Forme et contenu de la déclaration
17. La déclaration à TRACFIN, qui ne peut être déléguée, est effectuée par le professionnel de l'expertise comptable en charge de la mission ; elle est faite par écrit, par internet sur le site de TRACFIN ou verbalement en présence d'un agent de TRACFIN.
18. La déclaration à TRACFIN comporte les indications prévues au I de l'article R. 561-31 du code monétaire et financier, à savoir :
― l'identification et les coordonnées du déclarant ;
― les éléments d'identification et de connaissance du client et, le cas échéant, du bénéficiaire effectif ;
― la nature de la mission confiée ;
― le descriptif des opérations concernées ;
― les éléments d'analyse qui ont conduit le professionnel de l'expertise comptable à accepter la mission ;
― les pièces ou documents justificatifs utiles à son exploitation par TRACFIN.
Confidentialité de la déclaration
19. La déclaration à TRACFIN est confidentielle. Il est interdit, sous peine des sanctions prévues à l'article L. 574-1 du code monétaire et financier, de porter à la connaissance du client ou de tiers l'existence et le contenu de la déclaration, à l'exception du Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables. Les professionnels de l'expertise comptable ne font pas figurer la déclaration dans le dossier du client.
20. Les professionnels de l'expertise comptable, les commissaires aux comptes et les avocats qui appartiennent au même réseau ou à une même structure d'exercice professionnel peuvent s'informer mutuellement de l'existence et du contenu de la déclaration lorsque :
― les informations communiquées sont nécessaires à l'exercice, au sein du réseau ou de la structure d'exercice professionnel, de la vigilance en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme et sont exclusivement utilisées à cette fin ;
― les informations ne sont échangées qu'entre des personnes soumises à des obligations équivalentes en matière de secret professionnel et tenues à l'obligation de déclaration
Si la personne informée exerce son activité à l'étranger, les professionnels de l'expertise comptable vérifient que le traitement des informations réalisé dans ce pays garantit un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.
Obligations relatives aux procédures et mesures de contrôle interne à mettre en œuvre au sein des structures d'exercice professionnel (4)
Procédures et mesures de contrôle interne
21. Les structures d'exercice professionnel mettent en place, en application de l'article L. 561-32 du code monétaire et financier, des systèmes d'évaluation et de gestion des risques de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme.
22. Chaque structure d'exercice professionnel désigne un responsable de la mise en place et du suivi de ces systèmes d'évaluation et de gestion des risques et des procédures correspondantes. A défaut de formalisation de cette désignation, le responsable ordinal connu du Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables est réputé assumer cette fonction.
23. Chaque structure d'exercice professionnel désigne un correspondant en charge de diffuser les informations utiles émanant de TRACFIN et met à sa disposition les moyens appropriés pour ce faire. Le professionnel de l'expertise comptable assume lui-même le rôle de correspondant et de responsable de la mise en place et du suivi des systèmes et des procédures lorsqu'il exerce en nom propre.
24. Chaque structure d'exercice professionnel élabore une classification des risques de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme selon le degré d'exposition à ces risques apprécié en fonction des caractéristiques des clients pour lesquels les professionnels de l'expertise comptable interviennent ou sont sollicités, et notamment en fonction des activités exercées par ceux-ci, de la localisation de ces activités, de leur forme juridique et de leur taille.
25. Les procédures relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme mises en place au sein de la structure d'exercice professionnel portent sur :
― l'évaluation des risques de blanchiment et de financement du terrorisme au sein de l'entité cliente pour laquelle un professionnel de l'expertise comptable intervient ou est sollicité, au regard de la classification élaborée ;
― la mise en œuvre des mesures de vigilance lors de l'acceptation et au cours de la mission ;
― la conservation, pendant la durée légale, des pièces relatives à l'identification du client et du bénéficiaire effectif ;
― les modalités d'échanges d'informations au sein des structures d'exercice professionnel et des réseaux, dans les conditions définies à l'article L. 561-20 du code monétaire et financier ;
― le respect de l'obligation de déclaration individuelle à TRACFIN ;
― la mise en œuvre de procédures de contrôle périodique et permanent des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ;
― l'organisation de la conservation et de la confidentialité des déclarations de soupçons déposées.
26. Les professionnels de l'expertise comptable prennent en compte, dans le recrutement des collaborateurs, les risques au regard de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.