La transmission aux notaires des données constituant les copies et extraits d'actes de l'état civil détenus par le service central d'état civil du ministère des affaires étrangères et européennes est effectuée sous forme électronique dans les conditions décrites ci-après aux points a à g :
a) Le ministère des affaires étrangères et européennes et le Conseil supérieur du notariat mettent en œuvre un système d'échanges électroniques permettant :
― de dématérialiser les demandes de copies et d'extraits d'actes de l'état civil formulées, en leur qualité de mandataire, par les notaires auprès du service central d'état civil (SCEC) ;
― de dématérialiser les données constituant les copies et extraits délivrés en retour ainsi que les courriers d'accompagnement et les courriers en réponse négatifs.
b) Le système de gestion des échanges dispose des quatre fonctions suivantes :
― l'enregistrement des demandes de copies et d'extraits d'actes à partir des postes de travail reliés au réseau informatique propre à la profession notariale ;
― le transfert, par sessions quotidiennes, et l'enregistrement de ces demandes dans le système informatique du service central d'état civil ;
― le regroupement et le transfert en retour, également par sessions quotidiennes, des données relatives aux demandes traitées par le service central d'état civil, des données constituant les copies et extraits d'actes délivrés, ainsi que les courriers d'accompagnement et les courriers en réponse aux demandes pour lesquelles aucune donnée correspondant à une copie ou extrait d'acte n'est transmise ;
― l'enregistrement de ces données dans le système informatique de la profession notariale.
c) Les données constituant les copies et extraits d'actes délivrés sont transmises sous forme d'images numérisées comportant l'indication qu'elles n'ont pas valeur authentique. Lorsqu'elles sont éditées sur support papier, cette indication est reproduite.
d) Les échanges s'effectuent grâce à une liaison dédiée de type « point à point » entre un serveur implanté sur le réseau propre à la profession notariale et un serveur du ministère des affaires étrangères et européennes.
La liaison utilise un protocole de communication de type SSL comportant deux niveaux de sécurité :
― l'authentification du serveur émetteur ;
― le chiffrement des informations au moyen d'un algorithme de type RSA utilisant un ensemble « clé publique-clé privée », implanté sur chacun des serveurs. Les clés sont mémorisées sur chacun des serveurs.
e) Les demandes transmises au service central d'état civil restent mémorisées, aux fins de recherches éventuelles, pendant une durée d'un an à compter de leur enregistrement.
Les données transmises à la profession notariale sont conservées, aux fins d'exploitation, pendant une durée qui ne peut excéder un an à compter de leur enregistrement.
f) Les systèmes informatiques du service central d'état civil et de la profession notariale assurent, chacun pour ce qui le concerne, la protection des données échangées lors de leur acheminement entre les serveurs et les postes de travail des utilisateurs habilités.
g) La profession notariale met en œuvre un procédé d'authentification des notaires habilités à accéder à ces données.