3. Enregistrement de la demande et délivrance
du numéro unique d'enregistrement
Les demandes sont présentées au moyen du formulaire national unique et, le cas échéant, du complément « handicapé ».
Aucune pièce n'est exigée pour l'enregistrement de la demande, à l'exception d'une copie d'une pièce attestant de l'identité du demandeur et, le cas échéant, de la régularité de son séjour.
Quand la demande est valide au regard de contrôles identiques à ceux du système national, le fichier partagé enregistre la totalité des informations renseignées dans le formulaire. Il attribue le numéro unique et génère l'attestation d'enregistrement qui doit être délivrée au demandeur, dans le délai d'un mois à compter du dépôt de la demande.
La structure du numéro unique est la même qu'au niveau national.
L'attestation doit comporter au minimum les informations prévues par le décret du 29 avril 2010 (art. R. 442-2-4 du code de la construction et de l'habitation).
Le fichier partagé transmet quotidiennement les informations nominatives contenues dans la demande au système d'enregistrement national.
L'interface entre le fichier partagé et le système d'enregistrement national doit être conforme aux spécifications nationales.
Il est recommandé que le fichier partagé prévoie des interfaces avec les systèmes privatifs des services d'enregistrement dont les spécifications reprennent les spécifications nationales pour les fonctionnalités qui se substituent au système national.
4. Modification d'une demande
Les modifications sont enregistrées uniquement si les informations proviennent du demandeur :
― soit qu'il ait fait une demande de modification ;
― soit que la rectification provienne des pièces justificatives analysées par l'instructeur,
ou ont été validées par lui, lorsqu'il s'agit d'informations fournies par des tiers.
Tout service enregistreur ayant accès au dossier du demandeur doit pouvoir enregistrer les modifications des demandes.
Les partenaires du fichier partagé peuvent déroger à cette règle dans les mêmes conditions que pour l'enregistrement, par exemple en cas de mise en place de guichet unique ou de guichet référent.
Aucune attestation n'est délivrée.
Le fichier partagé enregistre toutes les modifications et les transmet quotidiennement au système d'enregistrement national.
5. Renouvellement de la demande
La demande a une validité d'un an à compter de sa présentation initiale ou de son dernier renouvellement.
L'avis invitant le demandeur à renouveler sa demande est envoyé par le gestionnaire du fichier partagé un mois au moins avant la date de renouvellement. Cet avis est accompagné du dernier état des informations renseignées dans le formulaire (possibilité d'envoi électronique si le demandeur l'a accepté). La date d'envoi est sauvegardée.
Toutes les informations peuvent être mises à jour.
Tout service enregistreur ayant accès au dossier du demandeur doit pouvoir enregistrer les renouvellements des demandes.
Les partenaires du fichier partagé peuvent déroger à cette règle dans les mêmes conditions que pour l'enregistrement, par exemple en cas de mise en place de guichet unique ou de guichet référent.
Une attestation est délivrée au demandeur par le service enregistreur ou un autre service désigné par les partenaires du fichier partagé. Elle comporte au minimum les informations prévues par le décret du 29 avril 2010 (art. R. 442-2-4 du code de la construction et de l'habitation).
La date initiale de dépôt et le numéro unique sont conservés. La date de dernier renouvellement est indiquée.
Le fichier partagé enregistre les informations contenues dans le renouvellement de la demande et les transmet quotidiennement au système d'enregistrement national.
6. Radiations
6.1. Cas de non-renouvellement
La radiation est effectuée par le gestionnaire du fichier partagé.
Le fichier partagé offre la même tolérance que le système national par rapport à la lettre de la réglementation pour permettre la prise en compte de renouvellements tardifs :
― la demande non renouvelée est radiée à t + 13 mois (un mois après la fin de validité) ;
― elle peut être réactivée jusqu'à t + 18 mois (six mois après la fin de validité) à la demande d'un service ayant reçu la demande de renouvellement. L'ancienneté de la demande et le numéro d'enregistrement sont conservés.
Le fichier partagé transmet quotidiennement l'information sur la radiation au système national.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec pour motif « non-renouvellement ». La date de radiation est sauvegardée.
6.2. Cas d'attribution d'un logement
La radiation est effectuée par le service enregistreur de l'organisme dont la commission d'attribution a attribué le logement, dès signature du bail.
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national avec les caractéristiques du logement attribué : adresse ; situation en ZUS ou non ; surface, typologie ; réservataire du logement (3) ; ménage prioritaire DALO ou non.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec motif « attribution d'un logement ». La date de radiation est conservée.
6.3. Cas de renonciation écrite du demandeur
Le service qui a reçu le courrier procède à la radiation, s'il a accès aux données concernant le demandeur.
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec motif « renonciation écrite ». La date de radiation est conservée.
6.4. Cas d'irrecevabilité de la demande
Seule la commission d'attribution d'un organisme bailleur peut prononcer l'irrecevabilité de la demande.
L'irrecevabilité ne peut avoir pour motif que le non-respect des conditions législatives et réglementaires d'accès au logement social, c'est-à-dire le dépassement des plafonds de ressources pour l'accès au logement locatif social ou la non-régularité du séjour d'une des personnes majeures de la famille à loger.
L'organisme bailleur avise (avertissement en LRAR) l'intéressé de la radiation et il procède à la radiation un mois après l'avertissement.
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec pour motif soit « irrecevabilité pour dépassement du plafond de ressources », soit « irrecevabilité pour irrégularité de séjour ». La date de radiation est conservée.
6.5. Cas de non-réponse à un courrier
Le service expéditeur du courrier avise (avertissement en LRAR) l'intéressé que sa demande va être radiée pour absence de réponse.
Le système informatique d'enregistrement offre une double tolérance par rapport à la lettre de la réglementation pour permettre la prise en compte de réponses tardives :
― la demande est radiée deux mois après transmission de l'avertissement (un mois réglementairement) ;
― elle peut être réactivée pendant cinq mois à l'initiative du service d'enregistrement s'il a reçu une réponse. Le fichier partagé transmet quotidiennement au système national l'information sur la radiation.
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec motif « renonciation écrite ». La date de radiation est conservée.