La personne agréée doit être en mesure de justifier, à tout instant, du devenir des matières de vidange dont elle a pris la charge.
Un bordereau de suivi des matières de vidange, comportant a minima les informations prévues à l'annexe II du présent arrêté, est établi, pour chaque vidange, par la personne agréée et en trois volets.
Ces trois volets sont conservés respectivement par le propriétaire de l'installation vidangée, la personne agréée et le responsable de la filière d'élimination.
Le volet conservé par le propriétaire de l'installation vidangée est signé par lui-même et la personne agréée. Ceux conservés par la personne agréée et le responsable de la filière d'élimination sont signés par les trois parties.
La personne agréée tient un registre, classé par dates, comportant les bordereaux de suivi des matières de vidange. Ce document est tenu en permanence à la disposition du préfet et de ses services. La durée de conservation de ce registre par la personne agréée est de dix années.
Un bilan d'activité de vidange de l'année antérieure est adressé par la personne agréée au préfet, avant le 1er avril de l'année suivant celle de l'exercice de son activité. Ce bilan comporte a minima :
― les informations concernant le nombre d'installations vidangées par commune et les quantités totales de matières correspondantes ;
― les quantités de matière dirigées vers les différentes filières d'élimination ;
― un état des moyens de vidange dont dispose la personne agréée et les évolutions envisagées.
Ce document comprend en annexe une attestation signée par le responsable de chaque filière d'élimination indiquant notamment la quantité de matières de vidange livrée par la personne agréée.
Le registre et le bilan sont conservés dans les archives de la personne agréée pendant dix années.