Article 30
Au début de chaque trimestre de l'année civile, le président fixe un calendrier prévisionnel des séances à venir.
Article 31
Les convocations, l'ordre du jour et les documents de travail sont adressés soit par la voie postale, soit par la voie électronique. En cas d'urgence, conformément aux dispositions de l'article R. 821-7, les membres du haut conseil peuvent être convoqués par tous moyens.
Article 32
L'ordre du jour fixé par le président est adressé aux membres et au commissaire du Gouvernement au plus tard trois jours avant la séance. En cas d'urgence, il peut inscrire, sans délai, une question à l'ordre du jour. Lorsque des points n'ont pu être examinés lors de la séance à laquelle ils ont été appelés, ils sont inscrits en priorité à l'ordre du jour suivant.
Article 33
Lorsque le haut conseil est saisi d'une question en application du premier alinéa de l'article R. 821-6, cette question est inscrite au prochain ordre du jour. En cas d'urgence, elle peut être inscrite le jour même de la séance.
Article 34
Toute demande d'inscription à l'ordre du jour présentée par trois membres du haut conseil ou par le commissaire du Gouvernement est adressée cinq jours au moins avant la séance soit par lettre recommandée au président, soit par voie électronique à l'adresse du haut conseil. Cette question est inscrite à l'ordre du jour de la prochaine séance. En cas d'urgence ou de demande de deuxième délibération, le commissaire du Gouvernement peut faire inscrire, sans délai, une question à l'ordre du jour.
Article 35
Les fonctions de secrétaire de séance sont tenues par l'un des agents du secrétariat général.
Article 36
En début de séance et pour chaque délibération, le président vérifie que le quorum est atteint et il en est fait mention au procès-verbal de séance pour chaque point inscrit à l'ordre du jour de la séance.
Article 37
Le haut conseil peut entendre toute personne susceptible de l'éclairer sur toute question inscrite à l'ordre du jour.
Article 38
Les séances du haut conseil donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal signé par le président et le secrétaire de séance. Il contient un exposé synthétique des débats de la séance et mentionne les délibérations, décisions et les avis adoptés par le haut conseil. Peuvent, le cas échéant, y être annexées les observations du commissaire du Gouvernement. Le procès-verbal est approuvé par le haut conseil au plus tard lors de la deuxième séance qui suit. Les procès-verbaux des séances sont conservés par ordre chronologique dans un registre créé à cet effet. Chaque procès-verbal approuvé par le haut conseil donne lieu à l'établissement d'une copie transmise au commissaire du Gouvernement.
Article 39
Les membres du haut conseil, le secrétaire général ou ses collaborateurs et le secrétaire de séance sont astreints au secret des délibérations.