7. Envoi des courriers
Les avis de renouvellement, de radiation pour irrecevabilité de la demande ou non-réponse à un courrier doivent être envoyés au demandeur en LRAR.
Aucune sanction n'est prévue en cas de non-respect de cette formalité.
Néanmoins, les gestionnaires qui s'affranchiraient de la règle d'envoi en LRAR le feraient sous leur responsabilité, la validité de la radiation ne pouvant en cas de contentieux être démontrée que si la preuve de la réception du préavis est apportée, ce qui suppose qu'il a été envoyé par LRAR.
Il est possible en pratique d'y apporter des assouplissements qui procurent la même garantie d'information du demandeur. Par exemple, les avis invitant à renouveler la demande peuvent être envoyés dans un premier temps en lettre simple à tous les demandeurs, la LRAR n'étant envoyée, après un délai d'un mois, qu'à ceux qui n'ont pas répondu au premier courrier.
Le système de lettre suivie permet d'attester de l'acheminement du courrier à l'adresse indiquée par le demandeur.
8. Durée de conservation des informations nominatives
Les demandes et l'ensemble des données nominatives qui y figurent sont conservés pendant un an après la date de leur radiation.
9. Gestion du fichier partagé
Sous l'autorité du comité de pilotage du fichier partagé, son gestionnaire est responsable de son fonctionnement et de sa conformité avec le système national.
Il affecte et gère les codes d'accès, gère les référentiel locaux, veille à la fiabilité de la base (recherche de doublons a posteriori, problèmes informatiques...).
Il envoie les préavis de renouvellement et effectue les radiations pour non-renouvellement.
Il identifie les ménages dont l'ancienneté de la demande dépasse le délai anormalement long.
Il assure les exploitations statistiques des données pour les partenaires du système.