Les membres titulaires et suppléants du Conseil national des universités peuvent participer aux réunions des sections et des groupes par tous moyens de visioconférence et de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Les membres qui participent par ces moyens aux réunions sont réputés présents pour le calcul du quorum mentionné à l'article 7 et de la majorité prévue à l'article 8 du présent arrêté.
Un tiers au moins des membres habilités à siéger doit être physiquement présent dans la salle où la réunion est convoquée.
Les moyens utilisés doivent satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant une participation effective aux réunions des sections et des groupes du Conseil national des universités, dont les délibérations doivent être retransmises à la ou aux personnes non présentes physiquement de façon continue. Ces moyens doivent permettre la transmission de la voix et de l'image des membres titulaires et suppléants et des candidats et de s'assurer du respect, en temps simultané, réel et continu, d'un débit continu des informations visuelles et sonores, de la sécurité et de la confidentialité des données transmises, de la fiabilité du matériel utilisé et du personnel technique intervenant pour la mise en place et le déroulement des réunions et de l'authentification des participants aux réunions.
Pour garantir la participation effective des membres titulaires et suppléants du Conseil national des universités, il convient de pouvoir identifier à tout moment les personnes participant à la réunion et de s'assurer que seules les personnes autorisées sont présentes dans les salles équipées de matériel de visioconférence.
Chaque membre siégeant avec voie délibérative doit avoir la possibilité d'intervenir et de participer effectivement aux débats.
Le procès-verbal de la réunion indique le nom des présents. Il fait état de la présence ou de l'absence des personnes convoquées à la réunion et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion. Il fait également état de la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à une visioconférence ou à tout autre moyen de télécommunication lorsque cet incident a perturbé le déroulement de la réunion.
Le président de la section ou du groupe se prononce sur tout dysfonctionnement susceptible de pénaliser les candidats.