplinaire, le débitant en est informé par lettre recommandée avec demande d'accusé de réception. Un délai minimum de trente jours francs doit être respecté entre la notification adressée au débitant et la réunion de la commission.
Le débitant convoqué devant la commission a le droit de solliciter la récusation des membres représentant la profession des débitants de tabac et de leurs suppléants. Il adresse sa demande par courrier recommandé avec demande d'accusé de réception au directeur régional des douanes et droits indirects dans les quinze jours francs suivant la date de réception de la convocation.
Le débitant dispose également d'un délai de quinze jours francs, à compter de la notification, pour indiquer au directeur régional des douanes et droits indirects s'il souhaite se faire assister ou représenter devant la commission par une personne de son choix. Le cas échéant, il précise les nom et qualité du défenseur choisi.
Le débitant devra faire parvenir ses observations écrites au directeur régional des douanes et droits indirects dans les mêmes délais.
En l'absence de réponse dans ces délais, le débitant sera présumé avoir renoncé aux possibilités qui lui étaient offertes.
Si le débitant, régulièrement convoqué, ne se présente pas à la date fixée ou ne se fait pas représenter, la commission délibère valablement.