(Demande d'autorisation n° 1267232 V2)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95 / 46 / CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu le code civil, et notamment ses articles 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25 (5°) ;
Vu la loi n° 98-261 du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable et adaptation du régime de la publicité foncière ;
Vu le décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière et le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l'application du décret n° 55-22 ;
Vu le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ;
Vu le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;
Vu le décret n° 65-422 du 1er juin 1965 portant création d'un service central d'état civil au ministère des affaires étrangères ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n° 2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu la délibération n° 2006-147 du 23 mai 2006 fixant le règlement intérieur de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ;
Vu la délibération n° 2006-089 du 21 mars 2006 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux ;
Vu la délibération n° 2008-007 du 10 janvier 2008 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux ;
Vu la délibération n° 2009-358 du 18 juin 2009 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel aux fins de dématérialisation des échanges intervenant entre les caisses régionales du Crédit agricole et les offices notariaux dans le domaine du crédit immobilier, dans le cadre de l'application Mécanotaires ;
Après avoir entendu Mme Claire Daval, commissaire, en son rapport, et Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) constate que les offices notariaux mettent en œuvre des traitements de données à caractère personnel permettant de produire, à partir des fichiers de leurs clients, des actes authentiques qui leur sont rattachés, de créer des courriers, des documents divers ou des actes, d'y intégrer des informations en provenance d'autres traitements ou de communiquer des données vers d'autres applications internes ou externes aux offices.
Elle constate également que ces traitements de données à caractère personnel comportent des interconnexions de fichiers relevant à la fois de personnes morales de droit privé et de personnes morales de droit public, dont les finalités principales sont différentes ; en particulier avec le traitement Télé @ ctes entre la direction générale des impôts et les offices notariaux visant à la dématérialisation des échanges entre le notariat et les conservations des hypothèques, avec le traitement de gestion de l'état civil du service central de l'état civil du ministère des affaires étrangères visant à la transmission par voie électronique des copies et extraits d'acte d'état civil aux offices notariaux, et avec le traitement Mécanotaires mis en œuvre par les organismes bancaires visant à la transmission par voie électronique des dossiers de crédit immobiliers.
Dès lors, de tels traitements relèvent de l'article 25 (I, 5°) de la loi du 6 janvier 1978 susvisée et doivent, à ce titre, être autorisés par la CNIL.
En vertu de l'article 25 (II) de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, la commission peut adopter une décision unique d'autorisation pour des traitements répondant notamment aux mêmes finalités, portant sur des catégories de données et des catégories de destinataires identiques.
Le responsable de chaque traitement se conformant à cette décision unique adresse à la commission un engagement de conformité aux caractéristiques de celui-ci de la présente autorisation.
Décide que les offices notariaux qui adressent à la commission un engagement de conformité pour leurs traitements de données à caractère personnel répondant aux conditions fixées par la présente décision unique sont autorisés à mettre en œuvre ces traitements.