Les catégories d'informations et de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
― à l'identité (nom, prénoms, adresses personnelle et professionnelle, pays, nationalité, téléphone et fax professionnels, courriel, langue parlée) ;
― à la vie professionnelle (fonction, grade, rang VIP, affectation, industriel [nom], nom et numéros de téléphone du contact) ;
― à la formation et diplômes (langues parlées, niveau, diplômes) ;
― à l'utilisation des médias et moyens de communication (profil utilisateurs, identifiant [login/mot de passe], date de fin de validité du compte) ;
― aux séjours et rencontres (formations/séjours [type, libellé, dates de début et de fin, dates d'arrivée et de départ], arrivée et départ aéroport [date et heure d'arrivée et de départ, terminal, compagnie, n° de vol, type d'accueil, nom de l'officier permanent d'aéroport, coût] ; rencontres, entretiens [nom et prénom de la personne rencontrée, coût, lieu de rencontre, date et heure de rencontre, type de rencontre : petit déjeuner, déjeuner, diner, réception, entretien]) ;
― aux vœux (libellé, signataire, destinataire, vœux spontanés ou réponse) ;
― aux pays (nom, capitale, indicatif téléphonique, pays soumis à embargo : oui/non, zone géographique, décalage horaire, type de prestation, observations) ;
― aux salons (nom, dates de début et de fin, type de salon, état du salon [ouvert /clôturé]) ;
― à l'hôtellerie (nom, adresse, niveau de prestation, n° de téléphone et de fax, e-mail, nom du contact, n° de téléphone portable du contact, conditions d'annulation sans frais, observations, affectation des chambres [identité, type de chambre, libellé, dates de réservation, prix TTC]) ;
― aux véhicules (catégorie, capacité, provenance [loueurs ou centre automobiles de la défense], modèle, type, immatriculation, date de perception, date de restitution, date de remise au loueur, observations, coût journalier, période d'affectation, chauffeur affecté [nom et n° de téléphone]) ;
― aux prestataires (prestation [loueur, hôtel], nom, adresse, n° de téléphone et de fax, e-mail, nom du contact, n° de téléphone portable du contact) ;
― aux téléphones (type [voiture, « officier accompagnateur », « bureau des salons et des relations publiques »), n° d'appel, code pin, n° des téléphones, affectation : nom et prénom) ;
― aux invitations (libellé, modèle de lettre, type d'armée, invité [identité], type d'invité [invité, invité potentiel, invité d'honneur], invitant [identité], courrier envoyé [type, date], réponse reçue [type et détail du séjour]) ;
― aux accompagnateurs et accueillants (identité [nom, prénom, grade, téléphone], fonction [officier accompagnateur, officier permanent d'aéroport, chauffeur] ; officiers : souhaits de délégation [3 choix], planning [dates d'arrivée et de départ, hôtel, téléphone affecté, date et motif de désistement] ; chauffeur : planning d'affectation).
Les informations et les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées tant qu'elles sont pertinentes sauf pour les données relatives à l'identité, la vie professionnelle, la formation et les diplômes, l'utilisation des médias et moyens de communication et aux accompagnateurs et accueillants qui sont conservées jusqu'au départ de l'intéressé ou jusqu'à la rupture de tout lien avec le domaine de la défense.