Information et consentement des personnes concernées.
Les personnes concernées sont informées, lors de leur adhésion, de l'identité du responsable de traitement, des finalités poursuivies par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d'un défaut de réponse, des destinataires des données, de leur droit d'opposition, d'accès et de rectification ainsi que des modalités d'exercice de leurs droits.
En cas d'établissement d'annuaire :
Lorsque les données figurent dans un annuaire appelé à être diffusé, les personnes concernées doivent en être préalablement informées et doivent être mises en mesure de s'opposer à ce que tout ou partie des données les concernant soit publié.
La commission recommande à cet égard que l'accès à l'annuaire par le biais d'internet soit en accès restreint et que les personnes aient la possibilité d'indiquer les informations qu'elles ne souhaitent pas voir diffuser comme leur adresse personnelle tant sur la version web que papier de l'annuaire.
Les personnes figurant dans l'annuaire doivent également avoir été mises en mesure de s'opposer à ce que les données les concernant soient utilisées à des fins de prospection.
En cas d'opérations relatives à des actions de prospection auprès des membres, donateurs et prospects :
Lorsque les données sont utilisées à des fins de prospection, les personnes concernées sont informées qu'elles peuvent s'y opposer sans frais, à tout moment et sans justification.
Dans le cas où les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale par voie électronique, les personnes concernées doivent préalablement consentir à une telle utilisation. Dans cette hypothèse, les personnes doivent avoir été invitées, au moment de la collecte de leurs données, à consentir de manière simple et dénuée d'ambiguïté à une utilisation de leurs données à des fins commerciales.
La commission rappelle que le responsable du traitement qui utilise des données issues d'un fichier loué est tenu de prendre toutes mesures auprès du prestataire pour s'assurer que les personnes ne se sont pas opposées ou ont consenti à une utilisation de leurs données à des fins de prospection. La commission recommande que les messages de sollicitations indiquent aux personnes démarchées l'origine des informations utilisées pour leur faire parvenir ce message lorsque les données n'ont pas été recueillies directement par l'organisme à l'origine du message.
Si les données à caractère personnel ont été collectées via un formulaire, le droit d'opposition ou le recueil du consentement préalable doivent, selon les cas, s'exprimer par un moyen simple tel que l'apposition d'une case à cocher.
En cas d'accès ou d'inscription d'informations dans l'équipement terminal de la personne :
Lorsque le responsable du service de communication au public en ligne utilise des procédés de collecte automatisés de données tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations stockées dans l'équipement terminal de connexion de l'utilisateur ou à inscrire, par la même voie, des informations dans son équipement terminal de connexion (par exemple : cookies, applets Java, composants active X ou autre code mobile), les utilisateurs sont informés de la finalité de l'utilisation de ces procédés et des moyens dont ils disposent pour s'y opposer.