Les dossiers administratifs de candidature doivent comprendre obligatoirement :
― une copie d'une pièce d'identité et, pour les candidats étrangers, une copie du document officiel attestant leur état civil ;
― le cas échéant, une attestation sur l'honneur aux termes de laquelle il s'engage à être en situation régulière au regard du code du service national pour les hommes nés avant le 31 décembre 1978 ;
― le cas échéant, à avoir satisfait à l'obligation de recensement, à avoir participé à l'appel de préparation à la défense pour les jeunes hommes nés après le 31 décembre 1978 et les jeunes femmes nées après le 31 décembre 1982 ;
― une déclaration sur l'honneur aux termes de laquelle le candidat s'engage à observer le règlement intérieur de l'académie, à participer, selon les modalités à définir en accord avec le directeur, aux activités d'échanges culturels et artistiques organisées par l'académie et à contracter une assurance personnelle correspondant à la durée de son séjour à la Villa Médicis ;
― la liste des personnes habilitées par le candidat à déposer ou à retirer son dossier artistique ;
― un formulaire de candidature, obligatoirement imprimé, en deux exemplaires ;
― un curriculum vitae comprenant la liste des travaux précédemment effectués, en quatre exemplaires ;
― une note dactylographiée de deux à dix pages indiquant les motivations du séjour, les thèmes de recherche ainsi que la nature des travaux qu'il souhaite réaliser. Le candidat indiquera également la durée souhaitée pour la réalisation de son projet, en quatre exemplaires ;
― le projet du candidat cuisinier doit être une étude d'un aspect de l'art culinaire romain, italien ou méditerranéen en vue d'une création contemporaine ;
― les copies des diplômes obtenus ainsi que, s'il y a lieu, les lettres de recommandation des professeurs ou directeurs de travaux ; pour les cuisiniers, ces lettres de recommandation sont obligatoires ;
― une déclaration sur l'honneur par laquelle le candidat précise qu'il est le seul auteur des œuvres soumises au jury. Dans le cas d'œuvres effectuées en collaboration, le ou les coauteurs doivent être déclarés (nom, prénom, qualité, adresse), leur part dans la réalisation de l'œuvre devra être précisée ;
― les cinéastes présentent obligatoirement une autorisation du propriétaire des films (personnes privées, sociétés, administrations, etc.) permettant la participation à la sélection et les projections nécessaires ;
― une attestation d'assurance garantissant les dossiers artistiques déposés en cas de vol ou de dégâts, couvrant la période pendant laquelle ils seront à la disposition du ministère de la culture et de la communication en vue de leur examen par les rapporteurs et le jury, ou une lettre de décharge couvrant la même période, c'est-à-dire du lundi 16 mars au vendredi 5 juin 2009 inclus ; « passé ce délai, l'administration est dégagée également de toute responsabilité » ;
― une déclaration sur l'honneur par laquelle le candidat renonce à toute aide du Centre national des arts plastiques s'il est admis à l'Académie de France à Rome, le temps de son séjour à la Villa Médicis.